Jak działa automatyczne wysyłanie not odsetkowych?

Nie sprowadza się to jednak do prostego działania „faktura po terminie = nota”. Dobra automatyzacja musi uwzględniać rodzaj klienta, częściowe wpłaty, zmiany stóp procentowych, indywidualne warunki umowy i przypadki, w których firma nie chce naliczać odsetek.

Najlepszym momentem jest zaksięgowanie spóźnionej płatności

Najprostszy i najbardziej praktyczny mechanizm uruchamia się wtedy, gdy faktura zostaje ostatecznie opłacona po terminie.

Załóżmy, że faktura na 10 000 zł miała termin płatności 10 sierpnia, a pieniądze wpłynęły 25 sierpnia.

Program ma wtedy komplet informacji:

kwotę należności,
termin płatności,
datę otrzymania pieniędzy,
liczbę dni opóźnienia,
rodzaj kontrahenta.

Może więc zamknąć okres naliczania odsetek, obliczyć ich dokładną wysokość i utworzyć notę odsetkową.

Proces może wyglądać bez udziału pracownika:

faktura staje się przeterminowana → klient dokonuje zapłaty → system rozpoznaje spóźnioną płatność → oblicza odsetki → generuje notę → wysyła ją na adres e-mail kontrahenta → zapisuje historię wysyłki.

To bezpieczniejsze niż wystawianie noty kilka dni po terminie, kiedy podstawowa należność nadal nie została uregulowana. W takim przypadku odsetki wciąż narastają i za kilka dni wyliczenie jest już inne.

Nie oznacza to, że noty nie można przygotować wcześniej. Można wyliczyć odsetki należne do określonego dnia i zażądać ich zapłaty. W automatycznym systemie najłatwiej jednak obsługiwać notę po otrzymaniu należności głównej, ponieważ okres opóźnienia jest już zamknięty.

Skąd program wie, ile odsetek naliczyć?

Samo policzenie liczby dni to najprostsza część.

Trudniejsze jest ustalenie właściwego rodzaju odsetek.

Jeżeli obie strony zawarły transakcję w związku z prowadzoną działalnością, najczęściej zastosowanie mają odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych. Wierzyciel może ich żądać bez konieczności wcześniejszego wezwania, jeżeli wykonał swoje świadczenie, a kontrahent nie zapłacił w ustalonym terminie.

Stawka nie jest stała.

W okresie od 1 lipca do 31 grudnia 2026 roku wynosi 13,75% w skali roku w przypadku transakcji, w których dłużnikiem nie jest publiczny podmiot leczniczy. Gdy dłużnikiem jest podmiot publiczny będący podmiotem leczniczym, stawka wynosi 11,75%.

Przy należnościach, do których nie stosuje się ustawy dotyczącej transakcji handlowych, mogą mieć zastosowanie zwykłe odsetki ustawowe za opóźnienie wynikające z Kodeksu cywilnego. Obecnie wynoszą one 9,25% rocznie.

Nie jest więc dobrym rozwiązaniem wpisanie w ustawieniach programu jednej wartości, np. „13,75%”, i wykorzystywanie jej przez kolejne lata.

Stawki się zmieniają.

Co więcej, jeżeli opóźnienie przechodzi przez moment zmiany oprocentowania, system powinien podzielić okres i obliczyć należność według stawek obowiązujących w poszczególnych dniach.

Przy kilkudniowym opóźnieniu różnica może być niewielka. Przy dużej fakturze zalegającej przez kilka miesięcy błędne oprocentowanie zaczyna już mieć znaczenie.

Jak liczy się odsetki?

W najprostszym przypadku wzór wygląda następująco:

kwota zaległości × liczba dni opóźnienia × roczna stopa odsetek / 365

Przykładowo przedsiębiorca miał zapłacić 20 000 zł, ale zrobił to 20 dni po terminie. Jeżeli dla całego tego okresu właściwa jest stawka 13,75%, obliczenie wygląda następująco:

20 000 zł × 20 × 13,75% / 365 = 150,68 zł.

Nota może więc opiewać na 150,68 zł.

W praktyce program powinien wykonywać takie obliczenia sam. Ręczne liczenie szczególnie szybko staje się problemem przy częściowych wpłatach.

