Jak działa integracja z Sky-Shop?

Nie jest to jednak jedna funkcja o identycznym zakresie w każdym programie. Połączenie z systemem księgowym działa inaczej niż integracja z hurtownią czy firmą kurierską. Przed uruchomieniem trzeba ustalić, jakie dane mają być przesyłane, w którą stronę i w jakim momencie.

Co można połączyć ze Sky-Shop?

Sky-Shop udostępnia integracje z systemami księgowymi i ERP, hurtowniami, operatorami płatności, przewoźnikami oraz platformami sprzedażowymi. Dostępne jest również WebAPI, czyli interfejs pozwalający zewnętrznym programom komunikować się ze sklepem.

W przypadku obsługi sprzedaży najczęściej chodzi o przepływ zamówień, danych klientów, produktów, cen i stanów magazynowych. Integracja może być bezpośrednia albo działać przez dodatkowy system, który zbiera zamówienia z kilku kanałów.

Przykładem połączenia z księgowością jest integracja Sky-Shop z IFIRMA. Po konfiguracji zamówienia ze sklepu pojawiają się na liście zamówień w IFIRMA i mogą służyć do wystawiania dokumentów. Nie oznacza to automatycznie, że takie połączenie realizuje również pełną synchronizację magazynu. Każdą funkcję trzeba sprawdzić osobno.

To ważne zwłaszcza wtedy, gdy dostawca programu używa ogólnego określenia „integracja ze Sky-Shop”. Może ono oznaczać zarówno rozbudowaną wymianę danych, jak i obsługę jednego wybranego procesu.

Od zamówienia klienta do dokumentu sprzedaży

Typowy obieg zaczyna się od zamówienia złożonego w sklepie. Integrator pobiera jego dane i przekazuje je do programu, w którym firma obsługuje sprzedaż. W zależności od rozwiązania obejmuje to pozycje zamówienia, ilości, ceny, dane nabywcy, sposób dostawy i informacje o płatności.

Następnie działa reguła ustalona podczas konfiguracji. Zamówienie może zostać pobrane od razu albo dopiero po osiągnięciu wybranego statusu. Dokument sprzedaży może powstać ręcznie lub automatycznie, jeśli dana integracja to umożliwia.

Moment wystawienia dokumentu trzeba dopasować do transakcji i sposobu pracy firmy. Nie każde nowe zamówienie zostanie opłacone, a płatność z góry może wymagać innego rozliczenia niż sprzedaż za pobraniem. Sam status w sklepie nie rozstrzyga zasad podatkowych.

Przykładowo sklep otrzymuje zamówienie na dwie lampy. Po potwierdzeniu płatności dane trafiają do programu sprzedażowego. Pracownik sprawdza zgodność pozycji i wystawia właściwy dokument, a magazyn przygotowuje wysyłkę. Jeżeli integracja obsługuje przekazanie dokumentu lub jego numeru z powrotem do sklepu, informacja może zostać dopisana do zamówienia.

Ostatni etap nie jest dostępny w każdym połączeniu. Tak samo należy osobno sprawdzić wysyłkę dokumentu klientowi i obsługę KSeF. Import zamówienia nie potwierdza jeszcze, że faktura została wystawiona, przesłana i przyjęta przez właściwy system.

Co dzieje się po zmianie lub anulowaniu zamówienia?

To jeden z najważniejszych testów przed uruchomieniem automatyzacji. Klient może zmienić adres, zrezygnować z jednej pozycji albo zwrócić część zakupu. Trzeba wiedzieć, czy aktualizacja w Sky-Shop zostanie przekazana dalej, czy integrator pobiera tylko nowe zamówienia.

Jeśli dokument sprzedaży już powstał, anulowanie zamówienia w sklepie nie powinno być traktowane jako jego automatyczne usunięcie. Potrzebna jest odpowiednia obsługa korekty i rozliczenia płatności. Również zwrot pieniędzy nie zawsze oznacza, że towar wrócił do magazynu.

Synchronizacja magazynu wymaga jednego źródła danych

Przy połączeniu sklepu z programem magazynowym trzeba ustalić, który system określa dostępność produktów. Jeśli główną ewidencję prowadzisz w magazynie, to z niego powinny pochodzić ilości przekazywane do sklepu. Ręczne poprawianie tych samych stanów w obu miejscach może powodować nadpisywanie danych.

