Co warto skonfigurować pierwszego dnia pracy z Base.com?

Pierwszego dnia najważniejsze jest ustalenie kilku podstawowych zasad: skąd Base.com ma pobierać stany magazynowe, gdzie znajduje się główna kartoteka produktów, które zamówienia mają trafiać do systemu i co powinno się z nimi dziać po pobraniu.

Dopiero na tej podstawie warto uruchamiać synchronizację i automatyzację.

Najpierw zdecyduj, gdzie jest główny magazyn

To jedna z najważniejszych decyzji podczas konfiguracji.

Firma może przechowywać produkty bezpośrednio w Katalogu Base.com, korzystać z magazynu sklepu internetowego, systemu ERP albo innego zewnętrznego źródła.

Nie powinno być jednak sytuacji, w której pracownik raz zmienia stan w Base.com, innym razem w sklepie, a jeszcze ktoś inny poprawia go bezpośrednio na Allegro.

Trzeba ustalić system nadrzędny.

Jeżeli to Base.com ma być centralnym magazynem, zmiany stanów i cen mogą być wysyłane z niego do podłączonych sklepów i marketplace'ów.

Można również ustawić odwrotny scenariusz. Przykładowo sklep internetowy jest głównym magazynem, a Base.com pobiera z niego stany i wykorzystuje je do aktualizowania ofert na Allegro, Amazonie czy innych platformach.

Właśnie kierunek synchronizacji powinien zostać ustalony przed jej uruchomieniem.

Przy okazji dobrze sprawdzić kartotekę produktów. Szczególnie ważne są SKU, EAN, warianty i powiązania ofert z konkretnymi produktami. Synchronizacja stanów i cen na marketplace działa prawidłowo wtedy, gdy oferta jest powiązana z właściwym produktem magazynowym.

Jeżeli mamy koszulkę w rozmiarach S, M i L, każda kombinacja musi odpowiadać właściwemu wariantowi. W przeciwnym razie sprzedaż rozmiaru M może prowadzić do błędnego stanu w pozostałych ofertach.

Pierwszego dnia nie trzeba jeszcze poprawiać całego katalogu liczącego kilka tysięcy pozycji. Dobrze jednak przetestować kilka zwykłych produktów i kilka wariantowych.

Podłącz kanały sprzedaży, ale jeszcze nie włączaj wszystkiego automatycznie

Kolejnym krokiem mogą być konta marketplace oraz sklep internetowy.

Base.com potrafi pobierać zamówienia z wielu źródeł do jednego panelu, co jest jedną z głównych zalet systemu. Samo podłączenie Allegro czy sklepu jest jednak dopiero początkiem.

Trzeba sprawdzić, gdzie nowe zamówienia mają trafiać.

Warto stworzyć prostą strukturę statusów odpowiadającą temu, jak firma rzeczywiście realizuje sprzedaż. Na początek często wystarczy coś w rodzaju:

Nowe
Oczekuje na płatność
Do realizacji
Do pakowania
Wysłane
Anulowane

Nie ma potrzeby tworzyć od razu 30 statusów tylko dlatego, że system na to pozwala.

Jeżeli firma inaczej obsługuje zamówienia opłacone z góry, a inaczej przesyłki pobraniowe, można je rozdzielić. Przy większym zespole osobny status może też oznaczać etap pracy konkretnego działu.

Najważniejsze jest to, aby pracownik po wejściu do systemu od razu wiedział, którymi zamówieniami powinien się zająć.

Po podłączeniu każdego źródła dobrze wykonać testowe zamówienie. Należy sprawdzić, czy prawidłowo pobrały się dane klienta, produkty, cena, płatność, sposób dostawy i uwagi kupującego.

Taki test jest znacznie bezpieczniejszy niż uruchomienie pięciu integracji jednocześnie i późniejsze szukanie przyczyny błędu.

Kurier, etykiety i dokumenty dobrze ustawić przed pierwszą prawdziwą wysyłką

Jeżeli zamówienia mają być obsługiwane w Base.com, naturalnym kolejnym krokiem jest podłączenie przewoźnika lub brokera kurierskiego.

Integracje kurierskie mogą pozwalać między innymi na tworzenie przesyłek, generowanie etykiet, pobieranie statusów i przekazywanie numerów nadania do marketplace oraz sklepu. Dokładny zakres zależy od API konkretnego przewoźnika.

Przed rozpoczęciem normalnej pracy dobrze przetestować jedną paczkę.

Czy pobiera się prawidłowy adres? Czy system wybiera właściwą usługę? Czy przy przesyłce pobraniowej przekazywana jest poprawna kwota? Czy etykieta drukuje się na odpowiedniej drukarce?

Błąd zauważony na jednej testowej etykiecie jest drobnostką. Ten sam błąd zauważony po wydrukowaniu 150 etykiet wygląda już inaczej.

