Jak działa integracja z Shopify POS?

Shopify POS powstał właśnie po to, żeby połączyć sprzedaż internetową i stacjonarną.

Nie jest to osobny program kasowy działający obok Shopify. Aplikacja POS korzysta z tego samego środowiska Shopify, w którym znajdują się produkty, zamówienia, klienci i stany magazynowe. Dzięki temu sprzedaż przy ladzie może od razu wpływać na dane widoczne w sklepie internetowym.

W praktyce najważniejsza korzyść nie polega więc na tym, że tablet zastępuje tradycyjny ekran kasy. Chodzi o jedną bazę danych dla sprzedaży online i offline.

Czym właściwie jest Shopify POS?

Shopify POS, czyli Point of Sale, jest aplikacją do sprzedaży osobistej dostępną na urządzenia z systemem iOS i Android.

Pracownik może przy jej pomocy utworzyć koszyk, zeskanować produkty, naliczyć rabat, przypisać klienta, wybrać sposób płatności i zakończyć transakcję.

Można używać jej w:

sklepie stacjonarnym,
showroomie,
punkcie typu pop-up,
na targach,
podczas wydarzeń i sprzedaży mobilnej.

Największy sens Shopify POS ma jednak wtedy, gdy firma już sprzedaje przez Shopify.

Produkt utworzony w panelu administracyjnym nie musi być drugi raz zakładany w programie kasowym. Zamówienie ze sklepu stacjonarnego trafia do tej samej bazy zamówień. Klient kupujący internetowo i stacjonarnie może mieć jeden profil.

Właśnie tutaj zaczyna się integracja.

Produkty nie są kopiowane do osobnej bazy POS

Załóżmy, że firma prowadzi sklep internetowy z odzieżą.

W Shopify ma produkt:

Bluza Classic
kolor: czarny
rozmiary: S, M, L, XL.

Każdy wariant posiada własne SKU, kod kreskowy, cenę i stan.

Po uruchomieniu Shopify POS pracownik może znaleźć te same warianty w aplikacji. Nie musi tworzyć kolejnej pozycji „Bluza Classic czarna M” specjalnie dla sklepu stacjonarnego.

Jeżeli firma zmieni w Shopify nazwę, cenę albo inne wykorzystywane przez POS dane produktu, pracownik korzysta z aktualnej kartoteki.

To bardzo ważne przy większym asortymencie.

Sklep z 10 000 SKU nie powinien prowadzić jednej kartoteki dla e-commerce i drugiej dla sprzedaży przy kasie. Każda taka duplikacja wcześniej czy później prowadzi do różnic.

Stany magazynowe są przypisane do lokalizacji

Shopify nie musi traktować całej firmy jak jednego magazynu.

Można utworzyć lokalizacje, np.:

Magazyn centralny – 20 szt.
Sklep Warszawa – 5 szt.
Sklep Kraków – 8 szt.

Łącznie firma ma 33 sztuki, ale każda lokalizacja posiada własny stan.

Urządzenie z Shopify POS jest przypisane do konkretnej lokalizacji. Jeżeli pracownik w Warszawie sprzedaje jedną sztukę produktu, stan tej lokalizacji może zmniejszyć się z 5 do 4.

Nie powinien natomiast bez powodu zmienić się stan Krakowa.

To umożliwia znacznie dokładniejsze zarządzanie dostępnością.

Klient może zobaczyć, że produkt jest niedostępny w jednym sklepie, ale znajduje się w drugim. Pracownik punktu stacjonarnego może z kolei sprawdzić zapas w innych lokalizacjach.

Przy jednej placówce różnica nie wydaje się duża. Przy dziesięciu sklepach staje się podstawą całego systemu.

Sprzedaż stacjonarna może od razu zmienić stan online

Wyobraźmy sobie produkt, którego zostały dwie sztuki.

Jedna znajduje się w sklepie stacjonarnym i jednocześnie może być wykorzystywana do realizowania zamówień internetowych.

