Base.com i automatyczne faktury – kompletny przewodnik

Taka automatyzacja działa jednak dobrze dopiero po prawidłowym ustawieniu serii numeracji, VAT, źródeł zamówień i kolejności wykonywanych akcji. Najwięcej problemów powstaje nie dlatego, że Base nie potrafi wystawić faktury, ale dlatego, że dokument zostaje utworzony za wcześnie albo trafia jednocześnie do kilku systemów.

Najpierw zdecyduj, gdzie właściwie ma powstawać faktura

To najważniejsza decyzja całej konfiguracji.

Można pracować w dwóch podstawowych modelach.

W pierwszym faktura jest wystawiana bezpośrednio w Base.com. System tworzy ją na podstawie zamówienia i dalej może ją wysłać klientowi, przekazać do KSeF albo udostępnić na marketplace.

W drugim Base pełni przede wszystkim rolę pośrednika. Tworzy dokument na podstawie zamówienia, przekazuje jego dane do zewnętrznego programu księgowego lub fakturowego, a właściwa faktura powstaje właśnie tam. Base pobiera później gotowy dokument przez API i może udostępnić go klientowi.

Drugi wariant jest wygodny, gdy firma chce mieć całą właściwą dokumentację sprzedażową np. w swoim systemie księgowym.

Nie warto natomiast budować procesu, w którym raz fakturą właściwą jest dokument Base, innym razem faktura z programu księgowego, a jeszcze część dokumentów wysyłana jest do KSeF z obu miejsc.

Im więcej kanałów, tym większe ryzyko duplikacji i bałaganu.

Dobrym punktem wyjścia jest więc ustalenie:

kto jest systemem nadrzędnym dla faktur?

Base.com czy zewnętrzny program?

Dopiero później należy konfigurować automatyczne akcje.

Jak Base.com tworzy fakturę?

Faktura w Base jest powiązana z zamówieniem.

Może ono pochodzić np. ze sklepu internetowego, Allegro, Amazonu, eBay, innego marketplace’u albo zostać dodane do Base w inny obsługiwany sposób.

System pobiera z zamówienia między innymi dane kupującego, produkty, ceny, płatność, walutę i informacje potrzebne do utworzenia dokumentu.

Fakturę można wystawić:

Przy większej sprzedaży dopiero trzeci wariant daje pełną korzyść.

Mechanizm automatycznych akcji działa według prostej zasady:

wydarzyło się A → jeżeli spełniony jest warunek B → wykonaj czynność C.

Przykładowo:

zamówienie otrzymało status „Do realizacji” → klient chce fakturę → wystaw fakturę.

Albo:

zamówienie zostało opłacone → wystaw fakturę → zmień status → wyślij dokument klientowi.

Możliwości są znacznie większe, ponieważ warunki mogą uwzględniać między innymi źródło zamówienia, status, kraj klienta czy inne informacje zapisane przy zamówieniu.

Nie trzeba więc tworzyć jednej reguły dla całej sprzedaży.

Nie wystawiaj faktury od razu po pobraniu każdego zamówienia

To jedna z najważniejszych praktycznych zasad.

Teoretycznie można ustawić automatyzację tak, aby faktura powstawała natychmiast po pojawieniu się zamówienia w Base.

Nie zawsze jest to dobry pomysł.

W momencie pierwszego pobrania zamówienie może nie mieć jeszcze wszystkich potrzebnych informacji. Może oczekiwać na płatność, klient może uzupełniać dane, a w przypadku części integracji kolejne informacje są pobierane później.

Do tego zamówienie może zostać anulowane, zmodyfikowane albo połączone z innym.

Dlatego często bezpieczniejszym wyzwalaczem jest konkretny etap realizacji.

Sklep może przyjąć na przykład zasadę:

zamówienie nowe → oczekiwanie na płatność → opłacone → przygotowanie → faktura → wysyłka.

Fakturę można wtedy wystawiać dopiero po przejściu do statusu, przy którym wiadomo już, że zamówienie jest kompletne i będzie realizowane.

