Czy można wystawić fakturę bez podpisu klienta?

Nie oznacza to jednak, że podpis klienta nigdy nie jest przydatny. Trzeba tylko odróżnić dwie rzeczy: prawidłowość faktury od dowodu, że klient zamówił i odebrał towar lub usługę.

Jakie dane są wymagane zamiast podpisu?

Ustawa o VAT dokładnie określa, co powinna zawierać faktura. W typowej transakcji będą to między innymi:

W zależności od rodzaju transakcji mogą być potrzebne także dodatkowe oznaczenia, na przykład „mechanizm podzielonej płatności”, „metoda kasowa” czy właściwa informacja dotycząca zwolnienia z VAT.

Na tej liście nie ma podpisu nabywcy ani podpisu osoby wystawiającej fakturę.

Jeżeli więc firma wykonała usługę za 3000 zł i wystawia kontrahentowi prawidłową fakturę, nie trzeba wysyłać jej do klienta z prośbą o wydrukowanie, podpisanie, zeskanowanie i odesłanie dokumentu.

Brak podpisu nie oznacza, że klient musi zaakceptować dowolną fakturę

Tu pojawia się ważne rozróżnienie.

Możliwość wystawienia faktury bez podpisu klienta nie oznacza, że przedsiębiorca może jednostronnie stworzyć zobowiązanie, którego wcześniej nie było.

Jeżeli klient zamówił usługę za 5000 zł, usługa została wykonana, a sprzedawca wystawił fakturę, brak podpisu na fakturze nie powoduje, że dokument staje się nieważny.

Jeżeli jednak klient twierdzi, że żadnej usługi nie zamawiał albo że nie została ona wykonana, spór nie będzie dotyczył braku podpisu na fakturze. Trzeba będzie wykazać, że między stronami rzeczywiście doszło do transakcji.

Dowodem może być wtedy umowa, zamówienie, korespondencja e-mail, wiadomości, potwierdzenie wykonania usługi, dokument WZ, protokół odbioru, potwierdzenie dostawy albo inne materiały pokazujące przebieg współpracy.

Sama faktura dokumentuje sprzedaż, ale w przypadku sporu dobrze mieć także dowody dotyczące samego zamówienia i jego realizacji.

Kiedy podpis klienta może się przydać?

W części firm nadal podpisuje się dokumenty związane z realizacją zamówienia. Nie dlatego, że wymaga tego faktura, lecz dlatego, że podpis pomaga później udowodnić określone zdarzenie.

Firma remontowa może poprosić klienta o podpisanie protokołu odbioru prac. Hurtownia może mieć podpisane potwierdzenie wydania towaru. Firma wynajmująca sprzęt może sporządzić protokół przekazania i zwrotu.

Każdy z tych dokumentów pełni inną funkcję niż faktura.

Jeżeli klient podpisze protokół, że odebrał urządzenie w konkretnym stanie, może to mieć znaczenie przy ewentualnym sporze. Nie ma jednak potrzeby przenoszenia tego podpisu również na fakturę.

Podobnie działa podpisana umowa. Strony mogą w niej ustalić cenę, terminy, sposób płatności i zakres usługi, a później faktura jedynie dokumentuje rozliczenie wynikające z tej umowy.

A co z fakturą wysyłaną jako PDF?

Faktura w PDF również nie musi zawierać odręcznego ani kwalifikowanego podpisu elektronicznego tylko dlatego, że jest dokumentem elektronicznym.

Nie ma więc potrzeby drukowania faktury, podpisywania jej długopisem, skanowania i dopiero wtedy wysyłania klientowi.

W przypadku faktur elektronicznych przepisy koncentrują się na możliwości ustalenia pochodzenia dokumentu, zachowaniu integralności jego treści i czytelności. W normalnym obrocie przedsiębiorcy rozwiązują to przez system fakturowy, elektroniczny obieg dokumentów i powiązanie faktury z konkretną sprzedażą.

Po wprowadzeniu obowiązkowego KSeF kwestia podpisów stała się jeszcze mniej istotna.

Faktura w KSeF też nie wymaga podpisu

Faktura przesyłana do Krajowego Systemu e-Faktur nie jest podpisywana przez sprzedawcę ani nabywcę.

KSeF opiera się na uwierzytelnieniu użytkownika i jego uprawnieniach. Firma albo osoba uprawniona wystawia dokument w systemie, a po jego prawidłowym przesłaniu KSeF nadaje fakturze własny numer identyfikacyjny.

Nie jest potrzebna późniejsza akceptacja faktury przez kontrahenta, aby dokument stał się fakturą otrzymaną w KSeF.

To ważna zmiana także z praktycznego punktu widzenia. Przy standardowej sprzedaży B2B przedsiębiorca nie musi już wysyłać faktury e-mailem i czekać, aż druga strona potwierdzi jej odbiór. Jeżeli dokument podlega obowiązkowemu KSeF, nabywca odbiera go przez system.

Inaczej może wyglądać przekazywanie dokumentów podmiotom, które nie odbierają danej faktury w KSeF, na przykład konsumentom. Wtedy fakturę trzeba udostępnić w odpowiedni sposób, ale nadal nie oznacza to obowiązku uzyskania podpisu nabywcy.

Czy klient może odmówić zapłaty, bo faktura nie jest podpisana?

Sam brak podpisu na fakturze nie jest podstawą do uznania prawidłowo wystawionej faktury za nieważną.

Jeżeli klient zamówił towar lub usługę, świadczenie zostało wykonane, a płatność jest należna, nie może skutecznie oprzeć odmowy zapłaty wyłącznie na argumencie: „nie podpisałem faktury”.

Inna sytuacja występuje wtedy, gdy klient kwestionuje samą transakcję, zakres wykonanych prac, cenę albo jakość realizacji. Wtedy spór dotyczy tego, czy i na jakich zasadach powstało zobowiązanie, a nie tego, czy ktoś złożył podpis pod dokumentem księgowym.

Dlatego firmy wykonujące większe lub nietypowe zlecenia powinny zadbać bardziej o dokumentowanie zamówienia i odbioru niż o podpisywanie każdej faktury.

W praktyce wystarczy więc prawidłowo wystawić fakturę w programie i przekazać ją zgodnie z obowiązującymi zasadami. Podpis klienta można pozostawić tam, gdzie rzeczywiście coś potwierdza — na umowie, protokole odbioru czy dokumencie wydania towaru. Na samej fakturze nie jest potrzebny.