Czy można wystawić fakturę na kilku nabywców?

Tak, faktura może zostać wystawiona na więcej niż jednego nabywcę, jeżeli rzeczywiście wspólnie dokonują oni zakupu. Możliwość wystawiania takich faktur przewiduje również Krajowy System e-Faktur (KSeF). W strukturze FA(3) pierwszy nabywca jest wskazywany jako podstawowy nabywca, a pozostali jako dodatkowi nabywcy. Można również określić procentowy udział poszczególnych stron w zakupie.

Kiedy na fakturze może znaleźć się kilku nabywców?

Kilku nabywców można wskazać wtedy, gdy dana sprzedaż rzeczywiście jest dokonywana na rzecz kilku podmiotów.

Dobrym przykładem jest wspólny zakup samochodu przez dwie firmy.

Załóżmy, że:

Sprzedawca nie musi w takiej sytuacji sztucznie dzielić transakcji na dwa niezależne zakupy. Może wystawić jedną fakturę zawierającą dane obu nabywców.

Co ciekawe, dokładnie taki przypadek opisuje Ministerstwo Finansów w dokumentacji struktury FA(3). W oficjalnym przykładzie jeden podatnik sprzedaje 60% udziału w samochodzie jednej spółce i 40% drugiej spółce, a następnie wystawia fakturę uwzględniającą obu nabywców.

Czy przepisy wymagają wystawienia osobnej faktury dla każdego nabywcy?

Nie ma ogólnej zasady, zgodnie z którą przy wspólnym zakupie sprzedawca musi wystawiać każdemu współnabywcy osobną fakturę.

Jeżeli kilka podmiotów wspólnie uczestniczy w jednej transakcji, dokument może wskazywać wszystkich rzeczywistych nabywców.

Istotne jest natomiast, aby faktura odzwierciedlała rzeczywisty przebieg transakcji.

Nie należy dodawać drugiej firmy do faktury wyłącznie dlatego, że jest powiązana z nabywcą albo będzie korzystała z zakupionego przedmiotu. Musi rzeczywiście występować jako współnabywca.

Jakie dane kilku nabywców umieścić na fakturze?

W przypadku transakcji pomiędzy przedsiębiorcami należy prawidłowo zidentyfikować każdego nabywcę.

W praktyce na fakturze powinny znaleźć się dane pozwalające wskazać poszczególnych współnabywców, w szczególności:

Przykładowo dokument może wskazywać:

Nabywca 1:
Alfa Sp. z o.o.
ul. Przykładowa 10, 00-001 Warszawa
NIP: 1111111111
Udział: 60%

Nabywca 2:
Beta Sp. z o.o.
ul. Handlowa 20, 40-001 Katowice
NIP: 2222222222
Udział: 40%

W przypadku faktury ustrukturyzowanej sposób zapisania tych informacji wynika ze struktury FA(3).

Faktura na dwóch nabywców – kto jest głównym nabywcą?

Przy tradycyjnym dokumencie określenie „główny nabywca” może nie mieć większego praktycznego znaczenia – obie strony mogą być rzeczywistymi współnabywcami.

KSeF wymaga jednak technicznego uporządkowania tych danych.

W strukturze FA(3):

Nie oznacza to automatycznie, że pierwszy nabywca ma większe prawa do zakupionego przedmiotu.

Ministerstwo Finansów w przykładzie wspólnego zakupu samochodu wprost wskazuje, że podatnik może zdecydować, którego ze współnabywców umieści jako Podmiot2.

Czy na fakturze trzeba podawać procentowy udział nabywców?

W przypadku KSeF struktura FA(3) przewiduje specjalne pole „Udzial”, pozwalające wskazać procentowy udział dodatkowego nabywcy.

Przykładowo, jeżeli dwie firmy kupują samochód odpowiednio w proporcji 60% i 40%, przy dodatkowym nabywcy można wskazać udział 40%.

Pozostałe 60% przypada wtedy nabywcy wskazanemu jako Podmiot2.

Pole „Udzial” jest fakultatywne. Jest tu jednak ważny szczegół: jeżeli pole nie zostanie uzupełnione, przyjmuje się równe udziały nabywców. Ministerstwo Finansów wskazuje również, że KSeF nie sprawdza automatycznie, czy suma wpisanych udziałów wynosi dokładnie 100%.

Dlatego jeżeli faktyczny podział jest inny niż równy, warto go prawidłowo wskazać.