Klient przychodzi do sklepu i kupuje ją przez Shopify POS.

Po zakończeniu sprzedaży stan jest aktualizowany w Shopify. Sklep internetowy korzystający z tego zapasu otrzymuje więc nową informację o dostępności.

Bez integracji wyglądałoby to zupełnie inaczej.

Pracownik sprzedaje produkt przy kasie, a dopiero wieczorem ktoś ręcznie poprawia stan w sklepie internetowym. Przez kilka godzin można więc sprzedać tę samą sztukę drugi raz.

Im szybciej rotuje asortyment, tym większe znaczenie ma wspólna baza zapasów.

Zamówienia online i stacjonarne trafiają do jednego systemu

Shopify POS nie tworzy oddzielnego archiwum sprzedaży, którego później trzeba ręcznie łączyć ze sklepem.

Transakcje są zapisywane jako zamówienia Shopify.

Można dzięki temu analizować sprzedaż całościowo, a jednocześnie rozróżniać kanały i lokalizacje.

Firma może sprawdzić np.:

ile sprzedał sklep internetowy,
ile sprzedał punkt w Warszawie,
które produkty najlepiej sprzedają się stacjonarnie,
jak wygląda sprzedaż poszczególnych lokalizacji.

Ma to również znaczenie przy obsłudze klienta.

Pracownik nie musi pytać:

„Czy kupował pan u nas czy w internecie?”

i później szukać transakcji w całkowicie innym programie.

Historia zamówień znajduje się w tym samym środowisku.

Klient może mieć jeden profil online i offline

To jedna z ciekawszych funkcji przy sprzedaży wielokanałowej.

Klient najpierw kupuje przez internet, a miesiąc później odwiedza sklep stacjonarny.

Jeżeli jego zakup zostanie przypisany do odpowiedniego profilu, firma może posiadać wspólną historię klienta.

Profil może zawierać m.in. dane kontaktowe, adresy, historię zamówień, tagi czy informacje dotyczące zgód marketingowych.

Daje to kilka praktycznych możliwości.

Pracownik może zobaczyć poprzednie zakupy klienta. Firma może lepiej analizować klientów powracających. Można także tworzyć segmenty uwzględniające zarówno zachowanie online, jak i w sklepie.

Nie oznacza to oczywiście, że przy każdej drobnej sprzedaży trzeba wymuszać podawanie numeru telefonu i adresu e-mail.

Gromadzenie danych powinno mieć rzeczywisty cel i odbywać się zgodnie z zasadami ochrony danych oraz marketingu.

Klient może kupić online i odebrać w sklepie

Połączenie Shopify z POS pozwala budować procesy, które byłyby znacznie trudniejsze przy dwóch niezależnych systemach.

Najbardziej znany przykład to:

zamów online → odbierz w sklepie.

Klient składa zamówienie w sklepie internetowym i wybiera odbiór w konkretnej lokalizacji.

Sklep przygotowuje produkty, a pracownik może obsłużyć wydanie przy użyciu Shopify POS.

Działa również odwrotny wariant.

Klient przychodzi do sklepu, ale produktu nie ma na półce.

Jeżeli znajduje się w innej lokalizacji albo magazynie, pracownik nie musi powiedzieć:

„niestety, nie mamy”.

Może utworzyć sprzedaż i zorganizować wysyłkę produktu bezpośrednio do klienta.

To tzw. podejście omnichannel – kanał online i sklep fizyczny nie konkurują o klienta, lecz uczestniczą w tym samym procesie sprzedaży.

Część bardziej rozbudowanych funkcji tego typu wymaga Shopify POS Pro.

Zwrot zakupu internetowego można obsłużyć w sklepie

To kolejna przewaga wspólnego systemu.

Klient kupuje kurtkę online. Rozmiar okazuje się niewłaściwy, więc zamiast wysyłać paczkę kurierem, przychodzi do sklepu.

Pracownik może znaleźć zamówienie i przeprowadzić odpowiedni proces zwrotu.