Nie istnieje jeden właściwy moment dla każdego sklepu.

Przy płatności online może nim być zaksięgowanie zapłaty. Przy pobraniu – rozpoczęcie realizacji. Przy sprzedaży B2B – potwierdzenie zamówienia przez pracownika.

Automatyzacja powinna odzwierciedlać rzeczywisty proces firmy, a nie wymuszać nowy proces tylko dlatego, że łatwiej go ustawić.

Serie numeracji są podstawą dobrej konfiguracji

Przed włączeniem automatycznych faktur trzeba ustawić serie numeracji.

Jedna firma nie musi korzystać tylko z jednej serii.

Można rozdzielić faktury np. według:

sprzedawcy,
kraju sprzedaży,
kanału,
języka,
rodzaju transakcji.

Przykładowo polski sklep może posiadać serię:

FV/PL/...

dla sprzedaży krajowej oraz:

FV/UE/...

dla wybranej sprzedaży zagranicznej.

Nie chodzi o tworzenie kilkunastu serii bez potrzeby. Każda dodatkowa seria komplikuje konfigurację. Jeżeli jednak różne rodzaje sprzedaży wymagają innych ustawień VAT, szablonów czy dalszego przekazywania dokumentów, rozdzielenie ich potrafi bardzo ułatwić automatyzację.

W ustawieniach serii określa się również wiele elementów samej faktury: dane sprzedawcy, termin płatności, sposób prezentacji przesyłki, informacje dodatkowe czy sposób ustalania VAT.

Warto zrobić to przed uruchomieniem automatycznych akcji.

Jeżeli akcja wystawi kilkaset faktur według złej serii, problem będzie znacznie większy niż poprawienie jednego dokumentu testowego.

VAT trzeba ustawić zgodnie ze sposobem sprzedaży

To szczególnie istotne w e-commerce sprzedającym za granicę.

Base pozwala korzystać z różnych sposobów ustalania VAT. W zależności od konfiguracji stawka może wynikać z ustawień serii, zostać pobrana z produktu w zamówieniu albo odpowiadać stawce kraju kupującego przy sprzedaży rozliczanej w OSS.

Automatyczna akcja może również nadpisywać część tych ustawień.

I właśnie tutaj można łatwo popełnić błąd.

Jeżeli seria ma ustawioną jedną stawkę, a akcja automatyczna narzuca inną, wynik może być inny, niż oczekuje właściciel sklepu.

Dlatego przy sprzedaży do kilku krajów dobrze przetestować osobno:

sprzedaż krajową,
B2B do UE,
B2C w OSS,
sprzedaż poza UE,

jeżeli oczywiście firma faktycznie prowadzi wszystkie te rodzaje transakcji.

Nie powinno się zakładać, że faktura jest prawidłowa tylko dlatego, że wartości brutto zgadzają się z zamówieniem.

Trzeba sprawdzić również stawki VAT, sposób pokazania kosztu przesyłki, dane nabywcy i informacje dodatkowe.

Waluta faktury pochodzi z zamówienia

To ważne przy sprzedaży międzynarodowej.

Jeżeli zamówienie zostało złożone w euro, faktura również będzie wystawiona w euro. Jeżeli w funtach – w funtach.

Base nie służy do sytuacji, w której zamówienie zostało pobrane w GBP, ale sprzedawca chce wystawić do niego fakturę w EUR.

Dlatego walutę trzeba dobrze ustawić wcześniej – na poziomie sklepu lub marketplace’u.

Dla faktur w obcych walutach Base może również prezentować odpowiednie przeliczenia według ustawień systemu.

Przy większej sprzedaży zagranicznej właśnie takie drobne kwestie powinny zostać sprawdzone przed uruchomieniem automatyzacji dla wszystkich zamówień.

Automatyczna faktura może od razu trafić do klienta

Samo utworzenie PDF nie kończy procesu.

Base może automatycznie wysłać dokument klientowi.

