Co to jest biała lista VAT i jak z niej korzystać?

Przy takiej transakcji trzeba jeszcze sprawdzić rachunek na białej liście VAT. Jeśli pieniądze trafią na konto, którego nie ma w urzędowym wykazie, firma może mieć problem z zaliczeniem wydatku do kosztów podatkowych. W określonych sytuacjach pojawia się również ryzyko odpowiedzialności za zaległości dostawcy w VAT.

Sprawdzenie kontrahenta zajmuje zwykle kilkadziesiąt sekund i jest bezpłatne. Trzeba jednak wiedzieć, kiedy weryfikacja rachunku jest wymagana, jakie informacje pokazuje wykaz i co zrobić, gdy numer konta nie figuruje w bazie.

Czym jest biała lista podatników VAT?

Biała lista VAT to elektroniczny wykaz prowadzony przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej. Umożliwia sprawdzanie statusu podatkowego przedsiębiorców oraz rachunków bankowych zgłoszonych do administracji skarbowej.

Wbrew nazwie nie obejmuje wyłącznie czynnych podatników VAT. Można w niej znaleźć również przedsiębiorców korzystających ze zwolnienia, podmioty wykreślone z rejestru, przywrócone do niego oraz takie, którym odmówiono rejestracji.

Wykaz pozwala sprawdzić między innymi:

Dane można sprawdzać również według stanu na określony dzień z przeszłości, w granicach okresu udostępnianego przez system.

Dla przedsiębiorców najważniejsze są dwie funkcje: weryfikacja statusu VAT kontrahenta i potwierdzenie, że rachunek wskazany do przelewu jest powiązany z właściwym podatnikiem.

Biała lista nie potwierdza natomiast, że firma jest wypłacalna, terminowo realizuje zamówienia czy rzeczywiście dostarczyła towary. To rejestr podatkowy, a nie kompleksowa ocena wiarygodności przedsiębiorstwa.

Jak sprawdzić firmę na białej liście VAT?

Wyszukiwarka jest dostępna na stronie podatki.gov.pl. Nie trzeba zakładać konta ani logować się do e-Urzędu Skarbowego.

Aby sprawdzić kontrahenta, wystarczy:

Najwygodniej korzystać z NIP, ponieważ pozwala jednoznaczniej zidentyfikować przedsiębiorcę niż sama nazwa. Firmy mogą mieć podobne oznaczenia, a niektóre prowadzą działalność pod rozbudowanymi nazwami handlowymi.

Po wyszukaniu podatnika system pokazuje jego dane i status VAT. Jeżeli w wykazie znajdują się rachunki bankowe, można porównać je z numerem podanym na fakturze.

Wynik sprawdzenia można zapisać jako potwierdzenie. To przydatne szczególnie przy większych płatnościach, gdy firma chce udokumentować, że przed wykonaniem przelewu zweryfikowała konto odbiorcy.

Nie wystarczy jednak sprawdzić kontrahenta tylko przy pierwszym zamówieniu. Numer rachunku może się zmienić, dlatego przy transakcjach objętych obowiązkiem weryfikacji liczy się stan wykazu na dzień zlecenia przelewu.

Kiedy trzeba sprawdzić rachunek bankowy na białej liście?

Najważniejszy próg wynosi 15 000 zł wartości brutto jednej transakcji.

Obowiązek uwzględnienia zasad płatności na rachunek z wykazu i związane z tym sankcje dotyczą przede wszystkim transakcji między przedsiębiorcami, których jednorazowa wartość przekracza 15 000 zł, gdy płatność dokonywana jest przelewem na rzecz czynnego podatnika VAT.

Istotna jest wartość całej transakcji, a nie pojedynczej faktury czy raty.

Przykładowo firma zamawia wyposażenie magazynu za 24 000 zł brutto. Dostawca wystawia dwie faktury po 12 000 zł. Mimo że każda z nich opiewa na kwotę niższą od progu, cała transakcja przekracza 15 000 zł.

Nie można więc automatycznie przyjąć, że podzielenie płatności na dwie części eliminuje obowiązek stosowania odpowiednich zasad.

