Jak ograniczyć liczbę narzędzi używanych w przedsiębiorstwie i uprościć codzienną pracę?

Ograniczenie liczby narzędzi używanych w przedsiębiorstwie pozwala zmniejszyć koszty abonamentów, uprościć procesy i ograniczyć liczbę błędów. Nie chodzi jednak o rezygnację z przydatnych funkcji. Celem powinno być stworzenie środowiska, w którym potrzebne informacje są łatwo dostępne, a poszczególne działy mogą pracować bez ciągłego przełączania się między aplikacjami.

Dlaczego firmy korzystają z coraz większej liczby programów?

Najczęściej wynika to z rozwoju działalności. Mała firma początkowo potrzebuje jedynie programu do fakturowania i poczty elektronicznej. Z czasem pojawiają się pracownicy, kolejne kanały sprzedaży, większa liczba klientów i bardziej skomplikowane procesy.

Każdy nowy problem bywa rozwiązywany przez zakup kolejnego narzędzia.

Dział handlowy wybiera własny CRM, marketing korzysta z osobnej aplikacji do planowania kampanii, a obsługa klienta wdraża system zgłoszeń. Magazyn pracuje na swoim oprogramowaniu, które nie zawsze komunikuje się z pozostałymi rozwiązaniami.

Problem staje się szczególnie widoczny, gdy kilka programów przechowuje te same informacje.

Przykładowo dane kontrahenta znajdują się jednocześnie w CRM, programie fakturowym, sklepie internetowym i arkuszu kalkulacyjnym. Zmiana adresu klienta wymaga aktualizacji kilku miejsc. Jeśli pracownik o jednym z nich zapomni, firma zaczyna korzystać z niespójnych danych.

Podobna sytuacja dotyczy zamówień. Sprzedawca przyjmuje je w jednym systemie, magazyn przepisuje do drugiego, a księgowość ponownie wprowadza informacje do programu fakturowego.

Każda taka czynność zabiera czas i zwiększa ryzyko pomyłek.

Zacznij od przeglądu wszystkich używanych narzędzi

Pierwszym krokiem powinno być ustalenie, z jakich aplikacji przedsiębiorstwo rzeczywiście korzysta.

Nie wystarczy sprawdzić programów oficjalnie zakupionych przez firmę. Pracownicy często samodzielnie zakładają konta w dodatkowych usługach, szczególnie gdy podstawowe oprogramowanie nie oferuje potrzebnej funkcji.

W rezultacie przedsiębiorca może nie wiedzieć, ile subskrypcji jest opłacanych z firmowych kart i które narzędzia przechowują dane klientów.

Najlepiej przygotować zestawienie obejmujące:

Taka lista pozwala szybko znaleźć powtarzające się funkcje.

Może się na przykład okazać, że firma opłaca dwa narzędzia do wideokonferencji, trzy aplikacje do zarządzania zadaniami i osobny komunikator dla każdego działu.

Trzeba jednak sprawdzić rzeczywiste wykorzystanie programów. Fakt, że dwie aplikacje oferują podobną funkcję, nie oznacza jeszcze, że można bezproblemowo zastąpić jedną drugą.

Zidentyfikuj programy wykonujące te same zadania

Największy potencjał oszczędności często znajduje się w narzędziach o nakładających się funkcjach.

Przykładowo firma korzystająca z Microsoft 365 może mieć już dostęp do Teams, OneDrive, SharePoint i narzędzi do organizowania pracy zespołowej, zależnie od wykupionego planu. Jeśli jednocześnie opłaca osobne aplikacje oferujące podobne możliwości, warto sprawdzić, czy wszystkie są potrzebne.

Podobnie wygląda sytuacja z Google Workspace. Usługa obejmuje między innymi Gmail, Kalendarz, Dysk i Dokumenty, ale zakres funkcji oraz dostępność dodatkowych rozwiązań zależy od wybranego pakietu.

Nie zawsze trzeba kupować osobne oprogramowanie do przechowywania plików, udostępniania dokumentów czy organizowania spotkań.

