Czy fakturę można wystawić kilka dni przed dostawą?

Tak. Fakturę można wystawić przed dostawą towaru, co do zasady nawet 60 dni wcześniej. Przepisy nie wymagają, aby dokument był wystawiany dokładnie w dniu przekazania produktu klientowi. Istotne jest jednak prawidłowe określenie daty dostawy i momentu powstania obowiązku podatkowego.

Wcześniejsze fakturowanie jest często stosowane w handlu hurtowym, przy sprzedaży sprzętu na zamówienie oraz we współpracy między przedsiębiorcami. Trzeba tylko odróżnić fakturę wystawioną przed realizacją sprzedaży od faktury zaliczkowej, która dokumentuje otrzymanie przedpłaty.

Ile dni przed dostawą można wystawić fakturę?

Zgodnie z art. 106i ust. 7 ustawy o VAT fakturę można wystawić nie wcześniej niż 60 dni przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi.

Oznacza to, że przedsiębiorca nie musi czekać na wysłanie paczki, przekazanie produktu klientowi czy zakończenie realizacji zamówienia.

Przykładowo sklep sprzedaje firmie zestaw komputerowy za 8000 zł netto. Zamówienie zostało potwierdzone 10 listopada, a dostawę zaplanowano na 17 listopada.

Sprzedawca może wystawić fakturę już 10 listopada, mimo że sprzęt trafi do klienta tydzień później.

Podobna zasada obowiązuje przy wielu usługach. Fakturę za usługę zaplanowaną na koniec miesiąca można wystawić wcześniej, o ile zachowany zostanie odpowiedni termin.

Limit 60 dni nie oznacza natomiast, że każda faktura wystawiona z wyprzedzeniem jest automatycznie prawidłowa. Transakcja musi być rzeczywista, a dokument powinien odzwierciedlać uzgodnione warunki sprzedaży.

Czy są wyjątki od limitu 60 dni?

Tak. Niektóre dostawy i usługi rozliczane okresowo mogą być fakturowane wcześniej.

Dotyczy to między innymi określonych usług najmu, dzierżawy, leasingu, dostaw energii oraz usług rozliczanych w kolejnych okresach.

W takich przypadkach ograniczenie 60 dni nie ma zastosowania do faktury dokumentującej dostawę lub usługę, jeżeli faktura zawiera informację, jakiego okresu rozliczeniowego dotyczy. Muszą jednak zostać spełnione warunki przewidziane w art. 106i ust. 8 ustawy o VAT.

Przykładowo wynajmujący może wystawić fakturę za przyszły okres najmu wcześniej niż dwa miesiące przed jego rozpoczęciem, jeśli dokument prawidłowo określa okres rozliczeniowy.

Nie należy jednak stosować tego wyjątku automatycznie do zwykłej sprzedaży towarów.

Jaką datę dostawy wpisać na fakturze wystawionej wcześniej?

Faktura zawiera datę wystawienia oraz, gdy jest określona i różni się od niej, datę dokonania lub zakończenia dostawy towaru albo wykonania usługi.

Jeżeli dokument powstaje przed rzeczywistą dostawą, trzeba rozróżnić datę wystawienia od planowanego terminu realizacji zamówienia.

Przykładowo:

Jeżeli dostawa nie została jeszcze wykonana, a jej rzeczywista data nie jest znana, nie należy przedstawiać przewidywanego terminu jako bezspornie dokonanego zdarzenia.

Można pozostawić pole daty dostawy niewypełnione, jeśli nie ma jeszcze określonej daty wymagającej wykazania, albo wskazać planowany termin w odpowiednim polu informacyjnym programu. Ważne, aby dokument nie wprowadzał w błąd.

Jeżeli dostawa została już dokładnie zaplanowana i data jest określona, można ją wskazać zgodnie z przyjętym sposobem dokumentowania transakcji. Gdy później okaże się, że dane wykazane na fakturze są nieprawidłowe, może być potrzebna korekta.

Trzeba również pamiętać, że fizyczne doręczenie przesyłki nie zawsze jest tożsame z momentem dokonania dostawy w rozumieniu VAT. Znaczenie mają warunki transakcji i moment przeniesienia prawa do rozporządzania towarem jak właściciel.

