Czy warto wdrożyć elektroniczne podpisy dla dostawców?

Przy kilku umowach w roku da się z tym żyć. Przy kilkudziesięciu dostawcach zaczyna się robić niepotrzebnie skomplikowanie.

Elektroniczny obieg podpisów pozwala skrócić ten proces do kilku minut. Dokument trafia do konkretnej osoby, podpisujący potwierdza swoją tożsamość, system zapisuje przebieg procesu, a po zakończeniu obie strony otrzymują tę samą wersję dokumentu.

Nie oznacza to jednak, że każda firma powinna od razu kupować kwalifikowane podpisy wszystkim dostawcom.

Nie każdy elektroniczny podpis oznacza to samo

Pod pojęciem e-podpisu mogą kryć się bardzo różne rozwiązania.

Najprostszy wariant to wpisanie imienia i nazwiska pod dokumentem, zaakceptowanie treści przyciskiem albo złożenie podpisu w systemie, który zapisuje adres e-mail, czas operacji i inne dane pozwalające powiązać czynność z konkretną osobą.

Wyżej znajduje się zaawansowany podpis elektroniczny. Jest silniej powiązany z podpisującym, umożliwia jego identyfikację i pozwala wykryć późniejsze zmiany w podpisanym dokumencie.

Najbardziej formalnym rozwiązaniem jest kwalifikowany podpis elektroniczny. Zgodnie z przepisami eIDAS ma taki sam skutek prawny jak podpis własnoręczny. W Polsce podpisanie dokumentu kwalifikowanym podpisem pozwala również zachować elektroniczną formę czynności prawnej, która jest równoważna formie pisemnej.

To rozróżnienie ma praktyczne znaczenie.

Jeżeli firma chce tylko potwierdzić zamówienie, zaakceptować warunki współpracy albo udokumentować uzgodnienia, często nie potrzebuje kwalifikowanego podpisu. Forma dokumentowa może być wystarczająca, o ile można ustalić osobę składającą oświadczenie.

Inaczej, gdy ustawa albo sama umowa wymaga zachowania formy pisemnej. Wtedy zwykłe kliknięcie „akceptuję” czy wklejenie obrazu podpisu do PDF-u nie jest odpowiednikiem własnoręcznego podpisu. Jeśli dokument ma zostać zawarty całkowicie elektronicznie z zachowaniem tej formy, właściwym rozwiązaniem jest podpis kwalifikowany.

Są też czynności wymagające jeszcze szczególniejszej formy, na przykład aktu notarialnego. Sam podpis kwalifikowany takiego wymogu oczywiście nie zastąpi.

Gdzie e-podpis najbardziej pomaga przy dostawcach?

Największa oszczędność nie pojawia się przy pojedynczym podpisie, tylko przy całym procesie zakupowym.

Nowy dostawca przeszedł weryfikację, zaakceptowano warunki handlowe i trzeba podpisać umowę. Dokument może automatycznie trafić najpierw do osoby odpowiedzialnej za zakupy, następnie do członka zarządu, a później do dostawcy. Po podpisaniu gotowa wersja zostaje zapisana w dokumentacji kontrahenta.

Podobnie można obsługiwać aneksy, umowy o poufności, uzgodnienia cenowe, protokoły odbioru czy oświadczenia składane przez dostawców.

Przewaga nad wymianą skanów jest dość prozaiczna: wiadomo, kto ma teraz dokument.

Przy tradycyjnym obiegu po tygodniu często zaczyna się szukanie: czy umowę podpisał już dostawca, czy dokument leży jeszcze u dyrektora, czy ktoś wysłał właściwą wersję i gdzie znajduje się ostatni PDF.

System podpisów może prowadzić historię operacji i przypominać osobie, która jeszcze nie wykonała swojej części. Przy większej liczbie kontraktów właśnie to potrafi dać większą oszczędność niż samo zrezygnowanie z drukowania.

Nie warto podpisywać elektronicznie wszystkiego

Łatwo przesadzić w drugą stronę.

Jeżeli pracownik składa u stałego dostawcy zwykłe zamówienie na materiały biurowe, uruchamianie za każdym razem formalnego procesu podpisu prawdopodobnie tylko wydłuży pracę.

Podobnie z fakturami.