Duplikowanie funkcji występuje również w obszarze sprzedaży.

CRM może posiadać moduł ofertowania i podstawowego fakturowania, a program księgowy może oferować własną bazę kontrahentów oraz rejestr płatności. Zamiast utrzymywać kilka niezależnych kartotek, lepiej ustalić, który system powinien być głównym źródłem danych.

Nie należy natomiast zastępować specjalistycznego programu tylko dlatego, że inna aplikacja posiada funkcję o podobnej nazwie. Prosty moduł magazynowy w programie fakturowym nie zawsze zastąpi system WMS wykorzystywany w dużej hurtowni.

Przed rezygnacją z narzędzia trzeba porównać nie tylko podstawowe funkcje, lecz także ograniczenia, automatyzacje i rzeczywiste procesy obsługiwane przez użytkowników.

Jeden zintegrowany system zamiast kilku osobnych aplikacji

W wielu przedsiębiorstwach ograniczenie liczby narzędzi jest możliwe dzięki wdrożeniu oprogramowania łączącego kilka obszarów działalności.

Przykładem jest system ERP, który może obsługiwać sprzedaż, magazyn, zakupy, finanse i wybrane procesy administracyjne.

Dzięki temu informacje o zamówieniach, stanach magazynowych i dokumentach sprzedaży znajdują się w jednym środowisku.

W firmie handlowej proces może wyglądać następująco: pracownik przyjmuje zamówienie, system sprawdza dostępność produktów, magazyn realizuje wydanie, a następnie powstaje odpowiedni dokument sprzedaży. Dane nie muszą być za każdym razem przepisywane.

Podobne korzyści dają systemy CRM z rozbudowaną obsługą sprzedaży, ofertowania i kontaktów z klientami.

Nie oznacza to jednak, że każda firma potrzebuje ERP.

Niewielki sklep stacjonarny może z powodzeniem korzystać z systemu POS połączonego z magazynem i fakturowaniem. Firma usługowa częściej potrzebuje jednego rozwiązania do zarządzania klientami, rezerwacjami i płatnościami.

Najważniejsze jest dopasowanie zakresu systemu do rzeczywistych procesów.

Wdrożenie rozbudowanego oprogramowania wyłącznie po to, aby zmniejszyć liczbę aplikacji, może okazać się kosztowniejsze i bardziej skomplikowane niż pozostawienie kilku dobrze zintegrowanych narzędzi.

Integracja bywa lepsza niż całkowita wymiana programów

Nie zawsze trzeba zastępować kilka aplikacji jednym systemem. Czasami wystarczy połączyć już używane narzędzia, aby ograniczyć ręczną pracę i poprawić przepływ danych.

Przykładowo sklep internetowy oparty na WooCommerce może korzystać z osobnego systemu magazynowego, programu księgowego i narzędzia do obsługi przesyłek.

Jeżeli programy prawidłowo wymieniają informacje, pracownicy nie muszą ręcznie przenosić zamówień między nimi.

Integracja może automatycznie przekazywać dane klienta, zamówione produkty, status płatności oraz informacje o wysyłce.

W wielu systemach dostępne są gotowe połączenia z popularnymi aplikacjami. W bardziej złożonych przypadkach wykorzystuje się interfejsy API albo platformy automatyzacyjne, takie jak Make, Zapier czy n8n.

Przed wyborem rozwiązania trzeba jednak ustalić, które dane będą synchronizowane i w jakim kierunku.

Jeżeli dwa systemy jednocześnie zmieniają stany magazynowe, może dochodzić do konfliktów. Dlatego należy wskazać jedno główne źródło informacji o dostępności towarów.

To samo dotyczy danych klientów, cen i statusów zamówień.

Dobrze przygotowana integracja może przynieść większe korzyści niż wymiana całego oprogramowania. Nie zmniejsza liczby używanych programów, ale ogranicza liczbę czynności wykonywanych pomiędzy nimi.