Przykład faktury na dwóch nabywców

Firma sprzedaje maszynę produkcyjną za 100 000 zł netto. Kupują ją wspólnie dwie spółki:

Sprzedawca może wystawić jeden dokument, na którym znajdą się obaj nabywcy.

W KSeF Alfa Sp. z o.o. może zostać wskazana jako Podmiot2, natomiast Beta Sp. z o.o. jako dodatkowy nabywca w Podmiot3 z udziałem wynoszącym 30%.

Nie ma przy tym zasady, że jako Podmiot2 musi zostać wskazana firma posiadająca największy udział.

Czy fakturę można wystawić na dwóch małżonków?

Współnabywcami nie muszą być wyłącznie spółki.

Sytuacja może dotyczyć również osób fizycznych, w tym małżonków, którzy wspólnie nabywają określony składnik majątku.

Trzeba jednak odróżnić dwie kwestie:

własność danego przedmiotu oraz prawo do rozliczenia podatku VAT.

To, że dwie osoby są współwłaścicielami rzeczy, nie oznacza automatycznie, że każda z nich może rozliczyć dowolną część VAT. Znaczenie ma między innymi status podatkowy nabywców, faktyczne wykorzystanie zakupu do działalności opodatkowanej i udział każdego z nich.

Dlatego przy większych zakupach – szczególnie nieruchomościach – sposób wystawienia faktury warto ustalić jeszcze przed finalizacją transakcji.

Czy można wystawić fakturę na dwie różne firmy?

Tak, jeżeli obie firmy są rzeczywistymi nabywcami towaru lub usługi.

Nie powinno się natomiast wpisywać dwóch firm tylko dlatego, że:

Samo dokonanie płatności przez inny podmiot nie powoduje automatycznie, że staje się on nabywcą.

KSeF wyraźnie rozróżnia zresztą dodatkowego nabywcę od podmiotu dokonującego płatności. W strukturze FA(3) są to odrębne role Podmiot3.

Kilku nabywców a prawo do odliczenia VAT

Wystawienie jednej faktury na kilku nabywców nie oznacza, że każdy z nich może odliczyć cały VAT wykazany na dokumencie.

Każdy współnabywca powinien ocenić własne prawo do odliczenia podatku.

Znaczenie mogą mieć między innymi:

Jeżeli więc dwie spółki kupują rzecz po 50%, nie oznacza to, że obie mogą odliczyć po 100% podatku z tej samej faktury.

Dokumentowanie transakcji i możliwość odliczenia VAT to dwie powiązane, ale odrębne kwestie.

Czy można wystawić fakturę na kilku nabywców w KSeF?

Tak.

Jest to istotne szczególnie obecnie, ponieważ struktura FA(3), obowiązująca od 1 lutego 2026 r., została przygotowana również do obsługi faktur z kilkoma nabywcami.

Ministerstwo Finansów opisuje następujący sposób:

Oznacza to, że faktura z dwoma czy większą liczbą nabywców nie jest rozwiązaniem „awaryjnym”. KSeF posiada mechanizm przygotowany specjalnie do obsługi takich przypadków.

Czy dodatkowy nabywca zobaczy fakturę w KSeF?

Prawidłowe oznaczenie podmiotów na fakturze ma znaczenie nie tylko dla wyglądu dokumentu, ale również dla jego obsługi w KSeF.

Struktura FA(3) pozwala na wskazywanie dodatkowych podmiotów związanych z fakturą wraz z ich identyfikacją i właściwą rolą.

Dlatego program do fakturowania zintegrowany z KSeF powinien rozróżniać zwykłego odbiorcę, dodatkowego nabywcę, płatnika czy inne role przewidziane przez strukturę. Wpisanie drugiej firmy jedynie jako tekstu w uwagach nie jest tym samym co prawidłowe oznaczenie jej jako dodatkowego nabywcy.

Kilku nabywców a odbiorca faktury – to nie to samo

Warto uważać na jeszcze jedno często mylone pojęcie.

Nabywca to podmiot uczestniczący w zakupie.

Odbiorca może natomiast być podmiotem, do którego faktycznie trafia towar lub dokument, mimo że nie jest nabywcą w rozumieniu danej transakcji.

KSeF pozwala te role rozdzielić. Podmiot3 może zostać oznaczony między innymi jako:

Nie należy więc dodawać drugiego nabywcy tylko po to, aby wskazać innego odbiorcę towaru albo płatnika.

