Czy można wystawić fakturę po zamknięciu roku?

Firma wykonuje usługę 30 grudnia, a fakturę wystawia 5 stycznia. Może tak zrobić. Problem zaczyna się dopiero wtedy, gdy ktoś uznaje, że skoro faktura powstała w styczniu, to również sprzedaż należy automatycznie rozliczyć w styczniu.

Data wystawienia dokumentu, data sprzedaży, moment powstania obowiązku VAT i moment uzyskania przychodu podatkowego nie zawsze są tym samym dniem.

To właśnie trzeba rozdzielić.

Grudniową sprzedaż można zafakturować w styczniu

Zgodnie z podstawową zasadą fakturę wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru albo wykonano usługę.

Jeżeli więc firma wykonała usługę 28 grudnia, może wystawić fakturę na przykład 3, 7 albo 15 stycznia.

Na dokumencie będą wtedy dwie różne daty:

data sprzedaży / wykonania usługi: 28 grudnia,
data wystawienia: 7 stycznia.

Nie ma w tym nic nieprawidłowego.

Podobnie może wyglądać sprzedaż towaru. Firma wydaje kontrahentowi urządzenie 30 grudnia i wystawia fakturę 4 stycznia. Jeżeli zastosowanie ma ogólny termin fakturowania, nadal mieści się w ustawowym terminie.

Sam fakt, że pomiędzy sprzedażą a wystawieniem dokumentu zmienił się rok kalendarzowy, nie powoduje konieczności wystawienia faktury 31 grudnia.

Faktury wystawionej w styczniu nie należy datować na grudzień

Załóżmy teraz, że księgowość 8 stycznia zauważa brak faktury za usługę wykonaną 20 grudnia.

Pojawia się pokusa:

„Wystawmy ją z datą 31 grudnia, żeby wszystko zostało w starym roku”.

To zły pomysł.

Jeżeli faktura faktycznie jest wystawiana 8 stycznia, właśnie 8 stycznia powinna być jej datą wystawienia. Data sprzedaży może pozostać grudniowa.

Czyli:

data wystawienia: 8 stycznia,
data wykonania usługi: 20 grudnia.

Nie trzeba cofać daty faktury, żeby rozliczyć sprzedaż we właściwym okresie.

W KSeF ma to jeszcze większe znaczenie. Ministerstwo Finansów wprost wskazuje, że jeżeli faktura jest wystawiana np. 5 lutego za sprzedaż z 29 stycznia, jako datę wystawienia należy wskazać 5 lutego. Nie można przesłać dokumentu w lutym i udawać, że został wystawiony w styczniu tylko dlatego, że wtedy miała miejsce sprzedaż.

A co jeśli faktura została wystawiona dopiero po 15 stycznia?

Wtedy sytuacja wygląda inaczej.

Firma wykonała usługę 18 grudnia, ale o fakturze przypomniano sobie dopiero 25 stycznia.

Termin wystawienia faktury minął.

Nie oznacza to jednak, że dokumentu nie wolno już wystawić. Wręcz przeciwnie – jeżeli istniał obowiązek wystawienia faktury, należy zrobić to również po terminie.

Faktura może mieć:

datę wystawienia: 25 stycznia,
datę wykonania usługi: 18 grudnia.

Będzie to faktura wystawiona z opóźnieniem, ale nadal dokumentująca rzeczywistą transakcję.

Znacznie gorszym rozwiązaniem byłoby niewystawienie jej wcale albo sztuczne wpisanie grudniowej daty wystawienia.

Samo wystawienie dokumentu po terminie może oczywiście wiązać się z konsekwencjami wynikającymi z naruszenia obowiązków podatkowych. Pod względem rozliczeń ważniejsze jest jednak to, żeby po wykryciu błędu go naprawić, a nie kontynuować go przez brak dokumentu.

Styczniowa faktura może oznaczać grudniowy VAT

To jeden z najczęściej mylonych elementów.