Ile można zaoszczędzić na ograniczeniu liczby aplikacji?

Koszty oprogramowania często są rozproszone pomiędzy różnymi działami. Pojedynczy abonament za 50 czy 100 zł miesięcznie wydaje się niewielki, ale kilkanaście takich usług może stanowić istotną pozycję w budżecie.

Przykładowo firma korzysta z następujących narzędzi:

Jeżeli przedsiębiorstwo zastąpi część rozwiązań jednym systemem za 700 zł miesięcznie, bezpośrednia oszczędność wyniesie 500 zł miesięcznie, czyli 6000 zł rocznie.

To jednak tylko część potencjalnych korzyści.

Trzeba doliczyć czas pracowników poświęcany na przepisywanie informacji, rozwiązywanie problemów z integracjami i naukę obsługi wielu interfejsów.

Z drugiej strony wdrożenie nowego systemu również kosztuje. Mogą pojawić się opłaty za migrację danych, konfigurację, szkolenia i dostosowanie procesów.

Dlatego przed podjęciem decyzji warto porównać całkowity koszt obecnego środowiska z wydatkami, jakie firma poniesie po konsolidacji.

Przy bardziej rozbudowanych projektach okres zwrotu z inwestycji może być dłuższy niż kilka miesięcy.

Nie opłacaj licencji, z których nikt nie korzysta

Ograniczenie liczby aplikacji to tylko jeden sposób zmniejszania kosztów. Często łatwiej i szybciej można osiągnąć oszczędności poprzez zmniejszenie liczby nieużywanych licencji.

Przykładowo firma opłaca 20 kont w systemie CRM, ale aktywnie korzysta z niego 12 pracowników. Pozostałe konta należą do osób, które zmieniły stanowiska, odeszły z firmy albo sporadycznie logują się do aplikacji.

Jeżeli dostawca nalicza opłatę za każdego użytkownika, przedsiębiorstwo może przepłacać co miesiąc bez żadnej korzyści.

Podobny problem dotyczy planów abonamentowych. Firma wykupuje droższy pakiet z rozbudowaną analityką, automatyzacjami i dodatkowymi integracjami, choć korzysta wyłącznie z podstawowych funkcji.

W takim przypadku obniżenie planu może być rozsądniejsze niż migracja do nowego systemu.

Przed rezygnacją z części licencji trzeba jednak sprawdzić warunki umowy. Niektórzy dostawcy pozwalają zmniejszać liczbę użytkowników w trakcie okresu rozliczeniowego, inni dopiero przy odnowieniu abonamentu.

Warto też pamiętać o kontach technicznych wykorzystywanych do integracji. Nie należy ich usuwać wyłącznie dlatego, że nie loguje się na nie żaden pracownik.

Jak ograniczyć liczbę narzędzi bez utraty danych?

Największym ryzykiem podczas konsolidacji oprogramowania jest nieprawidłowa migracja informacji.

W systemach firmowych mogą znajdować się dane klientów, dokumenty księgowe, historia zamówień, korespondencja, pliki projektowe i ustawienia automatyzacji.

Przed zamknięciem starej aplikacji trzeba ustalić, jakie informacje należy zachować oraz w jakim formacie można je wyeksportować.

Niektóre systemy pozwalają pobrać dane w formatach CSV lub XLSX, inne oferują eksport przez API. Bardziej rozbudowane platformy mogą udostępniać również dokumenty i historię zmian.

Sam eksport nie gwarantuje jednak poprawnej migracji.

Przykładowo przeniesienie bazy klientów do nowego CRM może obejmować podstawowe dane kontaktowe, ale niekoniecznie pełną historię korespondencji, załączniki i niestandardowe pola.

Dlatego przed wyłączeniem dotychczasowego systemu warto wykonać migrację testową i sprawdzić poprawność danych.

Szczególnej ostrożności wymagają systemy księgowe, kadrowe i medyczne. Przechowywane w nich informacje mogą podlegać ustawowym obowiązkom archiwizacyjnym. Rezygnacja z abonamentu nie zwalnia przedsiębiorcy z obowiązku zachowania wymaganej dokumentacji.

