Czy można wystawić fakturę z datą wsteczną?

Co oznacza faktura z datą wsteczną?

Określenie „faktura z datą wsteczną” jest używane w kilku różnych sytuacjach. I właśnie stąd bierze się większość nieporozumień.

Przedsiębiorca może mieć na myśli:

Pierwsze sytuacje mogą być całkowicie prawidłowe. Ostatnia jest czymś zupełnie innym.

Dlatego najważniejsza zasada brzmi: wcześniejsza data sprzedaży nie jest tym samym co wsteczna data wystawienia faktury.

Data wystawienia a data sprzedaży – jaka jest różnica?

Faktura może zawierać kilka dat, które opisują różne zdarzenia gospodarcze.

Data wystawienia informuje, kiedy dokument został wystawiony.

Data sprzedaży – w zależności od rodzaju transakcji – może wskazywać dzień dokonania lub zakończenia dostawy towaru albo wykonania usługi. Jeżeli jest określona i różni się od daty wystawienia, faktura powinna ją zawierać.

Przykład:

Usługa została wykonana 6 sierpnia, natomiast fakturę przedsiębiorca wystawia 10 sierpnia.

Na dokumencie mogą więc znaleźć się:

Nie ma tutaj sprzeczności. Dokument został wystawiony 10 sierpnia i dokumentuje usługę wykonaną cztery dni wcześniej.

Do kiedy można wystawić fakturę za wcześniejszą sprzedaż?

Podstawową zasadę określa art. 106i ust. 1 ustawy o VAT. Co do zasady fakturę należy wystawić nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę.

Oznacza to, że faktura nie musi powstać dokładnie w dniu sprzedaży.

Jeżeli przedsiębiorca wykonał usługę 20 sierpnia, może – przy zastosowaniu ogólnej zasady – wystawić fakturę np.:

Na fakturze nadal może znajdować się data wykonania usługi: 20 sierpnia.

KSeF nie zmienia podstawowych ustawowych terminów wystawiania faktur. Ministerstwo Finansów również wskazuje, że co do zasady fakturę wystawia się do 15. dnia kolejnego miesiąca po miesiącu dostawy lub wykonania usługi.

Przykład: faktura wystawiona w kolejnym miesiącu

Załóżmy, że firma wykonała usługę 28 lipca.

Przedsiębiorca przygotowuje fakturę 8 sierpnia.

Dokument może zawierać:

datę wystawienia: 8 sierpnia
datę wykonania usługi: 28 lipca

Taka różnica między datami sama w sobie nie oznacza błędu. Faktura dokumentuje rzeczywiste zdarzenie z lipca, ale została wystawiona w sierpniu.

Właśnie dlatego nie należy sztucznie zmieniać daty wystawienia na 28 lipca tylko po to, aby obie daty były takie same.

Czy można dzisiaj wystawić fakturę z datą wystawienia sprzed kilku dni?

Tu trzeba rozróżnić dwie czynności.

Jeżeli fakturę faktycznie tworzysz dzisiaj za sprzedaż sprzed kilku dni, prawidłowym rozwiązaniem jest co do zasady wskazanie rzeczywistej daty wystawienia oraz właściwej, wcześniejszej daty sprzedaży lub wykonania usługi.

Przykładowo:

sprzedaż miała miejsce 4 sierpnia, a przedsiębiorca przypomniał sobie o fakturze 12 sierpnia.

Nie ma potrzeby tworzenia dokumentu tak, jak gdyby został wystawiony 4 sierpnia. Faktura może wskazywać:

W ten sposób dokument odzwierciedla rzeczywisty przebieg zdarzeń.

Co zrobić, jeśli termin na wystawienie faktury już minął?

To jedna z najważniejszych sytuacji w praktyce.

Załóżmy, że usługa została wykonana 10 czerwca. Przyjmijmy, że zastosowanie ma ogólny termin wystawienia faktury, czyli do 15 lipca. Przedsiębiorca odkrywa jednak brak dokumentu dopiero 5 sierpnia.

Nie powinien rezygnować z wystawienia faktury tylko dlatego, że termin minął.

Należy wystawić brakujący dokument, zachowując rzeczywiste informacje dotyczące transakcji i wystawienia.

Przykładowo:

data wykonania usługi: 10 czerwca
data wystawienia: 5 sierpnia

Faktura będzie wówczas wystawiona po terminie. Nie należy jednak „naprawiać” spóźnienia poprzez wpisanie fikcyjnej wcześniejszej daty wystawienia.