W zwykłej sprzedaży obowiązek podatkowy w VAT powstaje co do zasady z chwilą dokonania dostawy towaru albo wykonania usługi.

Załóżmy, że firma:

30 grudnia wykonała usługę,
10 stycznia wystawiła fakturę,
25 stycznia otrzymała zapłatę.

Przy zasadzie ogólnej VAT jest związany z grudniowym wykonaniem usługi, a nie z tym, że dokument powstał dopiero w styczniu.

Nie można więc przenieść sprzedaży do styczniowego rozliczenia tylko dlatego, że na fakturze znajduje się styczniowa data wystawienia.

W praktyce faktura zostaje wystawiona w nowym roku, ale podatkowo dokumentuje zdarzenie z poprzedniego okresu.

To istotne zwłaszcza wtedy, gdy firma odkrywa brak faktury dopiero po wysłaniu JPK_V7 za grudzień.

Jeżeli sprzedaż powinna zostać wykazana w grudniowym rozliczeniu VAT, może być potrzebna korekta JPK_V7 i dopłata podatku wraz z ewentualnymi odsetkami.

Nie należy jednak stosować tej zasady mechanicznie do każdej możliwej transakcji.

Ustawa o VAT przewiduje sytuacje szczególne, w których obowiązek podatkowy jest związany np. z wystawieniem faktury albo otrzymaniem zapłaty. Odrębne zasady występują również przy WDT czy metodzie kasowej.

Dlatego przy nietypowej sprzedaży najpierw ustala się moment powstania obowiązku podatkowego, a dopiero później okres, w którym dokument powinien znaleźć się w VAT.

Z podatkiem dochodowym jest podobnie

Przesunięcie faktury na styczeń nie przesuwa automatycznie przychodu do następnego roku.

W działalności gospodarczej przychód powstaje co do zasady w dniu wydania rzeczy, zbycia prawa majątkowego albo wykonania usługi, nie później niż w dniu wystawienia faktury albo otrzymania należności.

Przykład:

firma kończy projekt dla klienta 23 grudnia,
fakturę wystawia 8 stycznia,
klient płaci 20 stycznia.

Jeżeli usługa rzeczywiście została wykonana 23 grudnia, przychód zasadniczo należy jeszcze do starego roku podatkowego.

Nie do stycznia tylko dlatego, że wtedy powstała faktura.

Ma to znaczenie przy obliczaniu rocznego PIT albo CIT.

Firma mogłaby mieć pokusę, żeby większe grudniowe zlecenie zafakturować dopiero w styczniu i w ten sposób przesunąć przychód o rok. Samo opóźnienie faktury nie daje jednak takiego efektu, jeżeli usługa została już wykonana.

Inaczej mogą być rozliczane między innymi usługi rozliczane okresowo. Jeżeli strony ustaliły okresy rozliczeniowe, moment przychodu może wynikać z końca danego okresu. Dlatego przy abonamentach, stałej obsłudze czy usługach ciągłych trzeba spojrzeć również na umowę.

„Zamknięcie roku” może znaczyć dwie różne rzeczy

W praktyce przedsiębiorcy używają tego określenia w dwóch znaczeniach.

Pierwsze oznacza po prostu:

„jest już styczeń, grudzień się skończył”.

Tutaj sytuacja jest prosta. Rok kalendarzowy się zakończył, ale można wystawiać dokumenty dotyczące grudniowej sprzedaży.

Drugie znaczenie jest bardziej księgowe:

„księgowość zamknęła rok, sporządziliśmy już rozliczenia albo sprawozdanie i dopiero teraz znaleźliśmy brakującą sprzedaż”.

Wtedy samą fakturę również można i – jeśli istnieje obowiązek – trzeba wystawić. Problemem staje się sposób poprawienia rozliczeń.

Jeżeli nie wysłano jeszcze odpowiednich deklaracji albo nie zakończono prac nad sprawozdaniem finansowym, naprawienie sytuacji jest zwykle prostsze.