Produkty muszą być prawidłowo powiązane. Integracje mogą wykorzystywać do tego identyfikatory, kody SKU lub inne oznaczenia. Sama podobna nazwa produktu nie daje pewności, że system rozpozna właściwy artykuł.

Szczególnej uwagi wymagają warianty. Czarna koszulka w rozmiarze M i ten sam model w rozmiarze L powinny mieć osobno kontrolowaną dostępność. Przed wdrożeniem sprawdź, czy wybrane połączenie obsługuje warianty w sposób zgodny z konfiguracją sklepu. Nie każdy integrator ma taki sam zakres możliwości.

Synchronizacja nie musi oznaczać aktualizacji natychmiastowej. Dane mogą być przesyłane cyklicznie, a opóźnienia mogą powstawać także po stronie systemu źródłowego. Ma to znaczenie, gdy ostatnie sztuki sprzedajesz jednocześnie w sklepie internetowym i stacjonarnie.

Sprawdź również, czy do sklepu trafia cały zapas, czy ilość pomniejszona o rezerwacje. Dziesięć sztuk na półce nie oznacza dziesięciu sztuk dostępnych, jeżeli osiem czeka już na wysyłkę do innych klientów.

Integracja z hurtownią działa według innych zasad

Połączenie z hurtownią służy przede wszystkim pobieraniu jej oferty i aktualizowaniu danych produktów. Zależnie od dostępnego zakresu mogą to być opisy, zdjęcia, ceny oraz stany magazynowe. W Sky-Shop można konfigurować, które dane mają podlegać aktualizacji.

Przed pobraniem całego katalogu dobrze wybrać potrzebne kategorie i ustalić zasady cenowe. Bez tego sklep może szybko zapełnić się produktami, których sprzedawca nie zamierza aktywnie oferować.

Ostrożności wymaga nadpisywanie treści. Jeżeli firma przygotowała własne opisy, automatyczna aktualizacja z hurtowni nie powinna ich zastępować bez świadomej decyzji.

Dostępność widoczna w hurtowni nie jest też równoznaczna z rezerwacją towaru dla Twojego klienta. Między aktualizacjami inni sprzedawcy mogą złożyć zamówienia. Sam import produktów i stanów nie oznacza ponadto, że zamówienie klienta zostanie automatycznie przekazane dostawcy do realizacji. Obsługę zamówień u hurtownika trzeba sprawdzić oddzielnie.

Jak uruchomić integrację i sprawdzić jej działanie?

Przy połączeniach korzystających z WebAPI zwykle potrzebne są adres sklepu i klucz dostępowy. W konfiguracji integracji z IFIRMA klucz pobiera się z panelu Sky-Shop, z sekcji „Integracje → WebApi sklepu”, a następnie wpisuje w ustawieniach połączenia.

Samo poprawne połączenie jest dopiero początkiem. Trzeba jeszcze dopasować produkty, statusy, metody płatności i dostawy, a także ustalić, jakie zdarzenie uruchamia kolejne działanie.

Przed objęciem integracją całej sprzedaży przetestuj kilka przypadków:

Porównaj wartości w obu systemach. Różnice mogą wynikać z rabatów, zaokrągleń, sposobu ujmowania dostawy albo błędnego powiązania produktów. Ponowny import nie powinien tworzyć drugiego zamówienia lub dokumentu do tej samej sprzedaży.

Na koniec ustal, kto monitoruje błędy i odpowiada za pomoc techniczną. Przy integratorze zewnętrznym wsparcie może zapewniać jego dostawca, a zakres opłat może obejmować osobno sklep, program docelowy i samo połączenie.

Dobrze skonfigurowana integracja pozwala prześledzić drogę konkretnego zamówienia: kiedy zostało pobrane, jaki dokument do niego powstał i czy stan magazynowy został zaktualizowany. Wtedy oszczędność czasu wynika z ograniczenia ręcznej pracy, a ewentualny problem można znaleźć bez przeszukiwania kilku paneli.