Czy faktura wystawiona po terminie jest nieważna?

Samo przekroczenie terminu wystawienia nie powoduje automatycznie, że dokument przestaje istnieć albo nie należy go wystawiać.

Jeżeli przedsiębiorca stwierdzi, że nie wystawił wymaganej faktury, powinien uzupełnić dokumentację.

Trzeba natomiast pamiętać, że data wystawienia faktury nie zawsze decyduje o momencie powstania obowiązku podatkowego. Zależnie od rodzaju transakcji znaczenie mogą mieć m.in. moment dostawy, wykonania usługi, otrzymania zapłaty lub szczególne regulacje dotyczące określonych czynności.

Dlatego przy fakturach wystawianych ze znacznym opóźnieniem warto sprawdzić również prawidłowość rozliczenia VAT i podatku dochodowego.

Czy można cofnąć datę sprzedaży?

Można wskazać wcześniejszą datę sprzedaży, jeżeli jest to rzeczywista data zdarzenia gospodarczego.

Jeżeli faktura powstaje 12 sierpnia, ale towar został faktycznie dostarczony 7 sierpnia, wskazanie 7 sierpnia jako właściwej daty transakcji nie jest sztucznym „cofaniem” faktury.

To po prostu prawidłowe udokumentowanie zdarzenia.

Nie należy natomiast wpisywać wcześniejszej daty tylko po to, aby zmienić okres rozliczeniowy albo stworzyć wrażenie, że transakcja miała miejsce wcześniej niż w rzeczywistości.

Faktura z poprzedniego miesiąca – czy jest możliwa?

Tak.

Sama zmiana miesiąca nie oznacza, że nie można już wystawić faktury dotyczącej wcześniejszej sprzedaży.

Przykład:

towar został dostarczony 31 sierpnia, a faktura zostaje wystawiona 4 września.

Przy zastosowaniu podstawowej zasady terminowej jest to normalna sytuacja. Data wystawienia przypada na wrzesień, natomiast data sprzedaży na sierpień.

W praktyce warto więc patrzeć nie na to, czy zmienił się miesiąc, ale jaki termin wystawienia faktury wynika z przepisów dla konkretnego rodzaju transakcji.

Czy zawsze obowiązuje termin do 15. dnia następnego miesiąca?

Nie. Termin do 15. dnia kolejnego miesiąca jest zasadą ogólną, od której istnieją wyjątki.

Art. 106i ustawy o VAT przewiduje szczególne terminy dla określonych rodzajów czynności. W niektórych przypadkach fakturę wystawia się np. do 30., 60. albo 90. dnia od określonego zdarzenia.

Dlatego przy nietypowych transakcjach nie należy automatycznie stosować zasady „do 15. dnia następnego miesiąca”.

Znaczenie może mieć m.in. rodzaj świadczonej usługi, sposób rozliczenia oraz przepisy szczególne dotyczące danej czynności.

Co z fakturą zaliczkową?

Osobne zasady dotyczą sytuacji, w której przedsiębiorca otrzymuje zapłatę przed wykonaniem dostawy lub usługi i powstaje obowiązek jej udokumentowania fakturą.

Co do zasady fakturę dotyczącą takiej zapłaty wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano całość lub część zapłaty.

Nie należy więc utożsamiać wszystkich przypadków faktur wystawianych „za wcześniejsze zdarzenie”. Przy zaliczce punktem odniesienia może być data otrzymania zapłaty.

Faktura z datą wsteczną a KSeF

KSeF powoduje, że kwestia dat nabiera jeszcze większego znaczenia.

W trybie online faktura jest przesyłana do KSeF w czasie rzeczywistym, a data wskazana w polu P_1 powinna odpowiadać dacie przesłania faktury do systemu. Ministerstwo Finansów przewiduje również szczególne tryby offline, m.in. offline24, niedostępność KSeF i tryb awaryjny, dla których obowiązują odpowiednie zasady oraz terminy późniejszego przesłania dokumentu.

Nie oznacza to jednak, że wcześniejsza sprzedaż musi otrzymać dzisiejszą datę sprzedaży.

Nadal trzeba rozróżniać:

datę wystawienia dokumentu
od
daty dokonania dostawy lub wykonania usługi.