Można przygotować szablon wiadomości i wykorzystać w nim fakturę jako załącznik albo udostępnić do niej link.

Przykładowy proces może wyglądać tak:

zamówienie wysłane → sprawdź, czy istnieje faktura → wyślij e-mail z fakturą.

Nie musi to być ta sama automatyczna akcja, która fakturę wystawia.

Wręcz przeciwnie – przy bardziej rozbudowanych konfiguracjach rozdzielenie tych czynności bywa bezpieczniejsze.

Najpierw:

wystaw fakturę → poprawnie utworzono dokument → zmień status.

Dopiero kolejny status uruchamia:

wyślij wiadomość z fakturą.

Jeżeli utworzenie dokumentu się nie powiedzie, sklep nie wyśle klientowi wiadomości bez faktury albo z niewłaściwym plikiem.

To szczególnie istotne przy połączeniu z zewnętrznym programem księgowym.

Fakturę można przekazać również do marketplace’u

Klient kupujący na marketplace nie zawsze oczekuje faktury na zwykły e-mail.

W części integracji Base może przekazywać dokument bezpośrednio do platformy, np. tak aby znalazł się przy odpowiednim zamówieniu na marketplace.

Dostępność i sposób działania zależą od konkretnej platformy.

Daje to jednak wygodny model:

zamówienie trafia do Base → powstaje faktura → dokument zostaje przypisany do zamówienia → Base przekazuje go do marketplace’u.

Jeżeli sklep korzysta jednocześnie z dokumentów generowanych w zewnętrznym systemie księgowym, trzeba ustawić, który PDF ma być przekazywany klientowi i platformie.

W przeciwnym razie pracownik może widzieć fakturę Base, księgowa fakturę z własnego programu, a klient jeszcze inny dokument w marketplace.

Base.com + zewnętrzny program do faktur

To bardzo popularny model.

Base obsługuje zamówienia i automatyzację, a faktury końcowo znajdują się w programie księgowym.

Proces wygląda wtedy mniej więcej tak:

zamówienie → faktura systemowa w Base → przekazanie danych przez API → utworzenie właściwej faktury w systemie księgowym → pobranie jej do Base → wysyłka do klienta.

Base może przekazywać faktury do zewnętrznego systemu automatycznie od razu po ich utworzeniu albo zbiorczo.

W zależności od integracji można również zdecydować, czy numeracja ma pochodzić z Base, czy z systemu księgowego.

To ustawienie trzeba przemyśleć przed rozpoczęciem sprzedaży.

Jeżeli właściwym miejscem prowadzenia faktur jest program księgowy, naturalne jest zazwyczaj używanie numeracji kontrolowanej właśnie przez ten system.

Nie należy zmieniać tej logiki przypadkowo w środku roku bez sprawdzenia, jak zachowa się numeracja i dotychczasowe dokumenty.

Integracje różnią się też zakresem.

W niektórych można przekazywać korekty, informacje o płatnościach, serie numeracji, OSS albo SKU produktów. Nie można więc zakładać, że każda integracja księgowa działa identycznie.

Przed wdrożeniem trzeba sprawdzić możliwości konkretnego połączenia.

Base nie staje się przez to pełnym systemem księgowym

To ważne rozróżnienie.

Możliwość przekazania faktury do programu księgowego nie oznacza pełnej dwukierunkowej synchronizacji obu systemów.

Base jest przede wszystkim systemem operacyjnym dla e-commerce.

Zewnętrzna integracja księgowa ma umożliwić przekazanie dokumentów i pobranie ich z powrotem, a w niektórych przypadkach również wymianę dodatkowych danych.

Nie należy więc zakładać, że po podłączeniu programu księgowego jego cały magazyn, wszystkie dokumenty i księgowość automatycznie stają się częścią Base.

Jeżeli firma potrzebuje znacznie szerszej komunikacji z ERP, często potrzebna jest osobna integracja przez API.

Automatyczne faktury i KSeF

W polskim e-commerce trzeba dziś uwzględnić jeszcze jeden etap – KSeF.