W praktyce wygląda to następująco:

Firma może oczywiście sprawdzać również mniejsze płatności. Jest to rozsądna praktyka, zwłaszcza przy nowych dostawcach albo przy nieoczekiwanej zmianie numeru rachunku.

Co grozi za przelew na konto spoza białej listy?

Najbardziej odczuwalnym skutkiem może być brak możliwości zaliczenia odpowiedniej części wydatku do kosztów uzyskania przychodów.

Załóżmy, że przedsiębiorca kupuje towary za 20 000 zł brutto od czynnego podatnika VAT. Zamiast rachunku figurującego w wykazie wybiera numer przesłany przez dostawcę, którego nie ma na białej liście.

Jeśli transakcja podlega odpowiednim przepisom, a przedsiębiorca nie skorzysta z przewidzianych zabezpieczeń, zapłacona w ten sposób kwota może zostać wyłączona z kosztów podatkowych w zakresie wynikającym z przepisów.

Nie oznacza to automatycznie, że sam zakup przestaje być kosztem z ekonomicznego punktu widzenia. Problem dotyczy możliwości jego podatkowego rozliczenia.

Drugą konsekwencją może być odpowiedzialność solidarna za zaległości kontrahenta w VAT związane z daną transakcją. Nie jest to odpowiedzialność za wszystkie długi podatkowe dostawcy.

Ryzyko można w określonych przypadkach wyeliminować, korzystając z ustawowych rozwiązań, przede wszystkim przez terminowe zgłoszenie płatności na rachunek spoza wykazu albo zastosowanie mechanizmu podzielonej płatności.

Przelew na rachunek spoza wykazu – co zrobić?

Jeżeli pieniądze zostały już wysłane na rachunek, którego nie było na białej liście, nie należy od razu zakładać, że utracono możliwość rozliczenia wydatku.

Przepisy przewidują zawiadomienie ZAW-NR.

Jest to formularz informujący urząd skarbowy o dokonaniu płatności na rachunek inny niż widniejący w wykazie podatników VAT na dzień zlecenia przelewu.

Na złożenie ZAW-NR masz 7 dni od dnia zlecenia przelewu.

Zawiadomienie kieruje się do naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla przedsiębiorcy dokonującego zapłaty. Można je złożyć elektronicznie przez e-Urząd Skarbowy.

Przykładowo firma opłaca fakturę za usługę informatyczną w wysokości 19 000 zł. Dopiero po zleceniu przelewu księgowość zauważa, że podany numer rachunku nie znajdował się na białej liście.

Jeżeli płatność podlega przepisom dotyczącym wykazu, terminowe złożenie ZAW-NR może ochronić przedsiębiorcę przed negatywnymi konsekwencjami podatkowymi.

Najlepiej jednak nie dopuszczać do takich sytuacji. Zgłoszenie jest zabezpieczeniem na wypadek błędu, a nie wygodnym zamiennikiem regularnego sprawdzania rachunków bankowych.

Czy split payment chroni przed konsekwencjami?

Mechanizm podzielonej płatności, określany jako split payment lub MPP, również może zabezpieczać przedsiębiorcę przed skutkami przelewu na rachunek spoza wykazu.

Polega na odpowiednim rozdzieleniu płatności: kwota odpowiadająca VAT trafia na rachunek VAT sprzedawcy, a pozostała część na jego rachunek rozliczeniowy.

Przy prawidłowym zastosowaniu MPP przepisy przewidują ochronę przed sankcjami związanymi z płatnością na rachunek nieujęty w białej liście.

Nie jest to jednak rozwiązanie dostępne dla dowolnego rachunku. Przelew w mechanizmie podzielonej płatności wymaga odpowiedniego rachunku bankowego, a nie zwykłego konta osobistego.

Trzeba również pamiętać, że dla wybranych transakcji split payment jest obowiązkowy, niezależnie od kwestii związanych z białą listą.

Dlaczego numer rachunku bankowego nie jest widoczny w wykazie?

Brak numeru konta na białej liście nie musi oznaczać próby oszustwa.

Jednym z powodów jest korzystanie przez przedsiębiorcę z rachunku osobistego, czyli ROR. Wykaz obejmuje określone rachunki rozliczeniowe związane z działalnością oraz odpowiednie rachunki w SKOK. Zwykłe konto osobiste nie jest w nim prezentowane na takich samych zasadach.

