Jak działa integracja z InPost?

Przy kilku wysyłkach dziennie różnica może wydawać się niewielka. Przy kilkuset paczkach ręczne kopiowanie nazwisk, adresów, numerów telefonów i punktów odbioru przestaje mieć sens.

Dobra integracja sprawia, że pracownik magazynu często ogranicza się do spakowania zamówienia i wydrukowania gotowej etykiety.

Co dzieje się po wybraniu InPost w sklepie?

Proces zaczyna się jeszcze przed złożeniem zamówienia.

Jeżeli klient wybiera dostawę do automatu Paczkomat, sklep musi wiedzieć, jakie punkty InPost są dostępne. Lista może być prezentowana na mapie lub w wyszukiwarce.

Klient wybiera na przykład:

KAT01M – Katowice, ul. Przykładowa 10

i właśnie identyfikator tego punktu powinien zostać zapisany razem z zamówieniem.

To ważne. Sam adres automatu nie wystarcza. System powinien zapamiętać konkretny punkt InPost, ponieważ ta informacja będzie później potrzebna podczas tworzenia przesyłki.

W przypadku dostawy kurierskiej zamiast punktu odbioru potrzebny jest pełny adres odbiorcy.

Po złożeniu zamówienia sklep może więc posiadać już praktycznie wszystko, co jest potrzebne do nadania:

dane odbiorcy,

telefon,

e-mail,

adres albo wybrany Paczkomat,

metodę dostawy,

numer zamówienia,

oraz informacje o przesyłce.

Te dane nie powinny być później wpisywane po raz drugi.

Sklep komunikuje się z InPost przez API

Własna integracja najczęściej działa w tle przez API.

W przypadku popularnego w Polsce rozwiązania ShipX firma łączy swój sklep, ERP, WMS lub system obsługi zamówień z kontem InPost. Do konfiguracji wykorzystywane są dane dostępowe powiązane z organizacją sprzedawcy.

Od strony użytkownika wygląda to znacznie prościej niż od strony technicznej.

Pracownik otwiera zamówienie i klika:

Utwórz przesyłkę InPost.

System przygotowuje odpowiednie dane i przesyła je do InPost.

Może to być przykładowo informacja:

odbiorca: Jan Kowalski,
telefon: 500 000 000,
e-mail: klient@example.com,
Paczkomat: KAT01M,
rozmiar przesyłki: B,
pobranie: nie.

InPost rejestruje przesyłkę i zwraca do systemu jej dane, w tym numer służący do identyfikacji i śledzenia.

Pracownik nie musi otwierać Managera Paczek i ponownie tworzyć tam tej samej wysyłki.

To właśnie jest najważniejsza część integracji: dane przechodzą z jednego systemu do drugiego automatycznie.

Etykieta może powstać od razu po utworzeniu przesyłki

Po poprawnym zarejestrowaniu paczki system może pobrać gotową etykietę przewozową.

Na magazynie proces może wyglądać więc tak:

pracownik skanuje lub otwiera zamówienie,

kompletuje produkty,

pakuje je,

zatwierdza przesyłkę,

a drukarka od razu drukuje etykietę InPost.

Nie trzeba wpisywać numeru zamówienia do panelu przewoźnika ani pobierać etykiety na komputer i później szukać odpowiedniego pliku.

Przy większej liczbie zamówień można pójść jeszcze dalej.

System może automatycznie tworzyć przesyłkę po zmianie statusu zamówienia na przykład na:

gotowe do wysyłki

i kierować etykietę bezpośrednio do odpowiedniej drukarki.

Wtedy pracownik magazynu praktycznie nie widzi samej integracji. Dostaje po prostu gotowe zadanie i etykietę.

Dane paczki też powinny pochodzić z systemu

Nie każda przesyłka jest taka sama.

Przy dostawie do Paczkomatu znaczenie ma między innymi odpowiedni gabaryt. Przy przesyłce kurierskiej mogą być potrzebne wymiary i masa, zależnie od używanej usługi oraz konfiguracji integracji.

Jeżeli sklep sprzedaje produkty o przewidywalnych wymiarach, część tych informacji można ustawić wcześniej.

