Jak działa synchronizacja produktów między PrestaShop i Allegro?

Właśnie na tym polega jedna z najważniejszych funkcji integracji PrestaShop z Allegro. W praktyce synchronizacja może jednak obejmować znacznie więcej: ceny, warianty, zdjęcia, opisy, parametry produktów, status ofert, a także zamówienia.

Nie jest to jednak proste kopiowanie danych z jednego miejsca do drugiego.

PrestaShop ma produkty, Allegro ma produkty i oferty

To rozróżnienie jest ważne.

W PrestaShop tworzymy kartę produktu. Może ona zawierać nazwę, opis, zdjęcia, cenę, stan magazynowy, numer referencyjny, EAN i inne dane. Jeżeli produkt występuje przykładowo w trzech rozmiarach i czterech kolorach, można utworzyć jego kombinacje i dla każdej z nich prowadzić oddzielną cenę oraz stan.

Na Allegro działa dodatkowo Katalog produktów. Produkt opisuje konkretny przedmiot, natomiast oferta określa warunki, na jakich dany sprzedawca go sprzedaje.

Ten sam model telefonu może więc istnieć w Katalogu jako jeden produkt, ale sprzedawać go może wielu przedsiębiorców w różnych cenach, z inną dostawą i różną liczbą dostępnych sztuk.

Dlatego integrator musi wiedzieć, z którym produktem w Katalogu Allegro połączyć pozycję z PrestaShop. Pomagają w tym między innymi GTIN, czyli najczęściej kod EAN, marka, model i kod producenta.

Jeżeli odpowiedni produkt znajduje się już w Katalogu Allegro, oferta może zostać z nim powiązana. Jeżeli go nie ma, w określonych sytuacjach można przekazać dane potrzebne do utworzenia nowego produktu.

To również wyjaśnia, dlaczego opis czy nazwa z PrestaShop nie zawsze pojawią się na Allegro dokładnie w takiej samej formie. Część informacji jest związana z ofertą sprzedawcy, a część z produktem znajdującym się w Katalogu Allegro.

Co właściwie można synchronizować?

Zakres zależy od używanego modułu albo zewnętrznego integratora. Samo posiadanie sklepu PrestaShop i konta sprzedawcy Allegro nie powoduje automatycznej wymiany danych. Potrzebne jest rozwiązanie, które komunikuje się z obydwoma systemami.

Najważniejsza jest zazwyczaj synchronizacja stanów magazynowych.

Jeżeli w PrestaShop stan produktu zmieni się z 12 na 10 sztuk, integrator może przesłać nową liczbę do oferty Allegro. Analogicznie sprzedaż na Allegro powinna zostać uwzględniona w magazynie obsługującym sklep.

Ma to szczególne znaczenie wtedy, gdy firma sprzedaje ostatnie sztuki produktu równocześnie w kilku kanałach.

Synchronizować można również ceny. Nie zawsze musi to oznaczać identyczną cenę w sklepie i na marketplace. Niektóre integracje pozwalają ustalić oddzielną cenę dla Allegro, narzut procentowy albo inną regułę cenową.

Przykładowo produkt może kosztować w sklepie 100 zł, a na Allegro jego cena może być automatycznie wyliczana jako 105 zł. Zmiana ceny bazowej w PrestaShop powoduje wtedy ponowne przeliczenie ceny oferty.

Podobnie jest z nazwami, zdjęciami, opisami czy parametrami. Możliwość ich aktualizacji zależy od konkretnego modułu oraz od zasad obowiązujących dla produktów i ofert w Allegro. Nie należy zakładać, że każda zmiana w karcie produktu PrestaShop zostanie bezwarunkowo przeniesiona na marketplace.

Warianty są jednym z trudniejszych elementów integracji

Załóżmy, że w sklepie sprzedawana jest koszulka w rozmiarach S, M i L.

W PrestaShop mogą to być trzy kombinacje jednego produktu. Każda może mieć własny numer EAN, symbol, cenę i stan magazynowy:

S – 5 sztuk
M – 8 sztuk
L – 3 sztuki

Integracja musi prawidłowo rozpoznać każdą kombinację i powiązać ją z odpowiednim produktem lub ofertą na Allegro.

Po stronie Allegro warianty produktowe są tworzone na podstawie produktów znajdujących się w Katalogu. Mogą różnić się na przykład kolorem, rozmiarem lub wagą. Nie jest to więc dokładnie ten sam mechanizm, który PrestaShop nazywa kombinacjami.

