Czy można wystawić fakturę na małżonków?

Inaczej trzeba podejść do zakupu związanego z działalnością gospodarczą jednego z małżonków – tutaj znaczenie ma nie tylko wspólność majątkowa, ale przede wszystkim to, kto jest nabywcą dla celów podatkowych.

Kiedy można wpisać na fakturze oboje małżonków?

Faktura powinna odzwierciedlać rzeczywistą transakcję. Jeżeli sprzedawca zawiera umowę z dwiema osobami i oboje małżonkowie kupują dany towar lub usługę, można wskazać ich jako nabywców.

Dobrym przykładem jest zakup mieszkania od dewelopera. Jeżeli lokal nabywają wspólnie mąż i żona, nie ma powodu, aby faktury zaliczkowe czy faktura końcowa wskazywały tylko jedną z tych osób. Podobnie może być przy zakupie wspólnej instalacji fotowoltaicznej, wykonaniu remontu domu należącego do małżonków czy zakupie innego składnika wspólnego majątku.

Nie istnieje natomiast osobny nabywca o nazwie „małżeństwo”. Z punktu widzenia VAT małżeństwo samo w sobie nie staje się odrębnym podatnikiem. Nabywcami są konkretne osoby.

Na fakturze można więc zastosować zapis w rodzaju:

**Nabywcy:
Anna Kowalska
Jan Kowalski
ul. Przykładowa 10, 00-001 Warszawa**

Jeżeli oboje mieszkają pod tym samym adresem, nie ma potrzeby powtarzania go dwukrotnie.

Czy na fakturze dla małżonków trzeba podawać NIP?

Jeżeli małżonkowie kupują jako osoby prywatne, numer NIP nie jest wymagany. Faktura konsumencka może zostać wystawiona na osobę fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej bez NIP.

Nie należy przy tym automatycznie wpisywać numeru NIP firmy jednego z małżonków tylko dlatego, że go posiada. Osoba prowadząca działalność może przecież kupić prywatnie telewizor, meble do mieszkania czy usługę remontową. Sam fakt posiadania firmy nie powoduje, że każdy zakup staje się zakupem firmowym.

Decyduje charakter konkretnej transakcji.

Inaczej wygląda sytuacja, gdy zakup rzeczywiście jest dokonywany na potrzeby działalności. Wtedy dane przedsiębiorcy powinny pozwalać prawidłowo zidentyfikować go jako nabywcę, w tym poprzez jego NIP.

A jeśli firmę prowadzi tylko jeden z małżonków?

To jeden z częstszych powodów wątpliwości.

Załóżmy, że małżonkowie kupują wspólnie lokal, ale później wyłącznie mąż wykorzystuje go do działalności opodatkowanej VAT. Fakt, że na dokumencie znajdują się również dane żony, nie musi automatycznie przekreślać prawa do odliczenia VAT.

Takie sytuacje były już przedmiotem interpretacji podatkowych. Organy podatkowe potwierdzały możliwość odliczenia VAT przez jednego z małżonków także wtedy, gdy faktura dotycząca wspólnie nabytej nieruchomości została wystawiona na oboje małżonków. Znaczenie miał rzeczywisty związek zakupu z działalnością opodatkowaną.

Nie oznacza to jednak, że każdą fakturę firmową najlepiej wystawiać na „męża i żonę”. Jeśli zakup od początku jest dokonywany przez przedsiębiorcę na potrzeby jego działalności i nie ma powodów, aby drugi małżonek był nabywcą, naturalnym rozwiązaniem jest wystawienie faktury na przedsiębiorcę z jego NIP.

Problem pojawia się głównie przy majątku wspólnym, zwłaszcza nieruchomościach. Tutaj stan prawny i podatkowy może być bardziej złożony niż przy zwykłym zakupie laptopa czy materiałów biurowych.

Nie dopisuj współmałżonka tylko dlatego, że istnieje wspólność majątkowa

Wspólność majątkowa małżeńska nie oznacza, że na każdej fakturze wystawianej jednemu z małżonków trzeba podawać dane drugiego.

Jeżeli żona zamawia usługę kosmetyczną, faktura może być wystawiona wyłącznie na nią. Gdy mąż kupuje telefon dla swojej działalności, faktura może wskazywać wyłącznie jego firmę. Nie ma potrzeby dopisywania współmałżonka.

Dwie osoby powinny pojawić się jako nabywcy wtedy, gdy odpowiada to rzeczywistemu zakupowi.

Ta zasada działa również w drugą stronę. Jeżeli stroną transakcji była tylko jedna osoba, sprzedawca nie powinien dopisywać drugiego małżonka wyłącznie na późniejszą prośbę klienta, jeżeli prowadziłoby to do przedstawienia na fakturze innego przebiegu transakcji niż rzeczywisty.

Faktura na małżonków a KSeF

KSeF jest przygotowany również na sytuację, w której faktura ma więcej niż jednego nabywcę. Struktura FA(3) przewiduje pierwszego nabywcę oraz dodatkowych nabywców. Możliwe jest nawet wskazanie procentowego udziału dodatkowego nabywcy. Jeżeli udział nie zostanie podany, struktura pozwala przyjąć równe udziały.

Nie ma więc technicznej zasady, zgodnie z którą e-Faktura może mieć wyłącznie jednego nabywcę.

Trzeba jednak rozróżnić zakup prywatny od firmowego. Faktury wystawiane konsumentom nie są objęte obowiązkowym KSeF. Sprzedawca może wystawić taką fakturę w systemie dobrowolnie albo przekazać ją w zwykłej formie papierowej lub elektronicznej.

Jeżeli więc małżeństwo kupuje prywatnie np. wyposażenie do domu, obowiązkowy KSeF nie powoduje konieczności zmiany zasad wskazywania nabywców.

Najważniejsze jest coś znacznie prostszego: faktura ma pokazywać, kto naprawdę kupił towar lub usługę. Jeżeli kupującymi byli oboje małżonkowie, mogą znaleźć się na jednym dokumencie. Jeżeli zakup należał wyłącznie do jednego z nich, samo pozostawanie w małżeństwie nie jest powodem do dopisywania drugiej osoby.