Jeżeli firma złożyła już roczne zeznanie PIT lub CIT, a brakująca sprzedaż powinna zwiększyć przychód poprzedniego roku, może być potrzebna korekta zeznania.

Podobnie z VAT: jeżeli wysłano już JPK_V7 za okres, w którym powinna znaleźć się sprzedaż, trzeba sprawdzić konieczność jego korekty.

Przy podmiotach prowadzących pełne księgi dodatkowe znaczenie ma etap sporządzania i zatwierdzania sprawozdania finansowego oraz istotność wykrytego błędu. W takiej sytuacji sama faktura jest tylko jednym elementem – księgowość musi również ustalić właściwy sposób ujęcia zdarzenia w księgach.

Przykład: usługa wykonana 31 grudnia, faktura 10 stycznia

Firma informatyczna zakończyła wdrożenie systemu u klienta 31 grudnia.

Umowa przewiduje wynagrodzenie 20 000 zł netto. Faktura zostaje wystawiona 10 stycznia.

Czy jest wystawiona po zamknięciu roku?

Tak, w potocznym znaczeniu.

Czy jest wystawiona za późno?

Nie. Przy standardowych zasadach 10 stycznia mieści się jeszcze w terminie do 15. dnia następnego miesiąca.

Czy data wystawienia powinna być 31 grudnia?

Nie. Dokument faktycznie powstał 10 stycznia i taką datę należy wskazać.

Czy przychód należy do stycznia?

Przy założeniu zwykłej, zakończonej 31 grudnia usługi – co do zasady nie. Przychód powstał jeszcze w grudniu.

Czy VAT należy do stycznia?

Przy zasadzie ogólnej obowiązek VAT również powstał w momencie wykonania usługi, czyli w grudniu.

Właśnie dlatego faktura może fizycznie powstać w jednym roku, a sprzedaż zostać rozliczona w poprzednim.

Co jeśli o grudniowej sprzedaży przypomnisz sobie w marcu?

To trudniejszy wariant.

Załóżmy, że 15 marca podczas uzgadniania kont księgowość zauważa wykonaną w grudniu usługę na 12 000 zł, której w ogóle nie zafakturowano.

Nie należy wystawiać faktury z datą 31 grudnia.

Dokument powinien zostać wystawiony z rzeczywistą marcową datą, natomiast jako datę wykonania usługi należy wskazać prawidłową datę grudniową.

Następnie trzeba przeanalizować wcześniejsze rozliczenia.

Jeżeli obowiązek VAT powstał w grudniu, nieprawidłowość dotyczy grudniowego JPK_V7.

Jeżeli przychód podatkowy również powstał w grudniu, należy uwzględnić go w poprzednim roku podatkowym.

Jeżeli roczne zeznanie nie zostało jeszcze złożone, można od razu uwzględnić właściwy przychód. Jeżeli zostało już wysłane, może być konieczna korekta.

Przy większych kwotach dobrze więc nie kończyć na samym poleceniu pracownikowi: „wystaw zaległą fakturę”.

Trzeba sprawdzić wszystkie miejsca, na które ta zaległość ma wpływ.

KSeF nie zmienia terminu wystawiania faktur

Wprowadzenie obowiązkowego KSeF nie spowodowało, że grudniowa sprzedaż musi być zafakturowana jeszcze 31 grudnia.

Podstawowe terminy wystawiania faktur nadal wynikają z ustawy o VAT.

Jeżeli zatem firma objęta KSeF sprzedaje towar 29 grudnia, może – przy zasadzie ogólnej – wystawić fakturę w KSeF np. 5 stycznia.

Na dokumencie wskazuje rzeczywistą styczniową datę wystawienia oraz grudniową datę dokonania dostawy.

KSeF nie służy do przenoszenia transakcji między okresami.

To szczególnie ważne w programach do faktur. System może utworzyć dokument w styczniu i wysłać go do KSeF, ale powinien jednocześnie pozwolić prawidłowo zapisać datę sprzedaży.

