Co to jest kompensata należności?

Właśnie na tym polega kompensata należności, nazywana również potrąceniem wierzytelności.

Nie jest rabatem, korektą faktury ani umorzeniem długu przez wierzyciela. To sposób rozliczenia sytuacji, w której dwie strony są wobec siebie jednocześnie wierzycielem i dłużnikiem.

Najprostszy przykład kompensaty

Załóżmy, że dwie firmy regularnie ze sobą współpracują.

ABC Sp. z o.o. sprzedała firmie XYZ towary:

faktura FV/100 – 15 000 zł

Jednocześnie XYZ wykonała dla ABC usługę marketingową:

faktura FV/58 – 9 000 zł

Po obu stronach istnieją więc należności.

ABC oczekuje 15 000 zł od XYZ, ale jednocześnie sama ma zapłacić XYZ 9 000 zł.

Strony mogą dokonać kompensaty:

15 000 zł − 9 000 zł = 6 000 zł.

Po rozliczeniu:

Nie ma potrzeby wykonywania przelewu 9 000 zł w jedną stronę i 15 000 zł w drugą.

Kiedy można dokonać potrącenia?

Kodeks cywilny przewiduje potrącenie, gdy dwie osoby są jednocześnie wobec siebie dłużnikami i wierzycielami.

W typowej kompensacie między firmami oznacza to sytuację:

firma A ma należność wobec firmy B, a firma B ma należność wobec firmy A.

Przy ustawowym potrąceniu muszą zostać spełnione również dodatkowe warunki.

W przypadku zwykłych należności pieniężnych obie wierzytelności powinny być wymagalne i możliwe do dochodzenia przed sądem albo innym właściwym organem.

Wymagalność najłatwiej zrozumieć na przykładzie terminu płatności.

ABC ma zapłacić XYZ 10 000 zł do 10 września. XYZ ma zapłacić ABC 7 000 zł do 20 września.

Jeżeli chcemy wykorzystać klasyczne potrącenie ustawowe obu należności, trzeba zwrócić uwagę na to, czy obie są już wymagalne.

Nie należy więc przyjmować zasady:

„mamy dwie faktury, więc zawsze możemy je automatycznie skompensować”.

Znaczenie mają terminy oraz charakter wierzytelności.

Kompensata może być jednostronna

Do skutecznego potrącenia ustawowego nie jest konieczne podpisanie przez obie strony specjalnej umowy zatytułowanej „Kompensata”.

Kodeks cywilny przewiduje dokonanie potrącenia poprzez złożenie oświadczenia drugiej stronie.

Przykładowo firma może napisać kontrahentowi:

„Dokonujemy potrącenia naszej wierzytelności w wysokości 8 000 zł wynikającej z faktury X z Państwa wierzytelnością w wysokości 10 000 zł wynikającą z faktury Y”.

Jeżeli warunki potrącenia są rzeczywiście spełnione, druga strona nie musi odpowiadać:

„zgadzamy się”.

To odróżnia ustawowe potrącenie od zwykłego porozumienia dwóch firm dotyczącego sposobu rozliczenia.

W praktyce przedsiębiorstwa bardzo często stosują jednak kompensatę umowną, czyli po prostu wspólnie uzgadniają, które wzajemne należności zostają rozliczone.

Takie rozwiązanie jest wygodne zwłaszcza przy większej liczbie dokumentów albo stałej współpracy.

Czy trzeba wystawić notę kompensacyjną?

Przepisy nie wprowadzają ogólnego obowiązku wystawiania dokumentu o nazwie „nota kompensacyjna” przy każdej kompensacie.

Warto jednak ją dokumentować.

Po kilku miesiącach księgowość powinna być w stanie odpowiedzieć, dlaczego faktura na 20 000 zł jest oznaczona jako zapłacona, skoro na rachunku bankowym nie ma przelewu na tę kwotę.

Dokument kompensaty może zawierać:

Przykład:

Należność ABC wobec XYZ: FV/120 – 18 000 zł
Należność XYZ wobec ABC: FV/85 – 11 000 zł
Kwota kompensaty: 11 000 zł
Pozostało do zapłaty przez XYZ: 7 000 zł

Przy kompensacie umownej dokument może zostać zaakceptowany przez obie strony.