Base posiada bezpośrednią integrację z Krajowym Systemem e-Faktur dla dokumentów wystawianych w Base.

Można skonfigurować automatyczne przekazywanie faktur do KSeF. Po przetworzeniu dokumentu przez system państwowy Base może pobrać informacje o nadanym numerze KSeF i obsłużyć wymagane oznaczenia dokumentu.

To oznacza, że proces może działać bez ręcznego logowania użytkownika do KSeF:

zamówienie → faktura w Base → wysyłka do KSeF → przyjęcie dokumentu → aktualizacja danych faktury.

Trzeba jednak zwrócić uwagę na dwie rzeczy.

Po pierwsze, bezpośrednia integracja KSeF w Base dotyczy dokumentów wystawionych w samym Base. Nie jest mechanizmem do pobierania do Base wszystkich faktur kosztowych czy dokumentów wystawionych w innych programach.

Po drugie, obecny zakres typów dokumentów obsługiwanych przez bezpośrednią integrację KSeF trzeba sprawdzić przed wdrożeniem bardziej nietypowego procesu. Base obsługuje obecnie zwykłe faktury, natomiast obsługa niektórych innych typów dokumentów jest rozwijana.

Jeżeli sklep intensywnie korzysta np. z faktur zaliczkowych lub końcowych, nie powinien uruchamiać automatyzacji bez wcześniejszego sprawdzenia aktualnego zakresu integracji.

KSeF wysyłaj z jednego miejsca

To jedna z najważniejszych zasad całego wdrożenia.

Firma korzysta z Base oraz zewnętrznego programu fakturowego. Oba systemy potrafią komunikować się z KSeF.

Który powinien wysyłać dokument?

Jeden.

Jeżeli właściwa faktura powstaje i jest później obsługiwana w zewnętrznym programie, wysyłanie jej do KSeF właśnie z tego programu jest zwykle najbardziej logiczne.

Jeżeli faktury są prowadzone bezpośrednio w Base i nie są przekazywane do innego systemu jako właściwe dokumenty, można wykorzystać integrację Base z KSeF.

Nie należy tworzyć modelu:

Base wysyła fakturę do KSeF, a chwilę później program księgowy próbuje wysłać ją ponownie.

Automatyzacja ma usuwać ręczną pracę, a nie produkować duplikaty i komunikaty błędów.

Przed włączeniem KSeF należy więc narysować sobie prosty przepływ:

zamówienie → system wystawiający właściwą fakturę → KSeF → klient → księgowość.

Każdy etap powinien mieć jednego właściciela.

Faktury B2C wymagają innej logiki niż B2B

Sklep internetowy może obsługiwać jednocześnie firmy i konsumentów.

Nie zawsze warto przepuszczać oba rodzaje zamówień przez identyczną ścieżkę.

Można stworzyć osobne serie albo reguły dla klientów posiadających NIP i klientów prywatnych.

Ma to szczególne znaczenie przy KSeF, ponieważ faktury konsumenckie B2C nie są objęte obowiązkiem wystawiania w KSeF.

Base pozwala skonfigurować integrację tak, aby faktury bez NIP nabywcy nie były automatycznie przekazywane do KSeF.

W sklepie mającym dużą sprzedaż B2C takie rozdzielenie powinno zostać zaplanowane od początku, a nie dopiero po tym, jak tysiące zamówień przejdą przez jedną wspólną automatyzację.

Co zrobić, gdy zewnętrzny program zwróci błąd?

To jeden z elementów, które odróżniają dobrą automatyzację od automatyzacji działającej tylko podczas prezentacji.

API może być chwilowo niedostępne. Dane klienta mogą być niepoprawne. Zewnętrzny program może odrzucić dokument.

Co wtedy zrobi proces?

Jeżeli skonfigurowano akcję:

wystaw fakturę → wyślij e-mail → zmień status na zrealizowane

bez kontroli błędów, system może wykonać część kolejnych czynności mimo problemu z fakturą.

