Jak działa integracja FakturBox z Shopify?

Integracja FakturBox z Shopify ma ten proces zautomatyzować. Zamówienie pozostaje w Shopify, natomiast dane potrzebne do wystawienia dokumentu trafiają do FakturBox. Na ich podstawie program może przygotować fakturę, wysłać ją klientowi, a jeśli dany dokument podlega KSeF – również przekazać go do Krajowego Systemu e-Faktur.

W praktyce oznacza to, że właściciel sklepu nie musi wystawiać kolejnej faktury od zera tylko dlatego, że pojawiło się nowe zamówienie.

Co dzieje się po złożeniu zamówienia w Shopify?

Po połączeniu obu systemów FakturBox pobiera zamówienia za pośrednictwem Shopify Admin API. Wraz z zamówieniem dostępne są dane kupującego oraz informacje dotyczące sprzedaży, na podstawie których można utworzyć dokument.

Nie chodzi przy tym o zwykłe skopiowanie wartości zamówienia do PDF. Faktura musi być wystawiona zgodnie z konfiguracją firmy w FakturBox: z odpowiednimi danymi sprzedawcy, numeracją dokumentów, stawkami VAT oraz sposobem liczenia cen.

To szczególnie ważne w sklepach, w których występują rabaty, różne stawki podatku albo sprzedaż w cenach brutto. Jeśli ustawienia podatkowe Shopify i FakturBox nie odpowiadają sobie, kwota na fakturze może różnić się od kwoty widocznej w zamówieniu. Dlatego konfigurację VAT najlepiej sprawdzić na kilku rzeczywistych przykładach przed uruchomieniem automatycznego fakturowania dla całej sprzedaży.

Po poprawnym skonfigurowaniu połączenia dalszy proces może odbywać się bez ręcznego przepisywania danych. FakturBox pobiera zamówienie, tworzy dokument według ustalonych zasad, a następnie może wysłać fakturę klientowi e-mailem.

Jeżeli korzystasz również z magazynu w FakturBox i towary są prawidłowo powiązane, sprzedaż pochodząca z Shopify może być uwzględniana także przy aktualizacji stanów magazynowych.

Jak połączyć Shopify z FakturBox?

Połączenie wykorzystuje Shopify Admin API. FakturBox potrzebuje dostępu pozwalającego odczytywać dane zamówień ze sklepu oraz identyfikować sklep, z którym ma się komunikować.

Sam sposób uzyskania danych dostępowych zależy jednak od tego, w jaki sposób aplikacja została utworzona w Shopify. To istotne, ponieważ Shopify zmienił zasady dotyczące aplikacji niestandardowych.

W starszych aplikacjach tworzonych bezpośrednio w panelu administracyjnym sklepu można było wygenerować token Admin API i wykorzystać go przy konfiguracji integracji. Dla nowych aplikacji niestandardowych Shopify korzysta z Dev Dashboard i innego sposobu uzyskiwania tokenów dostępu. Dlatego poradniki pokazujące wyłącznie opcję „wygeneruj token w panelu Shopify” mogą być nieaktualne dla nowych sklepów lub nowych integracji.

Po uzyskaniu właściwego dostępu w FakturBox trzeba jeszcze określić ustawienia samego fakturowania: dane sprzedawcy, sposób numeracji dokumentów oraz zasady dotyczące VAT. Dopiero wtedy można bezpiecznie uruchomić automatyczne pobieranie zamówień.

Przy pierwszej konfiguracji dobrze przeprowadzić test na kilku różnych przypadkach: zwykłym zamówieniu, zamówieniu z rabatem oraz zakupie dokonanym przez firmę. Dzięki temu od razu widać, czy dane nabywcy, kwoty i podatek są przenoszone zgodnie z oczekiwaniami.

Shopify, faktury dla firm i KSeF

Integracja ma szczególne znaczenie w sprzedaży B2B. Jeżeli klient podczas zakupu podaje dane firmy wymagane do wystawienia faktury, FakturBox może wykorzystać informacje z zamówienia do przygotowania dokumentu, a następnie obsłużyć jego dalszy obieg.

Dla faktur objętych obowiązkowym KSeF dokument może zostać przekazany z FakturBox do Krajowego Systemu e-Faktur. Nie trzeba więc osobno wystawiać dokumentu w programie, a później logować się do kolejnego systemu tylko po to, aby wysłać tę samą fakturę.

Inaczej wygląda sprzedaż konsumencka. Faktury wystawiane osobom prywatnym nie są objęte obowiązkiem KSeF – mogą być przekazywane do systemu dobrowolnie. Sklep prowadzący jednocześnie sprzedaż B2B i B2C powinien więc mieć ustawienia dopasowane do obu typów transakcji, zamiast traktować każde zamówienie Shopify identycznie.

To jeden z powodów, dla których automatyzacja fakturowania powinna opierać się na dobrze ustawionych regułach, a nie tylko na zasadzie „każde zamówienie = taka sama faktura”.

Gdzie najczęściej pojawiają się problemy?

Pierwszym miejscem, które trzeba sprawdzić, gdy FakturBox nie może pobrać zamówień, jest dostęp do Shopify API. Brak odpowiednich uprawnień, błędne dane dostępowe albo zmiana sposobu autoryzacji po stronie Shopify mogą spowodować, że połączenie przestanie działać.

Drugi częsty problem nie dotyczy samej komunikacji pomiędzy programami, lecz podatków. Shopify może przechowywać ceny i naliczać podatki w określony sposób, natomiast FakturBox wystawia dokument według swojej konfiguracji. Jeśli stawki VAT albo ustawienia cen netto i brutto nie są zgodne, różnica pojawi się dopiero na gotowej fakturze.

Przed pełnym uruchomieniem integracji lepiej więc sprawdzić kilka dokumentów ręcznie niż odkryć po kilkudziesięciu zamówieniach, że wszystkie wymagają poprawy.

Co faktycznie daje integracja FakturBox z Shopify?

Największa korzyść pojawia się wtedy, gdy sklep realizuje już tyle zamówień, że ręczne fakturowanie przestaje mieć sens. Dane raz wprowadzone przez klienta podczas składania zamówienia nie muszą być ponownie przepisywane do programu księgowego lub fakturowego.

Shopify odpowiada wtedy za proces sprzedaży i obsługę zamówienia, a FakturBox przejmuje część związaną z dokumentami sprzedaży, KSeF i – w odpowiedniej konfiguracji – również magazynem.

Przy kilku fakturach miesięcznie różnica może być niewielka. Przy kilkudziesięciu lub kilkuset zamówieniach każde ręczne otwieranie zamówienia, kopiowanie danych firmy, przepisywanie pozycji i wysyłanie PDF zaczyna być osobnym procesem. Integracja usuwa właśnie tę powtarzalną pracę.

Najważniejsze jest jednak poprawne skonfigurowanie jej na początku. Automatyzacja działa dobrze wtedy, gdy program otrzymuje prawidłowe dane i wie, według jakich zasad ma z nich utworzyć dokument. Gdy to jest ustawione, faktura staje się konsekwencją zamówienia w Shopify, a nie kolejnym zadaniem do wykonania po sprzedaży.