Przy POS Pro Shopify oferuje również bardziej rozbudowaną obsługę wymian.

Przykładowo klient oddaje rozmiar M i bierze L. Jeżeli ceny są identyczne, transakcja może zostać odpowiednio rozliczona. Jeżeli nowy produkt jest droższy, klient dopłaca różnicę.

Przy prawidłowej konfiguracji zmieniają się również zapasy.

Zwrócona sztuka może wrócić na stan lokalizacji, w której przyjęto zwrot, jeśli rzeczywiście ponownie nadaje się do sprzedaży.

To znacznie lepszy proces niż sytuacja, w której zwrot internetowy zostaje zapisany w sklepie online, a magazynier następnego dnia ręcznie dopisuje sztukę do lokalnego magazynu.

Płatności w Polsce wymagają szczególnej uwagi

W materiałach dotyczących Shopify POS często można zobaczyć terminal Shopify połączony bezpośrednio z aplikacją.

W Polsce sytuacja wygląda obecnie inaczej.

Shopify Payments jest dostępne w Polsce dla sprzedaży online, ale nie obsługuje obecnie płatności osobistych Shopify POS.

Polski sklep chcący przyjmować karty przy kasie musi więc korzystać z zewnętrznego terminala i zewnętrznego operatora płatności.

Proces może wyglądać tak:

pracownik tworzy koszyk w Shopify POS,

klient wybiera płatność kartą,

pracownik wpisuje kwotę na zewnętrznym terminalu,

klient płaci,

po poprawnej autoryzacji pracownik oznacza płatność w Shopify POS jako zrealizowaną odpowiednią zewnętrzną metodą.

To istotna różnica.

Terminal nie musi automatycznie otrzymać kwoty z Shopify POS ani automatycznie odesłać statusu płatności, jak dzieje się przy natywnie zintegrowanym Shopify Payments w obsługiwanych krajach.

Przy dużej liczbie transakcji trzeba więc szczególnie uważać na pomyłki: np. 159 zł w Shopify, ale przypadkowo 195 zł wpisane na terminalu.

Gotówkę można obsługiwać bezpośrednio w POS

Shopify POS pozwala rejestrować płatność gotówką.

Przy sprzedaży za 87 zł pracownik może wpisać, że klient przekazał 100 zł, a system obliczy należną resztę.

Możliwe jest również prowadzenie obsługi szuflady kasowej.

Nie oznacza to jednak automatycznie spełnienia polskich obowiązków fiskalnych.

Trzeba tutaj bardzo wyraźnie rozdzielić system POS od kasy fiskalnej.

Shopify POS nie powinien być mylony z polską kasą fiskalną

To szczególnie ważne przy wdrożeniu w Polsce.

Shopify może wygenerować potwierdzenie zakupu czy paragon z systemu POS, ale taki dokument nie staje się tylko z tego powodu polskim paragonem fiskalnym.

Jeżeli przedsiębiorca prowadzi sprzedaż na rzecz osób fizycznych i zgodnie z polskimi przepisami ma obowiązek jej ewidencjonowania na kasie rejestrującej, musi zapewnić odpowiednią fiskalizację sprzedaży.

Dla części przedsiębiorców istnieją zwolnienia, w tym odpowiednie zwolnienie związane z limitem sprzedaży B2C, ale występują też rodzaje towarów i usług, dla których zwolnienie nie może być stosowane.

Dlatego wdrożenie Shopify POS w polskim sklepie powinno odpowiedzieć na dwa oddzielne pytania:

jak obsługujemy sprzedaż w Shopify?

oraz

jak ewidencjonujemy ją zgodnie z polskimi wymaganiami dotyczącymi kas fiskalnych?

Czasem wymaga to dodatkowego urządzenia fiskalnego albo zewnętrznej integracji.

Sam fakt uruchomienia aplikacji Shopify POS na tablecie nie zastępuje analizy obowiązku korzystania z kasy fiskalnej.

