Dokument PZ – czym jest i kiedy należy go wystawić?

Nie każda firma musi jednak wystawiać dokument o tej nazwie. Znaczenie ma przyjęty sposób prowadzenia ewidencji oraz dokumentowania dostaw. W przedsiębiorstwie, które korzysta z PZ, dokument powinien odzwierciedlać rzeczywisty odbiór, nawet gdy dane na fakturze lub zamówieniu wyglądają inaczej.

Co oznacza PZ i do czego służy?

PZ to skrót od „przyjęcie zewnętrzne”. Dokument stosuje się przede wszystkim przy przyjmowaniu do magazynu towarów handlowych i materiałów od dostawców. Zawiera informację o tym, co przyjęto, w jakiej ilości, od kogo i do którego magazynu.

Na jego podstawie można zwiększyć stan magazynowy oraz, zależnie od sposobu prowadzenia ewidencji, ująć wartość przyjętego zapasu. PZ pomaga też wyjaśniać rozbieżności. Gdy faktura obejmuje 50 sztuk produktu, a magazyn przyjął 48, porównanie dokumentów pozwala ustalić, skąd wzięła się różnica.

Dokument wystawia firma odbierająca dostawę. W praktyce robi to magazynier albo inna upoważniona osoba. Określenie „zewnętrzne” odnosi się do pochodzenia przyjmowanych towarów — nie oznacza, że PZ sporządza dostawca.

Dostawca może przekazać wraz z towarem własny dokument WZ, czyli wydanie zewnętrzne. WZ opisuje wydanie po jego stronie, a PZ rejestruje przyjęcie po stronie odbiorcy.

Kiedy wystawić dokument PZ?

Jeżeli firma prowadzi przyjęcia magazynowe za pomocą PZ, dokument sporządza się przy przyjęciu dostawy, po sprawdzeniu jej zawartości. Samo złożenie zamówienia, zapłata zaliczki czy otrzymanie faktury nie potwierdzają jeszcze, że towar znalazł się w magazynie.

Najlepiej rejestrować przyjęcie na bieżąco. Odkładanie tej czynności sprawia, że pracownicy widzą w systemie nieaktualne stany: towar stoi już na regale, ale sprzedaż lub produkcja nadal traktuje go jako niedostępny.

Nie ma jednego powszechnego terminu, na przykład siedmiu dni, na wystawienie każdego PZ. Organizację obiegu dokumentów określa firma, z uwzględnieniem obowiązujących ją zasad ewidencji i rachunkowości. Data przyjęcia powinna odpowiadać rzeczywistemu zdarzeniu. Jeśli dokument sporządzono później, nie należy zacierać różnicy między datą operacji a datą wystawienia.

Z przyjęciem towaru nie trzeba czekać na fakturę. Dostawę można zarejestrować na podstawie jej sprawdzenia oraz dostępnych dokumentów, a po otrzymaniu faktury powiązać ją z przyjęciem i uzgodnić dane.

Działa to również w drugą stronę. Faktura otrzymana przed dostawą nie powinna powodować wykazania towaru jako fizycznie przyjętego. W programie, który automatycznie tworzy dokumenty magazynowe, trzeba dopilnować, żeby automatyzacja odpowiadała rzeczywistemu przebiegowi dostawy.

Czy PZ jest obowiązkowy?

Nie istnieje powszechny obowiązek stosowania przez każdego przedsiębiorcę formularza o nazwie „PZ”. Obowiązek rzetelnego dokumentowania operacji nie oznacza, że wszystkie firmy muszą używać identycznych dokumentów magazynowych.

Jeśli jednak przedsiębiorstwo przyjęło PZ jako podstawę rejestrowania dostaw, pracownicy powinni stosować tę procedurę konsekwentnie. Pomijanie części przyjęć utrudnia kontrolę zapasów i uzgadnianie ich z dokumentacją zakupu.

W jednostkach prowadzących księgi rachunkowe znaczenie mają również zasady rachunkowości i wymagania dotyczące dowodów księgowych. PZ wykorzystywany jako taki dowód musi spełniać odpowiednie wymogi. Sama nazwa dokumentu nie przesądza o jego poprawności ani zastosowaniu.