Załóżmy, że z faktury na 20 000 zł klient:

10 dni po terminie wpłacił 5 000 zł,
kolejne 5 000 zł zapłacił po następnych 10 dniach,
pozostałe 10 000 zł uregulował jeszcze później.

Nie można wtedy policzyć odsetek od pełnych 20 000 zł aż do dnia ostatniej wpłaty. Po każdej częściowej płatności zmniejsza się kwota, od której naliczane są dalsze odsetki.

Program mający historię rozrachunku może wykonać takie obliczenie automatycznie.

Automatyczna nota nie powinna być wysyłana każdemu

Technicznie można ustawić zasadę, według której nawet jednodniowe opóźnienie o kilka złotych powoduje wystawienie dokumentu.

Biznesowo zwykle nie ma to większego sensu.

Firma może ustawić własne reguły, na przykład:

nie wysyłaj noty, jeśli odsetki są niższe niż 5 zł,
naliczaj odsetki dopiero od określonej liczby dni opóźnienia,
nie wysyłaj not wybranym klientom,
wysyłaj je tylko kontrahentom B2B,
wymagaj zatwierdzenia not przekraczających określoną kwotę.

Pozwala to uniknąć sytuacji, w której wieloletni klient dostaje automatyczne żądanie zapłaty 42 groszy dlatego, że przelew został zaksięgowany dzień później.

Automatyzacja nie musi oznaczać całkowitego pozbycia się decyzji biznesowej. Powinna automatyzować to, co firma wcześniej świadomie ustaliła.

Nota odsetkowa a przypomnienie o płatności

To nie jest ten sam dokument.

Przypomnienie może zostać wysłane jeszcze przed terminem:

„Termin płatności faktury upływa za 3 dni”.

Po terminie może pojawić się monit:

„Faktura jest przeterminowana o 7 dni”.

Nota odsetkowa dotyczy już konkretnego roszczenia o zapłatę odsetek wynikających z opóźnienia.

Dobrze zaprojektowana automatyzacja może połączyć te etapy. Najpierw system próbuje doprowadzić do zapłaty bez eskalowania sprawy, a dopiero później nalicza odsetki.

Przykładowy proces:

3 dni przed terminem – przypomnienie,
3 dni po terminie – pierwszy monit,
10 dni po terminie – drugi monit,
zapłata po terminie – automatyczne obliczenie odsetek,
następnie – wystawienie i wysłanie noty.

Firma sama może zdecydować, które etapy chce stosować.

Co powinna zawierać nota odsetkowa?

Nota odsetkowa nie jest fakturą VAT. Nie ma jednego urzędowego formularza, na którym obowiązkowo trzeba ją wystawić.

Dokument powinien jednak pozwolić dłużnikowi bez problemu ustalić, czego dotyczy żądana kwota.

W praktyce umieszcza się na nim dane wierzyciela i dłużnika, numer noty, datę sporządzenia, numer faktury lub innego dokumentu będącego podstawą należności, kwotę, termin płatności, datę zapłaty albo dzień, do którego naliczono odsetki, liczbę dni opóźnienia, zastosowaną stopę oraz wyliczoną wartość odsetek.

Przy automatycznym generowaniu dane nie powinny być ponownie przepisywane. Program zna przecież fakturę, kontrahenta, termin i rozrachunki.

To właśnie eliminuje większość pomyłek.

Czy do odsetek dolicza się VAT?

Nie.

Odsetki za nieterminową zapłatę mają charakter związany z opóźnieniem dłużnika, a nie są zapłatą za dodatkowy towar lub usługę świadczoną przez wierzyciela. Nie dolicza się więc do nich 23% VAT i nie wystawia faktury VAT na samą kwotę takich odsetek.

To jedna z przyczyn, dla których stosuje się notę odsetkową zamiast kolejnej faktury.

Nota odsetkowa nie jest też fakturą ustrukturyzowaną przesyłaną do KSeF. KSeF służy do obiegu faktur, a nie do przesyłania takich dokumentów rozliczeniowych.

Automatyczna wysyłka noty odbywa się więc najczęściej bezpośrednio z programu, np. w wiadomości e-mail z dokumentem PDF.

Odsetki to nie wszystko – jest jeszcze rekompensata za odzyskiwanie należności

Przy transakcjach handlowych przedsiębiorca może mieć również prawo do ustawowej rekompensaty za koszty odzyskiwania należności.