Dobrym rozwiązaniem bywa pozostawienie starego systemu przez pewien czas w trybie tylko do odczytu, o ile dostawca oferuje taką możliwość.

Ograniczenie narzędzi a bezpieczeństwo firmowych danych

Każda dodatkowa aplikacja oznacza kolejne konta użytkowników, uprawnienia dostępu i potencjalne miejsce przechowywania danych.

Przy dużej liczbie niezależnych systemów trudniej kontrolować, kto ma dostęp do informacji i czy uprawnienia były aktualizowane po zmianie stanowiska lub odejściu pracownika.

Konsolidacja może uprościć zarządzanie bezpieczeństwem, szczególnie jeśli przedsiębiorstwo wdroży centralne logowanie i wieloskładnikowe uwierzytelnianie.

Nie oznacza to jednak, że jeden system jest automatycznie bezpieczniejszy od kilku osobnych aplikacji.

Jeżeli wszystkie najważniejsze procesy firmy zależą od jednej platformy, jej awaria może zatrzymać sprzedaż, obsługę klientów i pracę administracyjną jednocześnie.

Dlatego przy wyborze zintegrowanego oprogramowania trzeba sprawdzić dostępność usługi, zasady tworzenia kopii bezpieczeństwa, możliwość eksportu danych i procedury postępowania podczas awarii.

Ważne jest również zarządzanie dostępem.

Pracownik magazynu nie musi widzieć wszystkich danych finansowych firmy, a osoba zajmująca się marketingiem nie powinna automatycznie otrzymywać dostępu do dokumentacji kadrowej.

Dobry system pozwala nadawać uprawnienia zgodnie z obowiązkami poszczególnych użytkowników.

Przy przetwarzaniu danych osobowych trzeba także zweryfikować zgodność wykorzystywanych narzędzi z wymaganiami RODO, w tym zasady powierzenia przetwarzania danych odpowiednim dostawcom.

Jak przekonać pracowników do mniejszej liczby programów?

Zmiana oprogramowania często spotyka się z oporem zespołu. Pracownicy przyzwyczajają się do konkretnych narzędzi, skrótów i sposobów organizowania pracy.

Jeżeli firma bez konsultacji usuwa aplikację, z której codziennie korzysta dział sprzedaży, może początkowo pogorszyć jego efektywność.

Dlatego przed konsolidacją warto porozmawiać z osobami wykonującymi konkretne zadania.

Pracownik może wykorzystywać funkcję, która nie jest widoczna w podstawowych raportach użytkowania, ale ma duże znaczenie dla jego pracy. Przykładowo prosta automatyzacja w aplikacji do zarządzania projektami może oszczędzać kilka godzin tygodniowo.

Usunięcie takiego narzędzia bez zapewnienia zamiennika spowoduje powrót do ręcznych czynności.

Najlepiej rozpocząć wdrożenie od jednego zespołu lub procesu, a dopiero po przetestowaniu rozwiązania rozszerzać je na pozostałą część przedsiębiorstwa.

Pracownicy powinni również wiedzieć, gdzie będą znajdować się dane i jakie zasady obowiązują w nowym środowisku.

Nie ma potrzeby organizowania rozbudowanych szkoleń przy każdej niewielkiej zmianie. Czasami wystarczy krótka instrukcja i pokazanie najczęściej wykonywanych czynności.

Kiedy nie warto zastępować kilku narzędzi jednym?

Konsolidacja ma swoje ograniczenia.

Rozbudowane systemy typu all-in-one oferują wiele funkcji, ale nie zawsze zapewniają taki sam poziom specjalizacji jak narzędzia przeznaczone do konkretnego zastosowania.

Przykładowo firma produkcyjna może potrzebować zaawansowanego systemu planowania produkcji, którego podstawowy moduł ERP nie zastąpi.