Jeżeli program księgowy przypisuje wszystkie faktury automatycznie do okresu na podstawie daty wystawienia, trzeba zweryfikować konfigurację. W przypadku faktur wystawianych na przełomie miesięcy i lat może prowadzić to do błędnego rozliczenia.

A jeśli klient poprosi o fakturę dopiero po kilku miesiącach?

To trochę inna sytuacja, dotycząca sprzedaży, dla której faktura nie musiała zostać wystawiona od razu.

Przepisy przewidują obowiązek wystawienia faktury na żądanie nabywcy w określonych przypadkach, jeżeli żądanie zostanie zgłoszone w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar, wykonano usługę albo otrzymano odpowiednią zapłatę.

Jeżeli klient zgłosi się później, sprzedawca nie ma już ustawowego obowiązku wystawienia takiej faktury na jego żądanie. Może jednak zdecydować się na jej wystawienie.

To sytuacja inna niż zwykła sprzedaż B2B, w której przedsiębiorca od początku miał obowiązek wystawienia dokumentu.

Dlatego pytanie:

„czy po zamknięciu roku mogę wystawić fakturę klientowi?”

czasami wymaga ustalenia, czy firma zapomniała wystawić obowiązkową fakturę, czy klient dopiero po czasie zażądał dokumentu dla sprzedaży, która wcześniej nie wymagała faktury.

Największy błąd to poprawianie dat zamiast rozliczeń

Jeżeli po zakończeniu roku brakuje faktury, przedsiębiorcy czasami próbują sprawić, żeby dokument wyglądał tak, jakby powstał wcześniej.

To niepotrzebne.

Prawidłowa ścieżka jest odwrotna:

wystaw fakturę z rzeczywistą datą wystawienia, wpisz prawidłową datę sprzedaży, a następnie popraw rozliczenia za okres, którego transakcja rzeczywiście dotyczy.

Przykładowo faktura wystawiona 20 lutego może dokumentować usługę wykonaną 18 grudnia.

Nie należy zmieniać 20 lutego na 31 grudnia.

Trzeba natomiast ustalić, czy grudniowa sprzedaż została już uwzględniona w VAT, podatku dochodowym i księgach. Jeśli nie – poprawić odpowiednie rozliczenia.

To może oznaczać więcej pracy niż zwykłe wystawienie dokumentu, ale daje prawidłowy efekt.

Jak uniknąć zaległych faktur na koniec roku?

Przy kilku dokumentach miesięcznie wystarczy zwykła kontrola.

W większej firmie dobrze przed zamknięciem grudnia porównać sprzedaż z innymi źródłami danych: wydaniami magazynowymi, zamówieniami, wykonanymi usługami, protokołami odbioru czy płatnościami.

Jeżeli magazyn pokazuje 300 grudniowych wydań, a wystawiono tylko 280 dokumentów sprzedaży, warto sprawdzić różnicę przed zamknięciem miesiąca.

Podobnie z usługami.

Projekt może być oznaczony w CRM jako zakończony, ale faktura nie powstała, ponieważ handlowiec nie zmienił statusu zlecenia.

Najlepiej działa automatyzacja, w której zakończenie konkretnego etapu procesu tworzy zadanie wystawienia faktury albo wystawia ją automatycznie.

Wtedy brakujący dokument jest wyjątkiem, a nie czymś wykrywanym dopiero podczas rocznego porządkowania księgowości.

Samo przejście z 31 grudnia na 1 stycznia nie zamyka możliwości wystawienia faktury. Trzeba jedynie pamiętać, że nowa data na dokumencie nie zmienia rzeczywistej daty sprzedaży.

Jeżeli usługa albo dostawa należała do starego roku, faktura wystawiona później może nadal wymagać ujęcia przychodu i VAT w poprzednim okresie. A jeżeli odpowiednie rozliczenia zostały już zamknięte lub wysłane, problem rozwiązuje się przez korektę tam, gdzie jest potrzebna – nie przez cofanie daty faktury.