Przykładowo zamówienie zawierające jedną niewielką książkę może automatycznie otrzymywać określony typ paczki.

Przy bardziej zróżnicowanym asortymencie decyzję może podjąć magazynier podczas pakowania.

Istotne jest to, aby system nie zgadywał parametrów, których nie zna. Źle dobrany gabaryt albo usługa może później powodować problemy z nadaniem lub rozliczeniem przesyłki.

Integracja nie kończy się po wydrukowaniu etykiety

Numer przesyłki powinien wrócić do zamówienia.

Dzięki temu sklep może automatycznie przekazać klientowi informację o wysyłce bez konieczności kopiowania numeru z etykiety.

Ten sam numer można przesłać również do marketplace'u.

Jeżeli zamówienie pochodzi np. z platformy sprzedażowej, system może po utworzeniu przesyłki zaktualizować dane dostawy także tam. Klient widzi wtedy numer śledzenia w miejscu, w którym dokonał zakupu.

Jeszcze lepiej, gdy integracja obsługuje aktualizację statusów.

Paczka przechodzi przez kolejne etapy:

utworzona,

nadana,

odebrana od nadawcy,

w transporcie,

umieszczona w automacie Paczkomat,

odebrana przez klienta.

System sprzedażowy może otrzymywać informacje o takich zmianach i odpowiednio aktualizować zamówienie.

Nie musi przy tym bez przerwy pytać InPost: „jaki jest status tej paczki?”.

Do tego służą mechanizmy powiadomień, takie jak webhooki. Gdy przy przesyłce pojawia się nowe zdarzenie, informacja może zostać automatycznie przekazana do systemu sprzedawcy.

Dzięki temu status zamówienia może zmienić się na dostarczone praktycznie bez udziału pracownika.

Co z odbiorem paczek przez kuriera?

Integracja może obejmować również ten etap.

W firmie wysyłającej większą liczbę paczek pracownik nie powinien przygotowywać przesyłek w jednym systemie, a następnie przechodzić do drugiego tylko po to, żeby zorganizować ich odbiór.

W zależności od sposobu współpracy z InPost i używanej integracji obsługę podjazdu kuriera można również włączyć do procesu wysyłkowego.

W innych przypadkach paczki mogą być nadawane zgodnie z usługą dostępną dla konkretnego konta.

To, jakie opcje pojawią się w programie, zależy więc nie tylko od samej integracji, ale również od umowy i usług aktywnych na koncie InPost.

Program nie powinien pokazywać użytkownikowi funkcji, z których jego konto w rzeczywistości nie może korzystać.

Pobranie również można przekazać automatycznie

Jeżeli sklep oferuje płatność przy odbiorze, pracownik nie powinien ręcznie wpisywać kwoty pobrania.

Zamówienie już zna należność.

Jeżeli klient ma zapłacić:

349,90 zł

system może przekazać tę kwotę podczas tworzenia odpowiedniego rodzaju przesyłki.

To ważne, ponieważ pomyłka jest tutaj dużo bardziej dotkliwa niż literówka w opisie paczki.

Jeżeli zamiast 349,90 zł zostanie przekazane 34,90 zł, paczka może zostać wydana klientowi po pobraniu niewłaściwej kwoty.

Przy automatyzacji dobrze więc pilnować, aby kwota COD pochodziła bezpośrednio z aktualnej wartości zamówienia, a nie była przepisywana ręcznie.

Zwroty można włączyć do tego samego obiegu

Integracja InPost może obejmować nie tylko wysyłkę do klienta.

W sklepie internetowym istotne są również zwroty.

Dobrze zaprojektowany proces sprawia, że zwrot jest powiązany z pierwotnym zamówieniem. Gdy przesyłka wraca, system wie, którego klienta i których produktów dotyczy.

Dalej można uruchomić kolejne operacje:

przyjęcie zwrotu,

kontrolę produktów,

ponowne przyjęcie towaru na magazyn,

korektę dokumentu sprzedaży,

zwrot płatności.

InPost odpowiada w takim procesie za logistykę, ale prawdziwa oszczędność czasu pojawia się dopiero wtedy, gdy system sklepu łączy przesyłkę zwrotną z pozostałymi elementami zamówienia.

Własne API czy gotowa wtyczka?

