Elektroniczne zatwierdzanie wydatków – jak działa i co zmienia w firmie?

Elektroniczne zatwierdzanie wydatków porządkuje ten proces. Zamiast przesyłać faktury i prośby o akceptację między pracownikami, firma korzysta z systemu, który kieruje dokument do odpowiedniej osoby, zapisuje jej decyzję i przekazuje sprawę dalej. Wszystko odbywa się w jednym miejscu, bez drukowania dokumentów czy zbierania podpisów na papierze.

Takie rozwiązanie może obejmować zarówno faktury od dostawców, jak i wydatki pracowników, delegacje, zakupy wyposażenia czy wnioski o przyznanie budżetu.

Na czym polega elektroniczna akceptacja wydatków?

Podstawą jest ustalenie, kto może zatwierdzać określone koszty i w jakich sytuacjach potrzebna jest zgoda dodatkowej osoby.

W niewielkiej firmie wszystkie wydatki może akceptować właściciel. W większym przedsiębiorstwie zasady zwykle są bardziej rozbudowane. Kierownik działu zatwierdza zakupy mieszczące się w jego budżecie, a faktury przekraczające określoną kwotę trafiają dodatkowo do dyrektora finansowego.

System odzwierciedla te reguły w elektronicznym obiegu dokumentów, nazywanym też workflow.

Pracownik nie musi za każdym razem zastanawiać się, do kogo wysłać dokument. Wprowadza wydatek, a oprogramowanie ustala dalszą ścieżkę na podstawie wcześniej skonfigurowanych zasad.

Zatwierdzenie odbywa się najczęściej przez kliknięcie odpowiedniego przycisku w aplikacji. Osoba odpowiedzialna może zaakceptować koszt, odrzucić go albo zwrócić do uzupełnienia. System zapisuje, kto podjął decyzję i kiedy to nastąpiło.

Nie jest to równoznaczne z podpisaniem dokumentu kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Wewnętrzna akceptacja kosztu służy przede wszystkim potwierdzeniu, że wydatek jest uzasadniony i został zaakceptowany przez uprawnioną osobę.

Jak wygląda zatwierdzanie wydatku krok po kroku?

Wyobraźmy sobie firmę, w której dział marketingu chce kupić roczną licencję na oprogramowanie za 4800 zł.

Pracownik zgłasza zakup w systemie, podając nazwę programu, kwotę, dostawcę oraz uzasadnienie. Może też dołączyć ofertę handlową.

Ponieważ wydatek przekracza ustalony dla pracownika limit, wniosek automatycznie trafia do kierownika marketingu. Kierownik otrzymuje powiadomienie i sprawdza, czy zakup jest potrzebny oraz czy mieści się w budżecie działu.

Po jego akceptacji dokument może trafić do działu finansowego, który sprawdzi dostępność środków i zgodność z wewnętrznymi zasadami zakupów.

Gdy wszystkie wymagane osoby wyrażą zgodę, pracownik otrzymuje informację, że może zrealizować zakup. Po otrzymaniu faktury dokument zostaje powiązany z wcześniej zatwierdzonym wnioskiem.

Cała historia pozostaje w systemie. Nie trzeba szukać wiadomości e-mail z potwierdzeniem zgody ani ustalać, kto wydał pozwolenie na zamówienie.

W zależności od organizacji i używanego oprogramowania proces może zaczynać się przed zakupem albo dopiero po otrzymaniu faktury. To istotna różnica.

Zatwierdzenie planowanego wydatku pozwala kontrolować koszty, zanim powstaną. Akceptacja faktury po zakupie przede wszystkim potwierdza zasadność już zaciągniętego zobowiązania.

Największą kontrolę daje połączenie obu etapów, szczególnie przy zakupach o większej wartości.

Kto zatwierdza wydatki i jak ustala się limity?

System nie decyduje samodzielnie, na co firma powinna wydawać pieniądze. Realizuje zasady określone przez przedsiębiorstwo.

Można na przykład przyjąć następujący podział:

To jedynie przykładowa konfiguracja. Nie istnieją uniwersalne limity zatwierdzania wydatków, które każda prywatna firma musi stosować. Konkretne progi wynikają z jej organizacji, upoważnień oraz zasad gospodarowania pieniędzmi.

Kwota nie musi być jedynym kryterium. Inna ścieżka może obowiązywać dla zakupów sprzętu komputerowego, a inna dla usług marketingowych czy kosztów podróży.