Czy wcześniejsze wystawienie faktury powoduje obowiązek zapłaty VAT?

Nie zawsze.

Przy zwykłej krajowej sprzedaży towarów obowiązek podatkowy powstaje co do zasady w momencie dokonania dostawy, a nie w dniu wcześniejszego wystawienia faktury.

Załóżmy, że przedsiębiorca wystawia fakturę 28 października, a towar dostarcza 5 listopada.

Jeżeli klient nie zapłacił wcześniej i nie występują szczególne zasady rozliczenia, VAT należny powstanie zasadniczo w listopadzie.

Samo wystawienie faktury w październiku nie musi powodować obowiązku rozliczenia podatku w tym miesiącu.

Inaczej będzie, gdy nabywca zapłaci wcześniej.

Przepisy przewidują, że otrzymanie zaliczki, przedpłaty lub całości wynagrodzenia przed dostawą co do zasady powoduje powstanie obowiązku podatkowego w odniesieniu do otrzymanej kwoty.

Przykład:

Firma wystawia fakturę 10 listopada na 12 300 zł brutto. Towar ma zostać dostarczony 20 listopada, ale klient wpłaca całą należność już 12 listopada.

W tej sytuacji obowiązek podatkowy może powstać 12 listopada, ponieważ sprzedawca otrzymał zapłatę przed dostawą.

Jeśli faktura została już prawidłowo wystawiona na pełną kwotę przed otrzymaniem płatności, nie należy automatycznie wystawiać drugiej faktury dokumentującej tę samą należność. Trzeba prawidłowo ująć zapłatę i transakcję w ewidencji.

Przy określonych usługach, takich jak usługi budowlane czy najem, obowiązują szczególne zasady powstawania obowiązku podatkowego. Nie można więc stosować jednej metody do wszystkich rodzajów sprzedaży.

Faktura wystawiona przed dostawą a faktura zaliczkowa

To dwa różne dokumenty, choć w praktyce bywają ze sobą mylone.

Faktura wystawiona przed dostawą może dokumentować uzgodnioną sprzedaż jeszcze przed jej realizacją. Nie oznacza automatycznie, że klient przekazał już pieniądze.

Faktura zaliczkowa służy natomiast dokumentowaniu otrzymanej zapłaty lub jej części przed wykonaniem dostawy albo usługi.

Przykładowo przedsiębiorca zamawia maszynę za 50 000 zł netto i wpłaca 15 000 zł zaliczki.

Sprzedawca może być zobowiązany do wystawienia faktury zaliczkowej dokumentującej otrzymaną kwotę. Po dostawie urządzenia następuje rozliczenie pozostałej części wynagrodzenia.

Inaczej wygląda sytuacja, gdy klient zamawia maszynę, ale jeszcze niczego nie zapłacił. Sprzedawca może wystawić fakturę przed dostawą w granicach ustawowego terminu, bez traktowania jej automatycznie jako dokumentu otrzymanej zaliczki.

Różnica ma znaczenie dla VAT i sposobu rozliczania późniejszych płatności.

Nie należy też utożsamiać faktury zaliczkowej z proformą. Proforma może pełnić funkcję informacji o płatności lub oferty handlowej, ale sama w sobie nie jest fakturą w rozumieniu ustawy o VAT.

Czy klient może odliczyć VAT przed otrzymaniem towaru?

Samo posiadanie faktury nie zawsze wystarcza do odliczenia VAT.

W przypadku standardowej krajowej dostawy prawo do odliczenia podatku naliczonego jest związane między innymi z powstaniem obowiązku podatkowego u sprzedawcy oraz otrzymaniem faktury.

Przykładowo nabywca otrzymuje fakturę w październiku, ale dostawa towaru następuje dopiero w listopadzie. Jeśli wcześniej nie doszło do zapłaty powodującej powstanie obowiązku podatkowego i nie zachodzi szczególny przypadek, nabywca nie powinien odliczać VAT wyłącznie dlatego, że otrzymał dokument w październiku.

Prawo do odliczenia powstanie zasadniczo dopiero po spełnieniu odpowiednich warunków, w tym powstaniu obowiązku podatkowego.

Jeśli natomiast nabywca wpłaci zaliczkę, od której powstał obowiązek podatkowy, możliwe jest odliczenie VAT na zasadach właściwych dla takiej płatności.