Faktura to kolejny osobny proces

Klient stacjonarny może również poprosić o fakturę.

Tutaj sytuację trzeba rozdzielić na B2C i B2B.

Faktury dla konsumentów nie są objęte obowiązkowym KSeF. Można je dobrowolnie wystawiać w KSeF, ale nie ma takiego obowiązku.

Przy sprzedaży B2B polski sprzedawca musi natomiast uwzględniać zasady obowiązkowego KSeF.

Shopify POS odpowiada przede wszystkim za proces sprzedażowy. Jeżeli firma używa dodatkowego programu do fakturowania lub księgowości, dane dotyczące sprzedaży mogą wymagać przekazania do tego systemu.

Wtedy sensowny przepływ może wyglądać tak:

Shopify POS → zamówienie → program fakturowy → KSeF.

Nie powinno się automatycznie utożsamiać potwierdzenia zakupu wygenerowanego przez Shopify POS z właściwym polskim dokumentem fiskalnym albo fakturą ustrukturyzowaną.

To trzy różne elementy procesu.

A co z kilkoma sklepami?

Tutaj Shopify POS zaczyna pokazywać większą przewagę.

Firma może mieć np.:

sklep Warszawa,
sklep Kraków,
sklep Wrocław,
magazyn centralny,
sklep internetowy.

Każdy punkt ma własny zapas, ale dane są zarządzane w jednym środowisku.

Jeżeli Warszawa ma 0 sztuk produktu, a Kraków 7, pracownik może zobaczyć tę informację.

Towar można przesuwać pomiędzy lokalizacjami.

W bardziej rozbudowanych procesach Shopify POS Pro pozwala pracownikom realizować i przyjmować transfery. Towar wysłany z jednego sklepu może mieć status będący elementem procesu przeniesienia, a po przyjęciu zwiększyć dostępny stan drugiego punktu.

Znika więc wiele arkuszy w rodzaju:

„przesunięcia Warszawa–Kraków sierpień.xlsx”.

POS Lite i POS Pro to nie to samo

Podstawowe funkcje sprzedaży osobistej znajdują się w planach Shopify, ale bardziej zaawansowane funkcje detaliczne wymagają POS Pro dla konkretnej lokalizacji.

POS Pro rozszerza system m.in. o bardziej rozbudowane:

zarządzanie pracownikami i uprawnieniami,
operacje magazynowe,
raporty detaliczne,
wymiany i zwroty,
funkcje omnichannel,
profile klientów.

Przy jednym niewielkim punkcie, w którym właściciel sporadycznie sprzedaje również stacjonarnie, podstawowa wersja może wystarczyć.

Przy kilku sklepach, wielu pracownikach, częstych zwrotach i przesunięciach magazynowych Pro zaczyna mieć znacznie więcej sensu.

Nie należy więc porównywać Shopify POS wyłącznie na podstawie informacji:

„POS jest w Shopify”.

Trzeba sprawdzić, które procesy wymagają dodatkowej wersji Pro.

Skaner kodów kreskowych znacznie przyspiesza sprzedaż

Towar można wyszukać na ekranie, ale przy większym sklepie nie ma to sensu przy każdej transakcji.

Produkt może posiadać kod kreskowy, a pracownik skanuje go podczas sprzedaży.

System odnajduje właściwy wariant i dodaje go do koszyka.

Jest to szczególnie istotne przy produktach podobnych do siebie.

Pracownik może mieć przed sobą pięć rozmiarów tego samego buta. Ręczne wybranie złego wariantu oznacza nie tylko błąd na sprzedaży.

Stan magazynowy również zostanie zmniejszony dla niewłaściwego SKU.

Skanowanie ogranicza takie pomyłki.

Shopify POS może współpracować również z innym wyposażeniem sklepu, np. drukarką potwierdzeń, szufladą kasową czy dodatkowym sprzętem detalicznym. Dostępność konkretnego sprzętu Shopify zależy jednak od kraju, więc przed zakupem zestawu znalezionego na zagranicznej stronie trzeba sprawdzić jego dostępność i zgodność w Polsce.