Faktura nie wymaga podpisu dostawcy ani nabywcy. Wdrażanie e-podpisu tylko po to, aby elektronicznie podpisywać każdą otrzymaną fakturę, zwykle nie daje żadnej wartości. Szczególnie obecnie, gdy coraz większa część faktur B2B przechodzi przez KSeF.

Podpis elektroniczny lepiej wykorzystać tam, gdzie rzeczywiście trzeba udokumentować oświadczenie konkretnej osoby: zawarcie umowy, zmianę warunków współpracy, akceptację zobowiązań albo odbiór istotnego etapu prac.

Dzięki temu proces pozostaje prosty. Dokumenty o niewielkim znaczeniu przechodzą zwykłą ścieżką, a formalny podpis pojawia się tam, gdzie może mieć znaczenie dowodowe lub gdzie wymaga go umowa.

Trzeba sprawdzić nie tylko podpis, ale też osobę podpisującą

Elektroniczny podpis nie rozwiązuje automatycznie problemu reprezentacji firmy.

Dostawca może prawidłowo podpisać dokument kwalifikowanym podpisem, ale nadal pozostaje pytanie, czy był uprawniony do zawarcia konkretnej umowy.

Przed podpisaniem dużego kontraktu warto więc sprawdzić sposób reprezentacji kontrahenta albo otrzymane pełnomocnictwo. Technologia potwierdza przede wszystkim, kto wykonał operację. Nie nadaje tej osobie automatycznie prawa do reprezentowania spółki.

Przy wdrożeniu dobrze również ustalić, kto po stronie własnej firmy może wysyłać dokumenty do podpisu, kto zatwierdza ich treść i gdzie trafia końcowa wersja.

Bez tego można jedynie zastąpić bałagan papierowy bałaganem elektronicznym.

Czy dostawca musi kupić własny podpis kwalifikowany?

Nie zawsze.

Wiele systemów do elektronicznego podpisywania dokumentów pozwala przeprowadzić prostszy proces zdalnie, na przykład poprzez link wysłany e-mailem i dodatkową weryfikację użytkownika. Przy dokumentach, dla których nie jest wymagana forma pisemna lub równoważna jej forma elektroniczna, może być to wystarczające.

Jeżeli jednak przedsiębiorstwo zdecydowało, że dany rodzaj umowy ma być zawierany w formie pisemnej, a cały proces ma pozostać cyfrowy, strony powinny użyć kwalifikowanych podpisów elektronicznych.

Nie musi to oznaczać karty z czytnikiem przy każdym komputerze. Na rynku działają również kwalifikowane podpisy zdalne, gdzie operację zatwierdza się przykładowo za pomocą telefonu. Liczy się nie forma urządzenia, lecz to, czy rozwiązanie rzeczywiście jest kwalifikowanym podpisem zgodnym z eIDAS.

Przy współpracy z dostawcami z innych państw Unii Europejskiej ma to dodatkową zaletę. Kwalifikowany podpis oparty na kwalifikowanym certyfikacie wydanym w jednym państwie UE jest uznawany również w pozostałych państwach członkowskich.

Kiedy wdrożenie rzeczywiście się opłaca?

Jeżeli firma ma pięciu stałych dostawców i podpisuje dwie nowe umowy rocznie, osobny system może niewiele zmienić.

Sytuacja wygląda inaczej, gdy przedsiębiorstwo regularnie zawiera umowy z podwykonawcami, zmienia cenniki, podpisuje aneksy, zbiera oświadczenia albo współpracuje z dostawcami z różnych miast i krajów.

Wtedy warto patrzeć nie tylko na koszt samego podpisu, ale na czas całego obiegu dokumentu.

Umowa oczekująca przez tydzień na podpis może blokować zamówienie, rozpoczęcie usługi albo płatność. Jeżeli po elektronicznym wdrożeniu ten sam proces trwa kilkanaście minut, korzyść łatwo zauważyć nawet bez skomplikowanych wyliczeń.

Najlepiej zacząć od jednej grupy dokumentów, na przykład umów z nowymi dostawcami. Po kilku tygodniach będzie widać, czy skrócił się czas podpisania, ile dokumentów nadal wymaga ręcznego pilnowania i czy dostawcy nie mają problemów z obsługą systemu.

Elektroniczny podpis ma sens wtedy, gdy upraszcza współpracę. Nie powinien być kolejnym obowiązkowym krokiem dodanym do każdego dokumentu tylko dlatego, że firma chce się „cyfryzować”.