System może też rozpoznawać projekty i centra kosztów. Faktura dotycząca konkretnej inwestycji trafi wtedy do jej kierownika, nawet jeśli formalnie została wystawiona na całą firmę.

Przy projektowaniu takich reguł trzeba uważać na nadmierną liczbę akceptacji. Jeżeli zakup materiałów biurowych za 80 zł wymaga zgody trzech osób, elektroniczny obieg nie rozwiąże problemu biurokracji. Jedynie przeniesie ją do aplikacji.

Co dzieje się z fakturą po zatwierdzeniu?

Po uzyskaniu wymaganych zgód faktura może zostać przekazana do działu księgowości, systemu finansowo-księgowego albo kolejnego etapu kontroli.

W bardziej rozbudowanych rozwiązaniach część informacji jest odczytywana automatycznie. System może pobrać dane wystawcy, numer faktury, kwoty i termin płatności, a następnie przypisać dokument do odpowiedniego kosztu lub projektu.

Jeśli faktura dotyczy wcześniej zaakceptowanego zamówienia, możliwe jest również porównanie jej wartości z ustalonym budżetem. Różnica między zatwierdzoną a faktycznie naliczoną kwotą może spowodować ponowne skierowanie dokumentu do akceptacji.

Samo zatwierdzenie faktury nie oznacza jeszcze jej opłacenia. W większości firm akceptacja merytoryczna, kontrola księgowa i wykonanie przelewu są odrębnymi czynnościami.

Rozdzielenie tych etapów chroni przed sytuacją, w której jedna osoba zamawia produkt, potwierdza jego odbiór, akceptuje fakturę i samodzielnie realizuje płatność bez żadnej dodatkowej kontroli.

Jak elektroniczny obieg współpracuje z KSeF?

Krajowy System e-Faktur służy do wystawiania, przesyłania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Nie zastępuje jednak firmowych zasad zatwierdzania kosztów.

Otrzymanie faktury przez KSeF nie jest równoznaczne z potwierdzeniem, że zakup był uzgodniony albo że dana kwota powinna zostać zapłacona.

Oprogramowanie do elektronicznego obiegu dokumentów może pobierać faktury z KSeF, jeżeli zapewnia odpowiednią integrację. Następnie kieruje je do pracowników odpowiedzialnych za kontrolę i zatwierdzenie.

Dzięki temu firma może korzystać z elektronicznych faktur bez rezygnowania z wewnętrznej kontroli wydatków.

Jakie korzyści daje automatyzacja zatwierdzania kosztów?

Najbardziej odczuwalną zmianą jest łatwiejsze ustalenie, na jakim etapie znajduje się dokument.

Jeżeli faktura od trzech dni czeka na kierownika, można to zobaczyć w systemie. Nie trzeba ustalać, kto otrzymał ostatnią wiadomość ani czy załącznik przypadkiem nie zaginął.

W zależności od możliwości oprogramowania można ustawić przypomnienia, zastępstwa na czas nieobecności pracowników lub automatyczne przekierowanie sprawy do innej uprawnionej osoby.

Druga korzyść dotyczy kontroli budżetu. Gdy wydatki są przypisywane do konkretnych działów i projektów, osoby zarządzające finansami mogą szybciej zauważyć przekroczenia planowanych kwot.

Ma to szczególne znaczenie w firmach, w których kilka zespołów niezależnie zamawia usługi, sprzęt lub materiały. Bez wspólnego rejestru łatwo przeoczyć, że łączna wartość zobowiązań jest znacznie wyższa, niż wynika z faktur już opłaconych.

Elektroniczny obieg ułatwia również późniejsze wyjaśnianie decyzji. Historia akceptacji pozwala sprawdzić, kto zgodził się na zakup i jakie informacje były dostępne w momencie zatwierdzania.

Nie oznacza to jednak, że system całkowicie eliminuje nieuzasadnione wydatki. Jeżeli osoba zatwierdzająca bez sprawdzenia akceptuje każdy dokument, nawet najbardziej rozbudowane oprogramowanie nie zapewni skutecznej kontroli.

Czy wydatki można zatwierdzać przez telefon?

Wiele systemów udostępnia akceptację przez przeglądarkę internetową lub aplikację mobilną. Kierownik może dzięki temu zatwierdzić pilną fakturę poza biurem, bez uruchamiania komputera i logowania do firmowej sieci, o ile konfiguracja dostępu na to pozwala.

Powiadomienie informuje o nowym dokumencie, a po jego otwarciu użytkownik widzi kwotę, dostawcę, opis kosztu i ewentualne załączniki.

