Czy można wystawić fakturę bez adresu e-mail klienta?
Tak. Do wystawienia faktury nie jest potrzebny adres e-mail klienta. Nie należy on do obowiązkowych danych nabywcy i brak tego adresu nie powoduje, że faktura jest nieprawidłowa.
E-mail jest przede wszystkim daną kontaktową. Przydaje się do wysłania klientowi faktury w PDF, przypomnienia o płatności czy innych wiadomości, ale podatkowo pełni zupełnie inną funkcję niż NIP, nazwa firmy czy dane pozwalające zidentyfikować nabywcę.
W praktyce przedsiębiorca może więc mieć w bazie kontrahenta bez żadnego adresu e-mail i normalnie wystawić mu fakturę.
Jakie dane klienta są potrzebne na fakturze?
W przypadku standardowej faktury wystawianej polskiej firmie podaje się przede wszystkim nazwę nabywcy, jego adres oraz NIP. Do tego dochodzą pozostałe elementy dokumentu dotyczące samej sprzedaży: numer faktury, daty, nazwa towaru lub usługi, wartości netto, VAT i kwota należności.
Adres e-mail nie znajduje się wśród obowiązkowych elementów faktury.
Podobnie jest z numerem telefonu. Program do fakturowania może umożliwiać zapisanie obu informacji w kartotece klienta, ale są to dane dodatkowe.
Przykładowo klient może podać:
ABC Sp. z o.o.
ul. Słoneczna 10
40-001 Katowice
NIP 1234567890
i na podstawie takich danych można wystawić fakturę. Brak pozycji „e-mail” nie blokuje dokumentu z punktu widzenia przepisów.
Jeżeli program wymaga wpisania adresu e-mail przed zapisaniem kontrahenta, jest to wymóg konkretnego oprogramowania, a nie ogólny wymóg dotyczący faktur.
A jak wygląda to w KSeF?
W Krajowym Systemie e-Faktur adres e-mail nabywcy również nie jest wymagany do wystawienia faktury.
Struktura faktury ustrukturyzowanej umożliwia przekazanie danych kontaktowych, takich jak e-mail czy numer telefonu, ale są to pola fakultatywne.
Przy standardowej sprzedaży B2B najważniejszy jest NIP nabywcy. To na jego podstawie faktura trafia w KSeF do właściwego przedsiębiorcy.
Załóżmy więc, że firma wystawia fakturę kontrahentowi, którego NIP i dane są prawidłowe, ale nie zna adresu jego księgowości.
Nie trzeba dzwonić do klienta tylko po to, żeby zdobyć e-mail przed wystawieniem dokumentu. Fakturę można wysłać do KSeF bez tej informacji.
Co więcej, w standardowym krajowym obrocie B2B przedsiębiorca odbiera fakturę bezpośrednio z KSeF. Sprzedawca nie musi dodatkowo przesyłać mu PDF-u pocztą elektroniczną tylko dlatego, że wcześniej tak wyglądał firmowy obieg dokumentów.
Firma może oczywiście nadal wysyłać klientowi informację, że dokument został wystawiony, albo udostępniać jego wizualizację, jeśli ułatwia to współpracę. Do samej skuteczności wystawienia faktury w KSeF adres e-mail nie jest jednak potrzebny.
Wystawienie faktury a przekazanie jej klientowi to dwie różne rzeczy
Tu najczęściej pojawia się nieporozumienie.
Brak e-maila nie uniemożliwia wystawienia faktury. Czasami trzeba jednak ustalić, w jaki sposób klient otrzyma dokument.
Przed obowiązkowym KSeF naturalnym sposobem było wysłanie PDF-u na adres e-mail. To tylko jeden z możliwych kanałów.
Dokument można przekazać również w inny sposób, zależnie od rodzaju transakcji i ustaleń z klientem. Może zostać wydrukowany i wręczony osobiście, przesłany pocztą albo udostępniony w systemie internetowym klienta.
Przy krajowych fakturach B2B objętych obowiązkowym KSeF problem w dużej mierze znika. Nabywca może pobrać dokument bezpośrednio z systemu.