Jakie dane umieścić na PZ?

Dokument powinien umożliwiać odtworzenie przyjęcia bez szukania podstawowych informacji w wiadomościach pracowników. W typowym PZ znajdują się:

To praktyczny zakres informacji, a nie jeden ustawowy wzór obowiązujący wszystkie firmy. Dodatkowe wymagania zależą od funkcji dokumentu i stosowanej ewidencji.

Przydatne są odwołania do numeru zamówienia, WZ dostawcy lub faktury, jeśli jest już dostępna. W przypadku produktów wymagających dokładniejszej identyfikacji można zapisywać numery partii, numery seryjne i terminy ważności.

Duże znaczenie ma jednostka miary. Dziesięć kartonów nie oznacza dziesięciu sztuk. Jeśli zamówienie operuje opakowaniami zbiorczymi, a magazyn ewidencjonuje pojedyncze produkty, przelicznik trzeba sprawdzić przed zatwierdzeniem przyjęcia.

PZ może funkcjonować w obiegu elektronicznym. Należy wówczas zadbać o możliwość ustalenia, kto zatwierdził przyjęcie, oraz o dostępność i wiarygodność zapisów. Wymagania dotyczące podpisów i zatwierdzania trzeba rozpatrywać w kontekście funkcji dokumentu, a nie wyłącznie wyglądu papierowego formularza.

PZ a faktura — dwa dokumenty dotyczące różnych zdarzeń

Faktura dokumentuje transakcję, natomiast PZ potwierdza przyjęcie do magazynu. Oba dokumenty często dotyczą tych samych produktów, ale mogą powstać w różnych terminach i obejmować różne zakresy dostawy.

Załóżmy, że firma zamówiła 100 opakowań materiału. Dostawca przywiózł najpierw 60, a pozostałe 40 dostarczy tydzień później. Przy osobnym rejestrowaniu dostaw pierwsze PZ obejmuje 60 opakowań, a kolejne — 40. Nie należy wpisywać całego zamówienia na pierwszym przyjęciu tylko dlatego, że dostawca wystawił już fakturę na całość.

Jedna faktura może więc wymagać powiązania z kilkoma przyjęciami. Z kolei kilka dostaw może zostać rozliczonych wspólną fakturą. Sposób ich łączenia zależy od organizacji pracy i możliwości używanego programu.

Szczególnie łatwo o błąd, gdy towar przyjęto wcześniej na PZ, a wprowadzenie faktury automatycznie tworzy następne przyjęcie. Stan magazynowy zostaje wtedy zwiększony drugi raz. Przed zatwierdzeniem dokumentów trzeba sprawdzić ich powiązania.

Co zrobić, gdy dostawa się nie zgadza?

Do PZ należy wpisywać ilości faktycznie przyjęte. Jeśli zamówiono 30 sztuk, a dostarczono 28, dokument nie powinien wykazywać brakujących dwóch. Rozbieżność trzeba odnotować i wyjaśnić z dostawcą.

Uszkodzenia wymagają dodatkowego rozróżnienia. Towar odrzucony przy odbiorze nie powinien trafić do ewidencji jako zwykły, dostępny zapas. Jeżeli firma przyjmuje uszkodzone sztuki do wyjaśnienia reklamacji, powinna oznaczyć je lub umieścić w wydzielonym miejscu, tak aby nie zostały przypadkowo sprzedane albo zużyte.

Nie każde zwiększenie stanu magazynowego należy też dokumentować zwykłym PZ. Przesunięcie między własnymi magazynami zazwyczaj obsługuje dokument MM, a przyjęcie z produkcji — PW. Zwrot od klienta powinien być powiązany z wcześniejszym wydaniem i zarejestrowany zgodnie z procedurą zwrotów stosowaną w firmie.

Przed zatwierdzeniem przyjęcia wystarczy zatrzymać się przy kilku konkretach: właściwy magazyn, właściwy produkt, poprawna jednostka miary i rzeczywista ilość. Błąd w tych danych przechodzi później do sprzedaży, kompletacji i rozliczeń. Dobrze sporządzony PZ pozwala pracować na stanie, który odpowiada temu, co rzeczywiście przyjęto do magazynu.