Podobnie agencja marketingowa może korzystać ze specjalistycznych narzędzi analitycznych, nawet jeśli główna platforma do zarządzania projektami posiada własne raporty.

Nie ma sensu rezygnować z programu, który przynosi wyraźne korzyści biznesowe, tylko po to, aby liczba aplikacji była mniejsza.

Znaczenie ma również uzależnienie od jednego dostawcy. Jeśli przedsiębiorstwo korzysta z jednej platformy do sprzedaży, magazynu, CRM i księgowości, późniejsza zmiana systemu może być trudniejsza.

Dlatego dobrym rozwiązaniem jest zachowanie możliwości eksportowania danych i korzystanie ze standardowych integracji.

Celem powinno być ograniczenie zbędnej złożoności, a nie osiągnięcie jak najmniejszej liczby programów za wszelką cenę.

Jak zaplanować konsolidację oprogramowania w firmie?

Najlepiej przeprowadzać zmiany etapami.

Po przygotowaniu listy używanych aplikacji trzeba wskazać narzędzia, które mają podobne funkcje, są rzadko wykorzystywane lub generują wysokie koszty w stosunku do korzyści.

Następnie warto ocenić, które z nich można usunąć bez wymiany całej infrastruktury.

Dobrym początkiem jest rezygnacja z nieużywanych subskrypcji, ograniczenie liczby licencji i wykorzystanie funkcji dostępnych w już opłacanych systemach.

Dopiero później warto rozważać większe zmiany, takie jak połączenie CRM z obsługą sprzedaży albo zastąpienie kilku programów jednym systemem ERP.

Przy każdym projekcie należy ustalić odpowiedzialną osobę, termin migracji i sposób sprawdzenia efektów.

Po wdrożeniu można porównać między innymi miesięczne koszty oprogramowania, liczbę ręcznie wykonywanych operacji, czas realizacji zamówień oraz liczbę błędów wynikających z niespójnych danych.

Jeśli nowy system obniżył koszt abonamentów, ale wydłużył pracę zespołu, rzeczywista oszczędność może być znacznie mniejsza od oczekiwanej.

Jak zapobiegać ponownemu mnożeniu aplikacji?

Jednorazowy przegląd oprogramowania nie wystarczy, jeżeli pracownicy nadal mogą bez kontroli kupować kolejne narzędzia.

W firmie powinny istnieć proste zasady dotyczące wyboru nowych aplikacji.

Przed zakupem warto sprawdzić, czy potrzebna funkcja nie jest już dostępna w obecnym systemie, czy nowe rozwiązanie można zintegrować z firmowym środowiskiem i kto będzie odpowiadał za jego utrzymanie.

Nie trzeba tworzyć skomplikowanej procedury zakupowej dla każdej niewielkiej subskrypcji. Wystarczy ustalić, kto zatwierdza nowe narzędzia i gdzie prowadzona jest ich ewidencja.

Dobrą praktyką jest też regularny przegląd abonamentów, na przykład raz na kwartał. Pozwala to wychwycić nieużywane konta, automatycznie odnawiane usługi i funkcje, które zostały zastąpione przez inne rozwiązania.

W większych przedsiębiorstwach przydatne może być centralne zarządzanie zakupami oprogramowania, natomiast w małej firmie wystarczy odpowiedzialność jednej osoby za kontrolowanie aktywnych subskrypcji.

Ograniczenie liczby narzędzi używanych w przedsiębiorstwie przynosi najlepsze rezultaty wtedy, gdy towarzyszy mu uporządkowanie procesów. Sama wymiana pięciu aplikacji na jedną nie rozwiąże problemu, jeśli pracownicy nadal będą ręcznie przepisywać dane i korzystać z nieaktualnych informacji.

Największą korzyścią z konsolidacji nie musi być więc niższy rachunek za oprogramowanie. Często ważniejsze okazuje się to, że zamówienie, dane klienta czy dokument sprzedaży nie muszą już przechodzić przez kilka niezależnych systemów, zanim trafią do właściwego pracownika.