KSeF nie znosi również ustawowych terminów wystawiania faktur.

Najczęstszy błąd: mylenie daty wystawienia z datą sprzedaży

W praktyce właśnie to prowadzi do największej liczby nieporozumień.

Przedsiębiorca wykonał usługę tydzień temu i mówi: „muszę wystawić fakturę z datą wsteczną”.

Najczęściej wcale nie potrzebuje wstecznej daty wystawienia.

Potrzebuje faktury wystawionej dzisiaj, która zawiera rzeczywistą datę wykonania usługi sprzed tygodnia.

To istotna różnica, ponieważ obie daty opisują dwa różne zdarzenia.

Czy można zmienić datę już wystawionej faktury?

Jeżeli dokument został już wystawiony i zawiera błąd, nie powinno się po prostu zmieniać jego danych tak, jak gdyby pierwotna wersja nigdy nie istniała.

Sposób poprawienia błędu zależy od rodzaju nieprawidłowości oraz statusu dokumentu. Szczególne znaczenie ma to w przypadku faktur, które zostały już przekazane kontrahentowi, zaksięgowane albo przesłane do KSeF.

W takiej sytuacji należy zastosować właściwy sposób korekty dokumentu zamiast tworzyć niespójną historię jego zmian.

Jak prawidłowo wystawić fakturę za wcześniejszą sprzedaż?

W typowej sytuacji warto postępować według kilku prostych zasad:

Takie podejście pozwala zachować zgodność między fakturą a rzeczywistym przebiegiem transakcji.

Przykłady – jaka data powinna znaleźć się na fakturze?

Tabela dobrze pokazuje podstawową zasadę: data sprzedaży może być wcześniejsza od daty wystawienia faktury.

FAQ – faktura z datą wsteczną

Czy można wystawić dzisiaj fakturę za usługę wykonaną tydzień temu?

Tak. W typowej sytuacji faktura może zostać wystawiona dzisiaj i zawierać wcześniejszą, rzeczywistą datę wykonania usługi, pod warunkiem zachowania właściwych terminów wynikających z przepisów.

Czy można wystawić fakturę w sierpniu za sprzedaż z lipca?

Tak. Co do zasady fakturę wystawia się najpóźniej do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu sprzedaży. Trzeba jednak sprawdzić, czy dla danej transakcji nie obowiązuje termin szczególny.

Czy data sprzedaży musi być taka sama jak data wystawienia?

Nie. Faktura może zostać wystawiona później niż nastąpiła sprzedaż, dostawa towaru lub wykonanie usługi.

Co zrobić, jeśli zapomniałem wystawić fakturę?

Należy ją wystawić po stwierdzeniu braku dokumentu, wskazując prawdziwe dane dotyczące transakcji i rzeczywistą datę wystawienia. Warto jednocześnie zweryfikować, czy sprzedaż została prawidłowo rozliczona podatkowo.

Czy po terminie lepiej wpisać wcześniejszą datę wystawienia?

Nie. Przekroczenia terminu nie powinno się maskować poprzez wpisanie daty sugerującej, że dokument został wystawiony wcześniej, niż miało to miejsce.

Czy KSeF pozwala wystawić fakturę dotyczącą wcześniejszej sprzedaży?

Tak. KSeF nie zmienia ustawowych terminów wystawiania faktur ani samego faktu, że data sprzedaży może różnić się od daty wystawienia. Trzeba jednak przestrzegać zasad dotyczących daty wystawienia i właściwego trybu przesłania faktury do KSeF.

Podsumowanie

Można wystawić fakturę za sprzedaż, dostawę lub usługę, która miała miejsce wcześniej. Nie należy jednak utożsamiać tego z dowolnym cofnięciem daty wystawienia dokumentu.

W większości typowych transakcji fakturę wystawia się najpóźniej do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu sprzedaży, choć przepisy przewidują wyjątki.

Jeżeli więc usługa została wykonana 25 sierpnia, a faktura powstaje 2 września, dokument może wskazywać 25 sierpnia jako datę wykonania usługi i 2 września jako datę wystawienia.

Jeżeli natomiast przedsiębiorca zapomniał o fakturze i wystawia ją dopiero po ustawowym terminie, powinien posługiwać się rzeczywistymi datami. Sztuczne cofnięcie daty wystawienia nie jest prawidłowym sposobem naprawienia wcześniejszego błędu.