Nie każdy sklep musi tworzyć integrację od początku.

Popularne platformy e-commerce oraz systemy do zarządzania sprzedażą posiadają gotowe rozwiązania obsługujące InPost.

Wtedy konfiguracja może sprowadzać się do instalacji modułu, podłączenia konta i ustawienia dostępnych form dostawy.

Własna integracja przez API ma sens przede wszystkim wtedy, gdy firma posiada autorski sklep, ERP, WMS albo nietypowy proces logistyczny.

Daje wtedy dużo większą swobodę.

Można na przykład ustalić:

jeżeli zamówienie waży poniżej określonej wartości i klient wybrał Paczkomat → automatycznie utwórz przesyłkę,

jeżeli paczka przekracza dopuszczalne parametry → zatrzymaj ją do ręcznej obsługi,

jeżeli zamówienie jest pobraniowe → pobierz kwotę bezpośrednio z zamówienia,

jeżeli magazynier zakończył pakowanie → wydrukuj etykietę.

Gotowa wtyczka jest prostsza. Własne API daje większą kontrolę.

W sklepie realizującym kilkadziesiąt standardowych przesyłek dziennie nie zawsze warto budować własne rozwiązanie tylko dlatego, że jest to technicznie możliwe.

Przy dużej sprzedaży trzeba obsłużyć również błędy

Integracja z przewoźnikiem nigdy nie powinna zakładać, że każde zapytanie zakończy się sukcesem.

Może brakować numeru telefonu. Klient może wybrać punkt, który nie jest już dostępny. Dane adresowe mogą być niepełne. Połączenie z API może chwilowo nie działać.

Najgorszy system wyświetla wtedy pracownikowi komunikat:

Error 400

i pozostawia go z problemem.

Dobry system powinien powiedzieć konkretnie, czego brakuje, oraz umożliwić poprawienie danych i ponowienie operacji.

Jeszcze ważniejsza jest ochrona przed przypadkowym tworzeniem duplikatów.

Jeżeli użytkownik kliknie „utwórz przesyłkę”, nie otrzyma odpowiedzi i kliknie ponownie, program nie powinien bez kontroli utworzyć dwóch różnych paczek dla jednego zamówienia.

Przy pojedynczej przesyłce jest to drobna niedogodność. Przy automatycznym generowaniu tysięcy etykiet takie błędy zaczynają kosztować realne pieniądze.

API InPost również się zmienia

To szczególnie istotne dla firm budujących własną integrację.

W Polsce istniejące systemy nadal często korzystają z ShipX. InPost rozwija jednak nowe Global API, które ma ujednolicić integracje działające w różnych krajach. Migracja obejmuje również rozwiązania używane przez polskich sprzedawców.

Nie oznacza to, że każdą działającą integrację ShipX trzeba natychmiast przepisywać.

Oznacza natomiast, że przy tworzeniu nowego rozwiązania nie należy opierać się na kilkuletnim poradniku znalezionym w internecie. Przed wdrożeniem trzeba sprawdzić aktualną dokumentację InPost i ustalić, który interfejs jest obecnie właściwy dla danego konta oraz zakresu usług.

To samo dotyczy autoryzacji, endpointów i obsługiwanych funkcji.

Najlepszej integracji użytkownik prawie nie zauważa

Klient wybiera Paczkomat podczas składania zamówienia.

Zamówienie trafia do magazynu.

Magazynier kompletuje produkty.

System tworzy przesyłkę i pobiera etykietę.

Etykieta zostaje wydrukowana.

Numer przesyłki trafia do zamówienia i do klienta.

Po nadaniu status aktualizuje się automatycznie.

Po odbiorze paczki zamówienie zostaje oznaczone jako dostarczone.

Taki proces może odbyć się bez ręcznego przepisywania danych do Managera Paczek.

I właśnie na tym polega dobrze wykonana integracja z InPost. Nie chodzi o samo dodanie przycisku „Paczkomat” w koszyku. Prawdziwa korzyść pojawia się wtedy, gdy informacja o dostawie przechodzi przez cały proces – od wyboru punktu przez klienta aż do potwierdzenia odebrania przesyłki – bez ponownego ręcznego wprowadzania tych samych danych.