Inna sytuacja to niedawna zmiana banku. Jeśli firma otworzyła nowy rachunek, ale nie zaktualizowała danych we właściwy sposób albo informacja nie została jeszcze przetworzona, konto może nie być widoczne.

Możliwe przyczyny to również:

Jeżeli numer konta nie jest widoczny, najlepiej najpierw skontaktować się z kontrahentem.

Można poprosić o wskazanie rachunku znajdującego się w wykazie albo wyjaśnienie przyczyny braku numeru. Przy nowym kontrahencie dobrze też potwierdzić zmianę rachunku niezależnym kanałem kontaktu, a nie wyłącznie przez odpowiedź na wiadomość e-mail z nowymi danymi.

Czy rachunki wirtualne znajdują się na białej liście?

Wiele przedsiębiorstw korzysta z indywidualnych numerów rachunków przypisywanych klientom. Są one często wykorzystywane przez operatorów usług abonamentowych, dostawców mediów czy firmy obsługujące dużą liczbę płatności.

Takie numery nazywa się rachunkami wirtualnymi.

Nie są one zwykle prezentowane jako odrębne rachunki rozliczeniowe w standardowej liście kont kontrahenta. Mogą jednak być powiązane z właściwym rachunkiem rozliczeniowym przedsiębiorcy.

Weryfikacja rachunku wirtualnego w wyszukiwarce lub za pomocą odpowiednich narzędzi może potwierdzić jego powiązanie z podatnikiem.

Dlatego brak numeru na zwykłej liście rachunków nie oznacza automatycznie, że płatność będzie nieprawidłowa.

Istotne jest to, czy można potwierdzić powiązanie rachunku wirtualnego z właściwym podmiotem i jego rachunkiem rozliczeniowym.

Nie należy traktować każdego indywidualnego numeru podawanego do wpłaty jako rachunku wirtualnego w rozumieniu tych zasad. Jeżeli pojawiają się wątpliwości, trzeba sprawdzić konkretny mechanizm płatności.

Czy biała lista VAT dotyczy przedsiębiorców zwolnionych z VAT?

Tak, ponieważ wykaz obejmuje również podatników zarejestrowanych jako zwolnieni z VAT.

Trzeba jednak odróżnić możliwość sprawdzenia firmy od sankcji za płatność na rachunek spoza wykazu.

Jeżeli przedsiębiorca kupuje usługę od podatnika korzystającego ze zwolnienia z VAT, nie stosuje się automatycznie tych samych konsekwencji dotyczących przelewu na rachunek spoza białej listy, które przewidziano dla płatności na rzecz czynnych podatników VAT.

Osoba prowadząca działalność zwolnioną z VAT może też korzystać z rachunku osobistego, jeżeli pozwalają na to odpowiednie przepisy i warunki banku. Taki numer nie będzie widoczny w wykazie tak jak firmowy rachunek rozliczeniowy.

Nie oznacza to jednak, że wszystkie pozostałe zasady płatności między przedsiębiorcami przestają obowiązywać.

Nadal należy uwzględniać przepisy dotyczące rozliczeń transakcji przekraczających ustawowy próg 15 000 zł.

Jak sprawdzać białą listę VAT automatycznie?

Przy kilku przelewach miesięcznie ręczne korzystanie z wyszukiwarki nie stanowi większego problemu.

Inaczej wygląda sytuacja w firmie, która codziennie opłaca kilkadziesiąt lub kilkaset faktur. Ręczne sprawdzanie każdego numeru rachunku zajmuje wtedy dużo czasu i zwiększa ryzyko pomyłek.

Ministerstwo Finansów udostępnia interfejs API pozwalający zintegrować wykaz z oprogramowaniem firmowym.

System księgowy może dzięki temu sprawdzać, czy numer rachunku jest powiązany z NIP dostawcy na wskazany dzień. Wynik weryfikacji można zapisać razem z informacją o wykonanym przelewie.

Dostępne są również dane do masowej weryfikacji rachunków, co ułatwia obsługę większych zbiorów płatności.