Co się stanie, gdy zniknie internet?

Shopify POS jest rozwiązaniem chmurowym, więc połączenie z siecią jest istotne dla normalnej synchronizacji.

Aplikacja ma jednak tryb pracy offline.

Bez internetu można w określonych warunkach prowadzić sprzedaż i rejestrować m.in. gotówkę oraz ręczne formy płatności. Po odzyskaniu połączenia dane są synchronizowane.

W Polsce trzeba jednak pamiętać o wspomnianym zewnętrznym terminalu płatniczym. Jego możliwość przyjęcia płatności podczas awarii internetu zależy już od operatora terminala i jego własnych rozwiązań.

Awaria sieci może więc wpływać inaczej na:

Shopify POS,
terminal kartowy,
kasę fiskalną,
zewnętrzny system faktur.

Przy sklepie, który nie może sobie pozwolić na zatrzymanie sprzedaży, dobrze przetestować taki scenariusz jeszcze przed otwarciem punktu.

Integracje z innymi aplikacjami mogą rozszerzyć POS

Shopify POS nie musi działać wyłącznie z funkcjami dostarczonymi bezpośrednio przez Shopify.

Aplikacje Shopify mogą rozszerzać proces sprzedaży o dodatkowe elementy, np. programy lojalnościowe, specjalistyczne raportowanie czy inne funkcje przeznaczone dla konkretnej branży.

Możliwe są również integracje budowane przy wykorzystaniu API.

Przy większej firmie może więc powstać architektura:

Shopify / Shopify POS → ERP → magazyn → księgowość → faktury → KSeF.

Wtedy najważniejsze staje się ustalenie, który system jest nadrzędny dla poszczególnych danych.

Jeżeli zapasy prowadzi ERP, a Shopify jednocześnie pozwala pracownikom swobodnie zmieniać je ręcznie, bardzo łatwo stworzyć konflikt.

Ta sama zasada dotyczy klientów, cen czy dokumentów.

Integracja jest dobra tylko wtedy, gdy wiadomo, w którym systemie dana informacja powstaje i w którą stronę powinna być synchronizowana.

Jak wygląda dobrze skonfigurowana sprzedaż?

Klient przychodzi do sklepu po buty.

Pracownik skanuje kod konkretnego rozmiaru.

Shopify POS pobiera produkt i dodaje go do koszyka.

Klient jest stałym klientem, więc pracownik przypisuje właściwy profil.

Klient płaci kartą na zewnętrznym terminalu.

Po potwierdzeniu transakcji sprzedaż jest oznaczana jako opłacona w POS.

Stan konkretnego rozmiaru zmniejsza się w lokalizacji sklepu.

Zamówienie trafia do wspólnej historii Shopify.

Jeżeli sprzedaż musi zostać zarejestrowana na polskiej kasie fiskalnej, firma realizuje również właściwy proces fiskalizacji.

Jeżeli klient biznesowy potrzebuje faktury, dane trafiają do procesu fakturowania i – tam, gdzie jest to wymagane – do KSeF.

Właściciel może później w jednym środowisku analizować sprzedaż sklepu internetowego i punktów fizycznych.

Właśnie tak należy rozumieć integrację z Shopify POS.

Nie chodzi o podłączenie kolejnej „kasy” do sklepu internetowego. Chodzi o to, żeby produkt, klient, zamówienie i stan magazynowy nie zaczynały od zera tylko dlatego, że klient zamiast kliknąć „Kup” na stronie wszedł do sklepu stacjonarnego.

Największą zaletą Shopify POS jest właśnie wspólna warstwa sprzedaży online i offline. W Polsce trzeba jedynie dodatkowo dobrze zaplanować dwa elementy, których zagraniczne poradniki często nie uwzględniają: obsługę zewnętrznego terminala kartowego oraz polskie wymagania dotyczące fiskalizacji sprzedaży.