Z punktu widzenia sprzedawcy liczy się efekt: sprzedaż koszulki w rozmiarze M nie może zmniejszyć stanu rozmiaru S.

Dlatego przed uruchomieniem automatycznej synchronizacji dobrze sprawdzić nie tylko zwykłe produkty, ale również produkty wielowariantowe. Błędy w mapowaniu mogą być długo niewidoczne, dopóki nie pojawi się pierwsza sprzedaż.

Trzeba ustalić, który system jest źródłem danych

Jeżeli cenę można zmienić zarówno w PrestaShop, jak i na Allegro, pojawia się proste pytanie: która wartość ma pierwszeństwo?

Bez ustalenia tej zasady łatwo o sytuację, w której pracownik ręcznie zmienia cenę na Allegro, a kilkanaście minut później integrator przywraca wartość zapisaną w PrestaShop.

Dlatego zwykle określa się system nadrzędny dla poszczególnych danych.

PrestaShop może być źródłem ceny, stanu i podstawowych informacji o produkcie, a Allegro kanałem sprzedaży, do którego te dane są wysyłane. W większej firmie systemem nadrzędnym może być jednak magazyn, ERP albo osobny system do zarządzania sprzedażą wielokanałową.

Nie zawsze jeden system musi sterować wszystkim. Firma może na przykład synchronizować stan z magazynu, ale ceny na Allegro ustalać niezależnie.

Ważne, żeby reguły były znane przed uruchomieniem integracji.

Co dzieje się po sprzedaży na Allegro?

Synchronizacja produktów jest mocno związana z obsługą zamówień.

Gdy klient kupi produkt na Allegro, platforma zmniejsza liczbę dostępnych sztuk w ofercie. Integrator może odczytać informację o zamówieniu i przekazać ją do PrestaShop lub systemu magazynowego.

Jeżeli ten sam magazyn obsługuje sklep i Allegro, nowy stan powinien następnie zostać wysłany do pozostałych kanałów.

Przykładowo:

w magazynie jest 20 sztuk, klient kupuje 3 na Allegro, stan spada do 17, a PrestaShop otrzymuje informację, że do sprzedaży pozostało 17 sztuk.

Przy dobrze skonfigurowanej integracji odbywa się to bez ręcznej zmiany ilości w każdym systemie.

Trzeba jednak pamiętać, że synchronizacja nie zawsze następuje dokładnie w tej samej sekundzie. Zależnie od rozwiązania mogą występować krótkie opóźnienia. Przy produktach sprzedających się bardzo szybko dobrze więc sprawdzić, jak często integrator aktualizuje dane i czy umożliwia ustawienie bufora magazynowego.

Jeżeli fizycznie mamy pięć sztuk, można przykładowo udostępnić na Allegro tylko cztery. Jedna pozostaje jako rezerwa na wypadek niemal jednoczesnego zamówienia z dwóch kanałów.

Najwięcej problemów pojawia się na początku

Przy kilkuset lub kilku tysiącach produktów nie powinno się zaczynać od włączenia pełnej automatyzacji dla całego katalogu.

Najpierw dobrze przetestować kilka różnych przypadków: zwykły produkt, produkt z wariantami, zmianę ceny, zmianę stanu, sprzedaż w PrestaShop i sprzedaż na Allegro.

Szczególną uwagę trzeba zwrócić na identyfikatory produktów. Jeżeli w sklepie ten sam kod EAN został przypisany do dwóch różnych pozycji albo warianty nie mają własnych numerów referencyjnych, automatyczne mapowanie może być znacznie trudniejsze.

Po uruchomieniu warto też sprawdzić, co dzieje się przy anulowaniu zamówienia, zwrocie produktu i ręcznej zmianie oferty na Allegro. To, czy stan zostanie automatycznie przywrócony i w jaki sposób zostanie zaktualizowana oferta, zależy już od możliwości konkretnej integracji.

Dobrze skonfigurowana synchronizacja PrestaShop z Allegro nie polega więc na tym, że „wszystko synchronizuje się ze wszystkim”. Wręcz przeciwnie – trzeba jasno określić, które dane mają być przesyłane, w którą stronę i który system jest dla nich nadrzędny.

Dopiero wtedy integracja rzeczywiście ogranicza pracę ręczną. Cena zmieniona w jednym miejscu trafia do odpowiednich ofert, sprzedaż aktualizuje magazyn, a firma nie musi po każdym zamówieniu sprawdzać osobno PrestaShop i Allegro, żeby ustalić, ile sztuk produktu naprawdę może jeszcze sprzedać.