Dlatego w firmach otrzymujących faktury przed dostawą warto rozróżniać datę otrzymania dokumentu, termin dostawy i datę ewentualnej zapłaty.

Program księgowy nie powinien automatycznie zakładać, że cały VAT z każdej otrzymanej faktury można odliczyć w miesiącu jej pojawienia się w systemie.

Czy można wystawić fakturę przed wysłaniem paczki ze sklepu internetowego?

Tak. To częsta sytuacja w sprzedaży internetowej.

Klient zamawia produkt, płaci za niego, a sklep przygotowuje fakturę przed przekazaniem przesyłki firmie kurierskiej.

Przy odpowiedniej organizacji sprzedaży dokument może być generowany automatycznie po zarejestrowaniu zamówienia lub płatności.

Trzeba jednak uwzględnić moment otrzymania pieniędzy i zasady dokumentowania transakcji.

Jeśli klient opłacił zamówienie przed dostawą, płatność może powodować powstanie obowiązku podatkowego. Nie oznacza to jednak konieczności wystawiania dwóch faktur dotyczących tej samej sprzedaży.

Istotne jest też, czy nabywcą jest przedsiębiorca, czy konsument.

W przypadku klientów indywidualnych sprzedaż może podlegać ewidencjonowaniu na kasie fiskalnej, chyba że zastosowanie ma właściwe zwolnienie. Wystawienie faktury nie zawsze zastępuje ten obowiązek.

Przed uruchomieniem automatycznego fakturowania warto sprawdzić, czy program obsługuje anulowane zamówienia, zwroty pieniędzy i korekty dokumentów.

Co zrobić, gdy faktura została wystawiona, ale dostawa się opóźnia?

Najpierw trzeba ustalić, czy zmiana terminu powoduje przekroczenie dopuszczalnego okresu wcześniejszego wystawienia faktury.

Załóżmy, że przedsiębiorca wystawił dokument 1 czerwca, a dostawa miała nastąpić 15 czerwca. Z powodu problemów produkcyjnych termin przesunięto na 10 lipca.

W takim przypadku dostawa nadal mieści się w okresie 60 dni od wystawienia faktury. Samo opóźnienie nie musi więc oznaczać naruszenia limitu.

Problem pojawia się, gdy realizacja zostanie przesunięta znacznie dalej.

Jeżeli termin dostawy przekroczy 60 dni od daty wystawienia faktury, trzeba przeanalizować skutki podatkowe i sposób skorygowania dokumentacji.

Nie należy jednak automatycznie zakładać, że faktura staje się fikcyjna albo zawsze musi zostać skorygowana do zera. Znaczenie mają okoliczności transakcji, dokonane płatności i to, czy sprzedaż rzeczywiście dojdzie do skutku.

Jeżeli zamówienie zostaje anulowane, a dostawa nie nastąpi, może być konieczne wystawienie faktury korygującej. Przy zwrocie wcześniejszej zapłaty trzeba również odpowiednio rozliczyć otrzymane środki.

Szczególnie przy fakturach wystawionych w KSeF nie należy próbować usuwać pierwotnego dokumentu i zastępować go nowym bez zachowania historii korekt.

Faktura przed dostawą w KSeF – czy są inne zasady?

Krajowy System e-Faktur nie zmienia podstawowego limitu 60 dni.

Jeżeli przedsiębiorca jest zobowiązany do wystawiania faktur ustrukturyzowanych, może przygotować dokument przed dostawą na zasadach wynikających z ustawy o VAT.

Faktura musi jednak zostać prawidłowo wystawiona w KSeF, z uwzględnieniem właściwego trybu.

W standardowym trybie online faktura jest zasadniczo uznawana za wystawioną w dniu przesłania jej do KSeF. System nadaje dokumentowi numer identyfikacyjny i udostępnia go nabywcy zgodnie z obowiązującymi zasadami.

Nie można więc zakładać, że zapisanie faktury jako projektu w programie księgowym oznacza jej wystawienie.

Jeżeli sprzedawca przygotował dokument 10 listopada, ale przesłał go do KSeF dopiero 12 listopada w zwykłym trybie online, znaczenie będzie miała data wynikająca z zasad wystawiania faktur ustrukturyzowanych, a nie samo utworzenie projektu.