W tym samym momencie trzeba zdecydować, gdzie mają powstawać faktury.

Base.com może wystawiać dokumenty sprzedażowe na podstawie zamówień, korzystać z własnych serii numeracji oraz automatycznie przekazywać dokumenty dalej. Może też współpracować z zewnętrznymi systemami księgowymi i ERP.

Najgorszy wariant to brak jednej zasady.

Jeżeli część faktur powstaje ręcznie w programie księgowym, część automatycznie w Base.com, a kolejna część w sklepie, łatwo o podwójne dokumenty albo rozjechaną numerację.

Dlatego przed automatyzacją należy ustalić: który system tworzy właściwą fakturę?

Jeżeli dokumenty mają być wystawiane w Base.com, trzeba skonfigurować między innymi serie numeracji, dane sprzedawcy, VAT i sposób obsługi dokumentów w KSeF. Jeżeli fakturowaniem zajmuje się zewnętrzny system, warto od razu przetestować przekazywanie dokumentów między systemami.

Automatyczne akcje zostaw na koniec dnia

Automatyczne akcje są jedną z najmocniejszych części Base.com, ale również najłatwiej źle je skonfigurować.

System może reagować na konkretne zdarzenia. Przykładowo po opłaceniu zamówienia przenieść je do odpowiedniego statusu, utworzyć dokument, wysłać wiadomość do klienta, przygotować przesyłkę albo wykonać kolejne czynności zależnie od ustawionych warunków.

Nie zaczynałbym jednak pierwszego dnia od kilkudziesięciu reguł.

Najpierw można zautomatyzować dwa lub trzy oczywiste procesy.

Przykład:

zamówienie zostało opłacone → przejdź do statusu „Do realizacji”.

Albo:

utworzono przesyłkę → wyślij klientowi informację o nadaniu.

Dopiero gdy wiadomo, że podstawowy przepływ działa prawidłowo, można dodawać kolejne warunki.

Szczególną ostrożność warto zachować przy automatycznej zmianie cen i stanów. Base.com pozwala synchronizować je z ofertami marketplace nawet na bieżąco. To bardzo wygodne, ale błędna cena albo zerowy stan w systemie nadrzędnym może zostać szybko przekazany do wielu ofert.

Po pierwszym uruchomieniu synchronizacji dobrze więc sprawdzić logi i ręcznie porównać kilka produktów: stan w magazynie, stan na Allegro czy innym marketplace oraz cenę.

Dopiero gdy wyniki się zgadzają, można uznać konfigurację za bezpieczną.

Jeżeli pracuje kilka osób, nie korzystajcie ze wspólnego konta

To ustawienie dobrze zrobić od razu, a nie po kilku miesiącach.

Base.com pozwala utworzyć osobne konta pracowników i nadać im różne uprawnienia. Osoba pakująca zamówienia nie musi mieć dostępu do ustawień integracji czy statystyk finansowych. Pracownik obsługujący klientów niekoniecznie powinien mieć możliwość masowej edycji ofert.

Osobne konta dają również historię działań. Można sprawdzić, kto zmienił status zamówienia, dodał wpłatę czy wysłał wiadomość.

To zdecydowanie lepsze rozwiązanie niż jedno hasło zapisane na kartce obok stanowiska pakowania.

Warto od razu ustawić również domyślne drukarki dla pracowników, jeżeli firma korzysta z różnych stanowisk do faktur, etykiet i dokumentów magazynowych.

Pierwszego dnia najważniejszy jest jeden pełny test

Po podstawowej konfiguracji najlepiej przeprowadzić jedno zamówienie przez cały proces.

Niech test możliwie przypomina prawdziwą sprzedaż.

Klient składa zamówienie → Base.com je pobiera → produkt zmniejsza stan → zamówienie trafia do właściwego statusu → zostaje przygotowana przesyłka → powstaje dokument sprzedaży → klient otrzymuje właściwą informację → numer przesyłki wraca do kanału sprzedaży.

Na koniec trzeba jeszcze sprawdzić stan produktu we wszystkich miejscach.

Jeżeli to działa, można zwiększać skalę.

Nie trzeba pierwszego dnia konfigurować wszystkich marketplace'ów, szablonów wiadomości i dziesiątek automatycznych akcji. Znacznie ważniejsze jest poprawne ustawienie fundamentów: jednego źródła stanów, właściwych powiązań produktów, jasnych statusów zamówień, fakturowania i podstawowej wysyłki.

Base.com może później automatyzować bardzo rozbudowane procesy. Im więcej jednak automatów zostanie zbudowanych na błędnej konfiguracji początkowej, tym szybciej ten błąd będzie powielany. Dlatego pierwszy dzień najlepiej przeznaczyć nie na uruchomienie wszystkiego, lecz na doprowadzenie jednego zamówienia od zakupu do wysyłki bez żadnej niespodzianki.