Czy można wystawić fakturę z rabatem procentowym i kwotowym?
Tak. Na jednej fakturze można zastosować zarówno rabat procentowy, jak i kwotowy, również jednocześnie. Przepisy VAT nie narzucają sprzedawcy jednego sposobu określania obniżki ceny. Rabat może więc wynosić np. 10%, 100 zł albo składać się z dwóch części: najpierw 10% od ceny, a następnie dodatkowych 100 zł. Trzeba tylko prawidłowo policzyć końcową wartość sprzedaży i podatek VAT.
W praktyce większym problemem od samego wystawienia faktury jest ustalenie, od jakiej kwoty liczony jest każdy z rabatów. Przy dwóch obniżkach kolejność może zmienić końcową cenę.
Rabat procentowy i kwotowy na jednej fakturze
Ustawa o VAT wymaga, aby faktura zawierała kwoty opustów i obniżek cen, jeżeli nie zostały już uwzględnione w cenie jednostkowej netto. Nie ma natomiast przepisu, który zabraniałby połączenia kilku sposobów obniżania ceny. Sam rabat jest po prostu zmniejszeniem wynagrodzenia należnego sprzedawcy.
Załóżmy, że wartość sprzedaży przed rabatem wynosi 1000 zł netto. Sprzedawca przyznaje klientowi rabat 10%, a następnie dodatkowe 50 zł.
Po rabacie procentowym cena spada do 900 zł. Po odjęciu kolejnych 50 zł wartość netto wynosi 850 zł. Jeżeli sprzedaż jest objęta stawką 23% VAT, podatek wyniesie 195,50 zł, a klient zapłaci 1045,50 zł brutto.
Na fakturze można więc pokazać cenę wyjściową, rabat 10%, dodatkowy rabat 50 zł i wartość po uwzględnieniu obu obniżek. Możliwe jest również takie skonfigurowanie cennika, aby rabat został już zawarty w cenie jednostkowej. Wtedy jego osobne wykazywanie nie jest wymagane.
Kolejność naliczania rabatów ma znaczenie
Przy rabacie procentowym i kwotowym dobrze wcześniej ustalić, jak mają być liczone. Nie zawsze wynik będzie taki sam.
Dla sprzedaży o wartości 1000 zł netto rabat 10%, a później 50 zł daje cenę 850 zł. Gdy jednak najpierw od ceny odejmiemy 50 zł, otrzymamy 950 zł, a następnie obniżymy tę kwotę o 10%, do zapłaty pozostanie 855 zł netto.
Różnica wynosi tylko 5 zł, ale przy większych zamówieniach lub wyższych rabatach może być znacznie większa.
Dlatego zapis „rabat 10% + 50 zł” nie zawsze wystarcza. Jeżeli zasady promocji, umowa albo indywidualne ustalenia z klientem przewidują kilka obniżek, powinno być wiadomo, czy drugi rabat liczony jest od ceny początkowej, czy od kwoty pomniejszonej już o pierwszy rabat.
Ma to znaczenie również wtedy, gdy system fakturowy automatycznie nalicza zniżki. Dwa programy mogą dać inny wynik, jeśli jeden najpierw odejmuje kwotę, a drugi zaczyna od rabatu procentowego.
Co z VAT-em przy rabacie?
Jeżeli rabat jest znany już w momencie sprzedaży, VAT liczy się od ceny po uwzględnieniu obniżki. Podstawa opodatkowania nie obejmuje opustów i obniżek ceny uwzględnionych w momencie sprzedaży.
Przy fakturze zawierającej towary lub usługi opodatkowane różnymi stawkami trzeba zwrócić uwagę, których pozycji dotyczy rabat. Nie można obniżyć wartości całej transakcji, a jednocześnie pozostawić podstaw opodatkowania poszczególnymi stawkami VAT w niezmienionej wysokości. Końcowe wartości netto i VAT muszą odpowiadać cenie, którą klient rzeczywiście ma zapłacić.
Najprostsza sytuacja występuje wtedy, gdy rabat dotyczy jednej konkretnej pozycji. Jeśli natomiast sprzedawca przyznaje np. 200 zł rabatu na całe zamówienie obejmujące kilka różnych produktów, sposób rozliczenia obniżki powinien pozwolić prawidłowo ustalić wartość sprzedaży dla każdej zastosowanej stawki VAT.
Rabat na fakturze w KSeF
KSeF również pozwala dokumentować sprzedaż z rabatami. W obowiązującej strukturze FA(3) nie wprowadzono osobnego pola przeznaczonego wyłącznie na rabat procentowy. Ministerstwo Finansów wyjaśnia jednak wprost, że rabat procentowy dotyczący całej faktury może zostać wykazany jako osobna pozycja.
Nie oznacza to, że na e-Fakturze nie można pokazać informacji typu „rabat 15%”. Chodzi o sposób zapisania danych w strukturze KSeF. Ostatecznie dokument musi zawierać prawidłowe wartości kwotowe pozwalające ustalić podstawę opodatkowania, VAT i należność do zapłaty.
W praktyce użytkownik programu do faktur nie powinien zajmować się strukturą XML. Wybiera rodzaj rabatu, a system powinien odpowiednio przeliczyć pozycje i przygotować dane do wysłania do KSeF.
Co jeśli rabat został przyznany dopiero po wystawieniu faktury?
Tu sytuacja wygląda inaczej. Jeżeli w chwili wystawiania faktury cena wynosiła 5000 zł i dopiero później sprzedawca zgodził się obniżyć ją o 500 zł, nie powinien zmieniać wystawionej wcześniej faktury. Powstaje nowe zdarzenie mające wpływ na wartość transakcji.
Trzeba wystawić fakturę korygującą. Dotyczy to zarówno późniejszego rabatu kwotowego, jak i procentowego. Ustawa o VAT wskazuje udzielenie rabatu po wystawieniu faktury jako jedną z sytuacji powodujących obowiązek wystawienia korekty.
Różnica jest więc prosta. Jeżeli rabat został ustalony przed wystawieniem faktury, można od razu uwzględnić go na dokumencie. Jeśli sprzedawca przyznał go później, zmniejszenie ceny dokumentuje fakturą korygującą.
Nie ma przy tym znaczenia, czy sprzedawca daje klientowi 5%, 200 zł czy łączy oba rozwiązania. Najważniejsze jest to, aby po zastosowaniu rabatów faktura pokazywała rzeczywistą cenę transakcji, prawidłową podstawę opodatkowania, VAT oraz końcową kwotę należną od klienta.