W szczególnych trybach offline obowiązują odrębne reguły dotyczące daty wystawienia i terminu późniejszego przesłania dokumentu.

Przedsiębiorca powinien również sprawdzić, czy program prawidłowo obsługuje datę dostawy, faktury zaliczkowe i korekty.

Czy wcześniejsza faktura może zastąpić proformę?

Tak, ale nie zawsze jest to najlepsze rozwiązanie.

Jeżeli klient potrzebuje dokumentu potwierdzającego ustaloną cenę i dane do przelewu, często wystarczy proforma.

Nie jest ona fakturą VAT i nie powoduje sama w sobie obowiązku rozliczenia podatku.

Przykładowo firma zamawia urządzenia o wartości 30 000 zł, ale dostawca musi je najpierw sprowadzić z zagranicy. Realizacja potrwa trzy miesiące.

Wystawienie zwykłej faktury od razu mogłoby naruszyć limit 60 dni, jeżeli nie znajduje zastosowania odpowiedni wyjątek.

W takiej sytuacji przedsiębiorca może przygotować proformę zawierającą uzgodnioną cenę, termin płatności i opis zamówienia.

Po otrzymaniu zapłaty należy ocenić obowiązek wystawienia faktury zaliczkowej, a następnie prawidłowo rozliczyć dostawę.

Proforma sprawdza się więc szczególnie wtedy, gdy termin realizacji jest odległy lub niepewny, a klient potrzebuje jedynie informacji umożliwiających dokonanie przelewu.

Nie powinna natomiast zastępować wymaganej faktury dokumentującej rzeczywistą sprzedaż albo otrzymaną zaliczkę.

Jak ustawić wcześniejsze fakturowanie w programie?

W przedsiębiorstwie wystawiającym wiele faktur dobrze rozdzielić kilka etapów obsługi zamówienia: jego przyjęcie, otrzymanie płatności, wystawienie dokumentu i realizację dostawy.

Nie zawsze powinny następować jednocześnie.

Przykładowo firma hurtowa może wystawiać faktury po potwierdzeniu zamówienia, ale jeszcze przed wysyłką towaru. System powinien wtedy umożliwiać kontrolę terminu dostawy i odpowiednie rozliczenie VAT.

Przydatne są funkcje pozwalające:

Szczególnie ważne jest to, aby automatyczne wystawienie faktury nie powodowało automatycznego, nieprawidłowego rozpoznania VAT.

Przy dużej liczbie zamówień pomocne może być ostrzeżenie, gdy planowana dostawa ma nastąpić później niż 60 dni od daty faktury.

Dzięki temu pracownik może zdecydować, czy wystawić zwykłą fakturę, dokument zaliczkowy czy proformę.

Czy warto wystawiać faktury przed dostawą?

Wcześniejsze fakturowanie jest wygodne, szczególnie w handlu B2B. Pozwala szybciej przekazać dokument klientowi, rozpocząć procedurę płatności i ograniczyć pracę administracyjną po wysyłce.

Nie zawsze jednak daje takie same korzyści.

Jeżeli termin dostawy jest niepewny, wcześniejsze wystawienie faktury zwiększa ryzyko konieczności późniejszego poprawiania danych.

Przedsiębiorca powinien więc dostosować moment wystawienia dokumentu do rzeczywistego sposobu realizacji zamówień.

W przypadku towarów dostępnych w magazynie, które zostaną wysłane za kilka dni, wcześniejsza faktura zwykle nie stanowi problemu.

Przy produktach sprowadzanych na indywidualne zamówienie, których termin dostawy może się znacznie przesunąć, lepiej rozważyć proformę lub właściwe rozliczenie zaliczki.

Fakturę można wystawić nawet 60 dni przed dostawą, ale data dokumentu nie przesądza automatycznie o momencie rozliczenia VAT. Znaczenie mają rzeczywista dostawa, ewentualna wcześniejsza zapłata i szczególne zasady przewidziane dla określonych transakcji.

Dobrze skonfigurowany program do fakturowania powinien uwzględniać te różnice, zamiast traktować wystawienie faktury, otrzymanie pieniędzy i wydanie towaru jako jedno zdarzenie.