Co zrobić, jeśli faktura została wystawiona tylko na jednego współnabywcę?

Najpierw należy ustalić, czy faktura rzeczywiście nie odpowiada przebiegowi transakcji.

Jeżeli towar został faktycznie nabyty wspólnie przez kilka podmiotów, a na fakturze znalazł się tylko jeden z nich, może być konieczna korekta dokumentu.

Nie należy jednak automatycznie dopisywać drugiego nabywcy wyłącznie na jego prośbę. Sprzedawca powinien mieć podstawę do stwierdzenia, że dana osoba lub firma rzeczywiście była stroną transakcji.

Szczególnej ostrożności wymagają sytuacje, w których próba dopisania kolejnego podmiotu następuje dopiero po zakupie i miałaby prowadzić np. do uzyskania przez niego korzyści podatkowej.

Najczęstsze błędy przy fakturze na kilku nabywców

Pierwszym błędem jest założenie, że na fakturze zawsze może znajdować się tylko jeden NIP nabywcy. KSeF 2.0 wprost przewiduje możliwość wystawienia faktury zawierającej dane kilku nabywców.

Drugim jest wpisywanie dodatkowego nabywcy w zwykłych uwagach zamiast wykorzystania właściwej struktury dokumentu.

Trzecim – mylenie nabywcy z płatnikiem. To, że firma B wykonuje przelew za firmę A, nie przesądza jeszcze, że firma B kupiła towar.

Czwartym błędem jest nieuwzględnienie rzeczywistych udziałów współnabywców. Jest to szczególnie ważne w KSeF, ponieważ brak wskazania udziałów oznacza przyjęcie, że są one równe.

Faktura na kilku nabywców – podsumowanie

Tak, można wystawić jedną fakturę na kilku nabywców, pod warunkiem że wszystkie wskazane na niej podmioty rzeczywiście uczestniczą w danej transakcji jako nabywcy.

Nie ma więc potrzeby automatycznego wystawiania osobnego dokumentu dla każdej osoby lub firmy.

W przypadku KSeF rozwiązanie jest jednoznacznie przewidziane w strukturze FA(3): jeden podmiot wskazuje się jako nabywcę w Podmiot2, a kolejnych jako dodatkowych nabywców w Podmiot3. Możliwe jest także określenie procentowego udziału poszczególnych współnabywców.

Najważniejsza zasada pozostaje jednak taka sama jak przy każdej fakturze: dokument powinien odzwierciedlać rzeczywisty przebieg transakcji.

FAQ

Czy faktura może mieć dwóch nabywców?

Tak. Jeżeli dwie osoby lub firmy wspólnie dokonują zakupu, jedna faktura może zawierać dane obu nabywców. Możliwość taką przewiduje również KSeF.

Czy można podać dwa numery NIP na jednej fakturze?

Tak, jeżeli należą do dwóch rzeczywistych współnabywców. W KSeF pierwszy nabywca jest ujmowany w Podmiot2, a kolejny jako dodatkowy nabywca w Podmiot3.

Czy można wystawić fakturę na trzy firmy?

Tak. KSeF pozwala wskazać więcej niż jednego dodatkowego nabywcę. Nie jest to rozwiązanie ograniczone wyłącznie do dwóch podmiotów.

Czy udziały nabywców muszą być równe?

Nie. Mogą wynosić przykładowo 50/50, 60/40 albo 70/20/10 – zgodnie z rzeczywistą transakcją. W FA(3) można wskazać procentowy udział dodatkowego nabywcy.

Co się stanie, jeśli w KSeF nie podam udziałów?

Według dokumentacji Ministerstwa Finansów w przypadku niewypełnienia pola „Udzial” przyjmuje się, że udziały nabywców są równe.

Czy osoba, która zapłaciła za fakturę, automatycznie staje się nabywcą?

Nie. Płatnik i nabywca mogą być różnymi podmiotami. Struktura KSeF przewiduje nawet odrębną rolę dla podmiotu dokonującego płatności.

Czy faktura na kilku nabywców działa w KSeF?

Tak. Ministerstwo Finansów przewidziało taki przypadek bezpośrednio w strukturze FA(3), a w oficjalnej dokumentacji znajduje się nawet przykład faktury dotyczącej sprzedaży udziałów w samochodzie dwóm spółkom.