Przy prostych zakupach taka forma akceptacji jest wygodna. Przy bardziej złożonych fakturach potrzebny bywa jednak wgląd w umowy, historię zamówień czy wcześniejsze ustalenia z dostawcą.

Zatwierdzanie z telefonu nie powinno więc sprowadzać się do naciskania przycisku bez sprawdzenia dokumentu.

Istotne są również zabezpieczenia: indywidualne konta użytkowników, odpowiednio ustawione uprawnienia oraz uwierzytelnianie wieloskładnikowe, jeśli system je obsługuje. Dostęp do decyzji finansowych nie powinien opierać się na jednym współdzielonym koncie.

Kiedy elektroniczne zatwierdzanie wydatków ma największy sens?

W jednoosobowej firmie, która otrzymuje kilka faktur miesięcznie, rozbudowany system akceptacji może być zbędny. Jeśli wszystkie decyzje podejmuje właściciel, wystarczy uporządkowany sposób gromadzenia dokumentów i kontrolowania płatności.

Sytuacja zmienia się wraz ze wzrostem liczby pracowników i wydatków.

Elektroniczny obieg staje się szczególnie przydatny, gdy koszty są ponoszone przez kilka działów, firma realizuje wiele projektów jednocześnie albo akceptacja wymaga udziału osób pracujących w różnych lokalizacjach.

Jest też pomocny w przedsiębiorstwach, które regularnie otrzymują dużą liczbę faktur od dostawców. Przy kilkuset dokumentach miesięcznie ręczne przekazywanie ich między pracownikami zaczyna zajmować znaczną część czasu działu administracji i księgowości.

Wdrożenie nie musi od razu obejmować całej organizacji. Można zacząć od jednego rodzaju wydatków, na przykład faktur zakupowych, i dopiero później rozszerzyć system o delegacje, zaliczki czy wnioski zakupowe.

Na co zwrócić uwagę przy wyborze systemu?

Przed zakupem oprogramowania dobrze przeanalizować rzeczywisty sposób podejmowania decyzji w firmie. Niektóre systemy oferują wyłącznie prostą akceptację przez przełożonego, inne umożliwiają tworzenie wieloetapowych ścieżek z warunkami zależnymi od kwoty, rodzaju wydatku lub działu.

Trzeba też sprawdzić, czy system pozwala przekazać dokument innej osobie podczas urlopu, obsługuje poprawki i ponowne zatwierdzanie oraz zapisuje pełną historię zmian.

Duże znaczenie mają integracje z oprogramowaniem księgowym i systemem ERP. Bez nich pracownicy mogą być zmuszeni do ponownego przepisywania informacji z zaakceptowanych dokumentów, co ogranicza korzyści z automatyzacji.

Osobną kwestią jest możliwość powiązania faktur z zamówieniami i budżetami. Sam przycisk „Zatwierdź” niewiele pomoże w kontrolowaniu finansów, jeśli osoba podejmująca decyzję nie widzi, ile pieniędzy pozostało do wykorzystania.

Dobrze przeprowadzić test na rzeczywistych, odpowiednio zabezpieczonych dokumentach firmy. W ten sposób można sprawdzić, jak oprogramowanie radzi sobie z fakturą wymagającą korekty, nieobecnością osoby zatwierdzającej czy wydatkiem przekraczającym ustalony limit.

Czy elektroniczne zatwierdzanie wydatków zastąpi pracę księgowości?

Nie. System usprawnia przekazywanie dokumentów i podejmowanie decyzji, ale nie przejmuje całej odpowiedzialności za ich prawidłowe rozliczenie.

Kierownik działu może potwierdzić, że zamówiona usługa została wykonana i koszt jest uzasadniony. Księgowość nadal musi zadbać o poprawne ujęcie dokumentu, właściwe rozliczenie podatków i zgodność z obowiązującymi przepisami.

Te dwie czynności dotyczą różnych kwestii, chociaż często są częścią jednego obiegu faktury.

Dobrze skonfigurowany system pozwala każdej osobie skupić się na zadaniach, za które rzeczywiście odpowiada. Kierownik ocenia zasadność wydatku, dział finansowy kontroluje budżet, a księgowość zajmuje się rozliczeniem.

Właśnie na tym polega największa zaleta elektronicznego zatwierdzania wydatków: dokument trafia do właściwej osoby we właściwym momencie, a firma nie traci kontroli nad tym, kto i na jakiej podstawie zgodził się wydać pieniądze.