Jej wysokość zależy od wartości świadczenia pieniężnego:

40 euro – gdy należność nie przekracza 5 000 zł,
70 euro – gdy jest wyższa niż 5 000 zł, ale niższa niż 50 000 zł,
100 euro – gdy wynosi co najmniej 50 000 zł.

Prawo do rekompensaty powstaje bez konieczności wykazywania, że firma rzeczywiście poniosła koszt dokładnie w tej wysokości. Do przeliczenia euro stosuje się odpowiedni średni kurs NBP z ostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym należność stała się wymagalna.

To jednak osobne roszczenie od samych odsetek.

Dlatego system automatyzujący windykację powinien umożliwiać firmie wybór: naliczyć wyłącznie odsetki, odsetki wraz z rekompensatą albo pozostawić decyzję pracownikowi.

Automatyczne doliczanie 40, 70 lub 100 euro do każdej spóźnionej faktury bez żadnych reguł może być zgodne z uprawnieniem przedsiębiorcy, ale nie zawsze będzie rozsądne z punktu widzenia relacji z klientem.

Co w sytuacji, gdy klient w ogóle nie zapłacił?

System nie musi czekać bezczynnie.

Może na bieżąco obliczać wysokość narastających odsetek i pokazywać ją na karcie należności.

Przykładowo przy fakturze widoczne mogą być informacje:

„27 dni po terminie”
„należność główna: 12 000 zł”
„odsetki naliczone na dziś: 122,05 zł”.

Dzięki temu, gdy pracownik wysyła wezwanie do zapłaty, nie musi osobno korzystać z kalkulatora odsetek.

Można również wygenerować notę według stanu na konkretny dzień. Trzeba jednak pamiętać, że jeżeli klient nadal nie płaci, odsetki narastają dalej.

Dlatego przy pełnej automatyzacji wygodnym momentem zamykającym rozliczenie jest właśnie otrzymanie należności głównej.

Co powinien kontrolować system przed wysłaniem dokumentu?

Najbardziej ryzykowny model wygląda tak: program widzi datę po terminie i natychmiast wysyła notę.

Przed wysyłką powinien jeszcze sprawdzić co najmniej status faktury, wszystkie zaksięgowane wpłaty, korekty, ewentualne kompensaty, termin płatności po jego zmianie oraz reguły ustawione dla danego kontrahenta.

Istotna jest też możliwość ręcznego anulowania automatyzacji.

Może się przecież okazać, że klient uzgodnił z handlowcem dodatkowe siedem dni na płatność, ale informacja nie została jeszcze formalnie wprowadzona do programu. Automatyczna nota wysłana w takim momencie zrobi więcej szkody niż pożytku.

Dobre rozwiązanie powinno też zapisywać historię: kiedy dokument powstał, jaka stawka została zastosowana, z jakich wpłat wykonano obliczenie i kiedy wiadomość została wysłana.

Dzięki temu po kilku miesiącach nadal można odtworzyć sposób wyliczenia kwoty.

Największy sens automatyzacja ma przy dużej liczbie faktur

Przy pięciu fakturach miesięcznie można sprawdzać płatności ręcznie.

Przy pięciuset problem wygląda zupełnie inaczej. Część klientów zapłaci przed terminem, część ostatniego dnia, część dwa dni później, a kilkunastu dopiero po monitach. Do tego dochodzą płatności częściowe i korekty.

Ręczne wysyłanie not oznacza wówczas ciągłe sprawdzanie rachunku, liczenie dni i przepisywanie danych.

Pełna automatyzacja działa odwrotnie. Pracownik zajmuje się wyjątkami, a nie każdą fakturą.

Program sam rozpoznaje spóźnioną płatność, wylicza okres opóźnienia, stosuje właściwe oprocentowanie i przygotowuje dokument zgodnie z ustalonymi wcześniej zasadami. Firma może ustawić próg, poniżej którego noty nie są wysyłane, wyłączyć konkretnych kontrahentów albo pozostawić sobie zatwierdzanie większych kwot.

I właśnie w tym tkwi sens automatycznego wysyłania not odsetkowych. Nie chodzi o to, aby karać każdego klienta natychmiast po przekroczeniu terminu. Chodzi o to, żeby firma nie traciła przysługujących jej należności tylko dlatego, że nikt nie miał czasu ich policzyć.