Praktyczne zastosowanie takiej integracji wygląda następująco: pracownik przygotowuje paczkę przelewów, a program przed jej zatwierdzeniem sprawdza rachunki dostawców. Jeśli któryś numer nie przechodzi weryfikacji, system oznacza płatność do wyjaśnienia.

Sama automatyzacja nie zwalnia jednak firmy z odpowiedzialności za prawidłowość danych i płatności. Trzeba sprawdzić, czy program rzeczywiście dokonuje weryfikacji na właściwy dzień i zapisuje wynik zapytania, a nie jedynie pobiera informacje o kontrahencie podczas dodawania go do bazy.

Czy wystarczy sprawdzić kontrahenta tylko raz?

Nie. Weryfikacja przeprowadzona przy rozpoczęciu współpracy nie daje pewności, że rachunek nadal będzie figurował w wykazie przy kolejnej płatności.

Firma może zmienić bank, otworzyć nowy rachunek albo zamknąć dotychczasowy.

Dla konsekwencji podatkowych związanych z białą listą decydujące znaczenie ma stan rachunku na dzień zlecenia przelewu.

Dlatego w przedsiębiorstwach, które regularnie dokonują większych płatności, najlepiej połączyć sprawdzanie rachunków z procesem zatwierdzania przelewów.

Nie musi to oznaczać dodatkowej pracy pracownika. W odpowiednio skonfigurowanym systemie weryfikacja może odbywać się automatycznie, a księgowość zajmuje się tylko przypadkami wymagającymi wyjaśnienia.

Dobrze również zachowywać potwierdzenia sprawdzenia. Sam numer rachunku zapisany w kartotece kontrahenta nie udowadnia, że był on widoczny w wykazie w dniu przelewu.

Biała lista VAT a KSeF – czy systemy są połączone?

Krajowy System e-Faktur i biała lista VAT służą różnym celom.

KSeF odpowiada za obsługę faktur ustrukturyzowanych, natomiast biała lista pozwala sprawdzać status VAT podatników oraz rachunki bankowe zgłoszone do wykazu.

Otrzymanie faktury w KSeF nie oznacza, że numer konta wskazany do zapłaty został automatycznie zweryfikowany na białej liście.

Możliwe jest natomiast połączenie obu funkcji w jednym programie finansowo-księgowym.

Przykładowo system pobiera fakturę zakupową z KSeF, odczytuje dane dostawcy, a przed przygotowaniem przelewu sprawdza rachunek w urzędowym wykazie.

Dzięki temu pracownik nie musi przepisywać numerów kont ani ręcznie przełączać się między kilkoma serwisami.

Warto jednak pamiętać, że samo pobranie dokumentu z KSeF nie potwierdza rzeczywistego wykonania transakcji. Fakturę nadal trzeba zweryfikować pod względem merytorycznym, a rachunek bankowy sprawdzić zgodnie z zasadami dotyczącymi płatności.

Jak korzystać z białej listy VAT w codziennej pracy?

Najprostsza praktyka polega na sprawdzaniu nowych kontrahentów przed pierwszą większą płatnością oraz ponownej weryfikacji rachunku przy każdym przelewie objętym odpowiednimi przepisami.

Jeżeli numer konta nie jest widoczny w wykazie, najlepiej wyjaśnić sprawę przed wysłaniem pieniędzy. Może się okazać, że dostawca podał nieaktualny rachunek albo niedawno zmienił bank.

Przy płatnościach przekraczających 15 000 zł warto zachowywać potwierdzenie weryfikacji, szczególnie jeśli firma nie korzysta z automatycznego sprawdzania rachunków.

W przypadku wykonania przelewu na rachunek spoza wykazu trzeba niezwłocznie ocenić możliwość skorzystania z ZAW-NR i pilnować siedmiodniowego terminu.

Biała lista VAT nie daje gwarancji, że kontrahent jest uczciwy i wywiąże się z umowy. Pozwala jednak ograniczyć konkretne ryzyko podatkowe związane z przelewami oraz sprawdzić podstawowe dane przedsiębiorcy.

Właśnie dlatego najlepiej traktować ją jako stały element obsługi faktur zakupowych, a nie narzędzie używane dopiero wtedy, gdy księgowość zauważy problem z płatnością.