Nie trzeba więc traktować e-maila jako swojego rodzaju „adresu dostawy faktury”.
Co z klientem prywatnym?
Faktury dla konsumentów nie są objęte obowiązkowym KSeF. Sprzedawca może dobrowolnie wystawić taką fakturę w systemie, ale nie musi.
Brak adresu e-mail konsumenta również nie uniemożliwia wystawienia dokumentu.
Jeżeli klient kupuje usługę stacjonarnie i prosi o fakturę, można ją po prostu wydrukować i wręczyć mu na miejscu.
Przy sprzedaży internetowej strony mogą natomiast ustalić elektroniczny sposób przekazywania dokumentów. Najczęściej będzie to e-mail albo panel klienta.
Jeżeli sprzedawca dobrowolnie wystawi konsumentowi fakturę w KSeF, musi zapewnić mu możliwość otrzymania dokumentu w uzgodniony sposób. Również wtedy przepisy nie wymagają, aby koniecznie był to adres e-mail. Fakturę można przekazać w innej formie przewidzianej dla takiej sytuacji.
Dlatego sklep internetowy może potrzebować adresu e-mail ze względów organizacyjnych, ale jest to coś innego niż obowiązkowy element faktury.
Czy trzeba wpisywać e-mail klienta na samym dokumencie?
Nie.
Nawet jeżeli firma zna adres klienta, nie ma obowiązku drukowania go na fakturze.
Przykładowo faktura może zostać wysłana na:
ale sam adres nie musi pojawić się w wizualizacji dokumentu.
Nie ma też potrzeby poprawiania faktury tylko dlatego, że zapisano na niej nieaktualny e-mail, jeżeli wszystkie wymagane dane nabywcy są prawidłowe. E-mail jest informacją dodatkową, a nie elementem decydującym o tym, kto jest nabywcą.
Warto natomiast poprawić go w kartotece kontrahenta, żeby kolejne powiadomienia lub dokumenty nie trafiały na nieużywaną skrzynkę.
Czy można wystawić fakturę, jeśli klient nie chce podać e-maila?
Tak.
Klient firmowy może podać dane niezbędne do prawidłowego wystawienia dokumentu, ale odmówić przekazania adresu e-mail. Nie powoduje to problemu z samą fakturą.
Przy fakturze wystawianej w KSeF sprzedawca nie potrzebuje e-maila, żeby dokument został udostępniony właściwemu przedsiębiorcy.
W przypadku dokumentu przekazywanego poza KSeF trzeba jedynie uzgodnić inny sposób jego dostarczenia.
Nie powinno się więc tworzyć w firmie zasady, zgodnie z którą brak e-maila automatycznie uniemożliwia sprzedaż lub wystawienie faktury, jeśli nie istnieje ku temu inny, biznesowy powód.
Po co w takim razie zbierać adres e-mail?
E-mail nadal jest bardzo przydatny. Po prostu nie należy mylić jego zastosowania z wymaganiami dotyczącymi samej faktury.
Program do fakturowania może wykorzystać adres klienta do automatycznego wysłania informacji o dokumencie, przypomnienia o zbliżającym się terminie płatności albo wezwania dotyczącego zaległej należności.
Przy fakturach cyklicznych oszczędza to sporo pracy. Dokument może powstać automatycznie, trafić do KSeF, a klient dodatkowo otrzymać wiadomość z informacją o nowej fakturze.
E-mail przydaje się więc do komunikacji, ale nie do ustalenia ważności faktury.
To rozróżnienie jest szczególnie widoczne po wprowadzeniu KSeF. W krajowym obrocie B2B faktura nie musi już podróżować od sprzedawcy do księgowości klienta jako załącznik wiadomości. Dokument trafia do systemu, a adres e-mail może pozostać jedynie dodatkowym kanałem kontaktu.
Jeśli więc klient podał NIP i pozostałe dane potrzebne do wystawienia faktury, ale nie przekazał adresu e-mail, dokument można normalnie wystawić. Trzeba tylko – jeśli faktura nie jest odbierana przez KSeF – wiedzieć, w jaki sposób ma zostać klientowi przekazana.