Przy jednostronnym potrąceniu ważne jest przede wszystkim skuteczne złożenie drugiej stronie oświadczenia. Dla bezpieczeństwa dobrze mieć dowód, że do kontrahenta ono dotarło.

Kompensata nie powoduje wystawienia faktury korygującej

To częsty błąd.

Firma wystawiła fakturę na 10 000 zł. Następnie 6 000 zł zostało rozliczone poprzez kompensatę.

Nie oznacza to, że trzeba zmniejszyć fakturę do 4 000 zł.

Sprzedaż nadal miała wartość 10 000 zł.

Zmienił się wyłącznie sposób rozliczenia należności.

W programie do faktur dokument może więc wyglądać tak:

wartość faktury – 10 000 zł,
rozliczono kompensatą – 6 000 zł,
pozostało do zapłaty – 4 000 zł.

Faktura korygująca byłaby potrzebna wtedy, gdy zmieniła się sama transakcja – przykładowo cena, ilość towaru albo zakres wykonanej usługi.

Kompensata nie zmienia żadnej z tych rzeczy.

Czy kompensata może być częściowa?

Tak i jest to bardzo częsta sytuacja.

Firma A ma otrzymać od firmy B 50 000 zł.

Jednocześnie A jest winna B 17 000 zł.

Nie ma możliwości skompensowania całych 50 000 zł, ponieważ wzajemna wierzytelność wynosi tylko 17 000 zł.

Potrącenie obejmuje więc 17 000 zł.

Po jego dokonaniu:

wierzytelność B wobec A – 0 zł,
wierzytelność A wobec B – 33 000 zł.

Firma B musi uregulować pozostałe 33 000 zł w normalny sposób.

Kodeks cywilny przewiduje właśnie taki mechanizm – wskutek potrącenia wierzytelności umarzają się wzajemnie do wysokości wierzytelności niższej.

Można kompensować kilka faktur jednocześnie

Przy stałych kontrahentach znacznie częściej nie chodzi o dwie faktury, lecz o kilkanaście dokumentów.

Firma A ma należności:

FV/101 – 5 000 zł,
FV/105 – 8 000 zł,
FV/110 – 12 000 zł.

Łącznie 25 000 zł.

Firma B ma wobec A:

FV/65 – 4 000 zł,
FV/70 – 6 000 zł.

Łącznie 10 000 zł.

Strony mogą przygotować jedno rozliczenie kompensacyjne obejmujące wszystkie te dokumenty.

Po kompensacie 10 000 zł firma B nadal ma do zapłaty firmie A 15 000 zł.

W takim przypadku szczególnie przydatne jest dokładne wskazanie, które dokumenty i w jakiej kolejności zostały rozliczone.

Nie wystarczy wpis:

„kompensata 10 000 zł”.

Za rok może być trudno ustalić, którego salda dotyczyła.

Kompensata wielostronna to już bardziej skomplikowany przypadek

Klasyczne potrącenie jest najprostsze, gdy dwie firmy mają wzajemne należności.

W praktyce spotyka się również kompensaty obejmujące większą liczbę podmiotów.

Przykładowo:

A ma otrzymać pieniądze od B,
B od C,
C od A.

Firmy chcą rozliczyć całość bez wykonywania kilku przelewów.

To nie jest już zwykłe ustawowe potrącenie dwóch wzajemnych wierzytelności. Takie rozliczenie powinno zostać odpowiednio uzgodnione pomiędzy zainteresowanymi stronami.

Im więcej uczestników, faktur i różnych kwot, tym ważniejszy staje się dokładny dokument pokazujący, która wierzytelność została rozliczona i w jakiej wysokości.

Nie powinno się tworzyć wielostronnej kompensaty tylko na podstawie ustnych ustaleń między księgowymi.

Nie każdą wierzytelność można potrącić jednostronnie

Kodeks cywilny przewiduje wyłączenia.

W drodze ustawowego potrącenia nie można przykładowo umarzać niektórych wierzytelności niepodlegających zajęciu, wierzytelności dotyczących dostarczania środków utrzymania czy wierzytelności wynikających z czynów niedozwolonych.

Potrącenie może być również wyłączone przez przepisy szczególne.

Przy zwykłych wzajemnych fakturach B2B najczęściej nie będzie to problemem, ale pokazuje, dlaczego nie należy traktować kompensaty jako mechanizmu działającego automatycznie wobec każdego rodzaju długu.

Szczególnej ostrożności wymagają również sytuacje związane z zajęciem wierzytelności, upadłością albo restrukturyzacją kontrahenta. Tam wchodzą dodatkowe przepisy i zwykłe zasady rozliczeń między dwoma działającymi przedsiębiorstwami mogą nie wystarczyć.

A co z wierzytelnością przedawnioną?

Przedawnienie również nie daje prostej odpowiedzi „nigdy nie można potrącić”.

Kodeks cywilny pozwala w określonych okolicznościach potrącić wierzytelność przedawnioną, jeżeli w chwili, gdy potrącenie stało się możliwe, przedawnienie jeszcze nie nastąpiło.

To jednak sytuacja, której nie warto rozstrzygać w księgowości na podstawie samej daty faktury.

Jeżeli kontrahent kwestionuje skuteczność potrącenia, a jedna z należności jest stara lub sporna, potrzebna może być dokładniejsza analiza prawna.

Co jeśli kontrahent nie uznaje faktury?

Firma A wystawia firmie B fakturę na 20 000 zł.

B twierdzi:

„Ta usługa nie została wykonana prawidłowo i nic nie jesteśmy winni”.

Jednocześnie A jest dłużnikiem B z innej, bezspornej faktury na 12 000 zł.

A składa oświadczenie o potrąceniu.

Problem polega na tym, że B może zakwestionować istnienie albo wysokość wierzytelności przedstawionej do potrącenia.

Samo przesłanie noty kompensacyjnej nie rozstrzyga sporu.

Jeżeli wierzytelność rzeczywiście nie istnieje, nie można skutecznie rozliczyć jej tylko dlatego, że została wpisana w firmowym programie jako należność.

Dlatego kompensaty spornych wierzytelności wymagają większej ostrożności niż zwykłe rozliczenie dwóch zaakceptowanych faktur.

Jak kompensatę zaksięgować?

Od strony rozrachunkowej operacja powinna zmniejszyć jednocześnie należność i zobowiązanie.

Nie pojawia się przy tym przepływ pieniędzy przez rachunek bankowy.

Załóżmy:

należność od kontrahenta – 10 000 zł,
zobowiązanie wobec tego kontrahenta – 7 000 zł.

Po kompensacie:

należność – 3 000 zł,
zobowiązanie – 0 zł.

Sam przychód ze sprzedaży i koszt zakupu zostały wcześniej ujęte na podstawie właściwych dokumentów. Kompensata jest kolejnym etapem – rozliczeniem wzajemnych sald.

Dlatego dobry program finansowo-księgowy lub fakturowy powinien pozwalać oznaczyć dokument jako rozliczony kompensatą, zamiast wymagać utworzenia fikcyjnej wpłaty bankowej.

Czy przy kompensacie trzeba stosować split payment?

To istotne przy fakturach objętych obowiązkowym mechanizmem podzielonej płatności.

Jeżeli faktura spełnia warunki obowiązkowego MPP, zwykła zapłata za nią powinna zostać wykonana z wykorzystaniem mechanizmu podzielonej płatności.

Przepisy przewidują jednak wyjątek dla potrąceń.

W zakresie, w jakim należności są wzajemnie potrącane, nie występuje obowiązek dokonania tej części rozliczenia za pomocą MPP.

Przykład:

firma ma fakturę objętą obowiązkowym MPP na 30 000 zł.

Jednocześnie posiada wobec sprzedawcy własną wymagalną wierzytelność w wysokości 12 000 zł.

Strony rozliczają 12 000 zł poprzez potrącenie.

Pozostaje 18 000 zł do faktycznej zapłaty.

Dla pozostałej części trzeba już ocenić obowiązek zastosowania MPP zgodnie z zasadami właściwymi dla tej faktury.

Nie należy więc rozumieć wyjątku w ten sposób, że częściowa kompensata automatycznie wyłącza split payment dla całej pozostałej kwoty.

A limit 15 000 zł i płatność przez rachunek?

Prawo przedsiębiorców wymaga, aby przy transakcji B2B przekraczającej 15 000 zł płatność była realizowana za pośrednictwem rachunku płatniczego przedsiębiorcy.

Kompensata nie polega jednak na przekazaniu pieniędzy z jednej firmy do drugiej. W zakresie potrącanych kwot dochodzi do wzajemnego umorzenia wierzytelności.

Nie wykonuje się więc sztucznego przelewu wyłącznie po to, żeby później pieniądze wróciły do tej samej firmy.

Jeżeli po kompensacie zostaje kwota do faktycznej zapłaty, sposób jej uregulowania trzeba już sprawdzić według normalnych zasad dotyczących danej transakcji.

Kompensata ma znaczenie dla ulgi na złe długi

Kompensata nie jest obojętna również wtedy, gdy faktura długo pozostawała niezapłacona.

Przepisy dotyczące ulgi na złe długi posługują się pojęciem uregulowania wierzytelności. Nie ograniczają go wyłącznie do przelewu bankowego.

Jeżeli zobowiązanie zostało skutecznie rozliczone poprzez potrącenie, nie można nadal traktować tej samej części należności jak nieuregulowanego długu.

Przykładowo z faktury na 20 000 zł poprzez kompensatę rozliczono 15 000 zł.

Dla potrzeb dalszego monitorowania zaległości pozostało 5 000 zł, a nie 20 000 zł.

Ma to znaczenie zarówno dla wierzyciela korzystającego z ulgi na złe długi w VAT, jak i dla obowiązków dłużnika związanych z nieuregulowanymi zobowiązaniami.

Jeżeli korekta z tytułu złych długów została już wcześniej dokonana, późniejsze uregulowanie należności powoduje odpowiednie skutki w rozliczeniu podatku.

KSeF nie wykonuje kompensaty za przedsiębiorcę

Faktury mogą być wystawione i odebrane w KSeF, ale sama obecność dwóch dokumentów w KSeF nie powoduje automatycznego potrącenia wzajemnych należności.

To oddzielny proces.

Firma A wystawia fakturę firmie B.

Firma B wystawia fakturę firmie A.

Oba dokumenty znajdują się w KSeF.

Jeżeli przedsiębiorstwa chcą je skompensować, nadal muszą odpowiednio rozliczyć swoje wzajemne wierzytelności.

Program do faktur może natomiast pomóc od strony technicznej: pokazać należności i zobowiązania wobec tego samego kontrahenta, utworzyć rozliczenie i zmienić saldo dokumentów.

KSeF odpowiada za faktury. Kompensata odpowiada za ich późniejsze rozliczenie.

Po co firmy stosują kompensaty?

Najbardziej oczywistą korzyścią jest ograniczenie liczby przelewów.

Ale nie tylko.

Kompensata pozwala również:

Wyobraźmy sobie dwie współpracujące spółki, które co miesiąc wystawiają sobie po kilkanaście faktur. Bez kompensaty każda z nich może jednocześnie mieć 100 000 zł należności i 80 000 zł zobowiązań wobec tego samego podmiotu.

Ekonomicznie rzeczywiste saldo wynosi tylko 20 000 zł.

Regularna kompensata pozwala doprowadzić ewidencję właśnie do tego salda.

Najważniejsze jest prawidłowe wskazanie, co zostało rozliczone

Samo stwierdzenie:

„robimy kompensatę 25 000 zł”

jest za mało przy większej liczbie dokumentów.

Po pół roku księgowość powinna móc odtworzyć:

które faktury uczestniczyły w rozliczeniu,
w jakiej wysokości zostały skompensowane,
kiedy potrącenie nastąpiło,
ile pozostało do zapłaty.

Dobrze przeprowadzona kompensata jest prostą operacją.

Firma nie przelewa pieniędzy sama do siebie przez kontrahenta. Zamiast tego wzajemne wierzytelności wygasają do wysokości niższej z nich, a faktycznie płacona jest tylko różnica.

Najwięcej problemów nie powoduje sama zasada potrącenia, lecz brak porządnej dokumentacji. Jeśli system pokazuje fakturę jako zapłaconą, powinien również pokazywać dlaczego została rozliczona i z jaką wierzytelnością ją skompensowano. Wtedy kompensata jest nie tylko wygodnym sposobem rozliczenia, ale też czytelnym elementem firmowych rozrachunków.