Base umożliwia przerwanie sekwencji po błędzie.

Praktycznie można więc stworzyć proces:

**1. utwórz dokument,

Wtedy problematyczne zamówienie zostaje w miejscu, w którym pracownik może je znaleźć, zamiast przejść przez cały proces z błędem ukrytym w historii.

Przy kilku tysiącach zamówień miesięcznie takie zabezpieczenie jest znacznie ważniejsze niż oszczędzenie jednego dodatkowego statusu.

Automatyzację najpierw uruchom na małej grupie zamówień

Nie warto pierwszego dnia włączać reguły obejmującej całą sprzedaż.

Najpierw można przetestować kilkanaście realnych wariantów:

zamówienie z polskiego sklepu,
Allegro,
zamówienie B2B z NIP,
konsument bez NIP,
płatność online,
pobranie,
zamówienie zagraniczne,
różne stawki VAT,
rabat,
koszt przesyłki,
walutę obcą.

Następnie trzeba porównać dokument z tym, czego oczekuje księgowość.

Szczególnie należy sprawdzić:

dane sprzedawcy i nabywcy,
numerację,
daty,
VAT,
walutę,
przesyłkę,
sposób płatności,
numer rachunku,
dokument pobrany z systemu księgowego,
status KSeF.

Dopiero później warto uruchamiać tę samą regułę dla całego sklepu.

Jak może wyglądać kompletny automatyczny proces?

Dobrze skonfigurowany sklep może działać mniej więcej tak.

Klient składa zamówienie na marketplace.

Base pobiera zamówienie i dane klienta.

System pobiera informację o płatności.

Po spełnieniu określonych warunków zamówienie trafia do statusu realizacji.

Akcja automatyczna wybiera właściwą serię i tworzy fakturę.

Jeżeli firma korzysta z zewnętrznego programu, dane dokumentu trafiają tam automatycznie, a gotowy PDF wraca do Base.

Faktura zostaje przesłana do KSeF z wybranego wcześniej systemu.

Po poprawnym zakończeniu procesu zamówienie zmienia status.

Dokument zostaje wysłany klientowi lub przekazany do marketplace’u.

Magazyn przygotowuje przesyłkę.

Pracownik nie otwiera faktury ani nie przepisuje żadnych danych.

To jest właściwy cel automatyzacji.

Nie chodzi o to, żeby wystawienie dokumentu wymagało dwóch kliknięć zamiast pięciu. Chodzi o to, żeby przy standardowym zamówieniu nie wymagało żadnego kliknięcia.

Kiedy lepiej nie automatyzować faktury?

Nie każde zamówienie powinno od razu wpadać w pełny automat.

Jeżeli firma realizuje nietypowe zamówienia B2B, w których handlowiec przed fakturą zmienia zakres usług, rabaty albo dane nabywcy, automatyczne wystawienie dokumentu po otrzymaniu płatności może bardziej przeszkadzać niż pomagać.

Podobnie przy zamówieniach wymagających ręcznej weryfikacji podatkowej.

Można wtedy pozostawić część sprzedaży w procesie ręcznym, a automatyzować tylko typowe zamówienia.

To bardzo ważna zasada w Base.

Nie trzeba wybierać pomiędzy:

„wszystko ręcznie”

i

„100% automatycznie”.

Najlepiej automatyzować przypadki przewidywalne, a nietypowe kierować do osobnego statusu wymagającego reakcji pracownika.

Jeżeli 95% zamówień przechodzi bezobsługowo, a pozostałe 5% jest świadomie sprawdzane, system działa często lepiej niż automat próbujący na siłę obsłużyć każdy możliwy wyjątek.

Najczęstszy błąd: automatyzowanie przed uporządkowaniem procesu

Base.com daje bardzo dużo możliwości tworzenia reguł. To czasem zachęca do budowania rozbudowanych automatyzacji od pierwszego dnia.

Tymczasem najpierw powinien istnieć jasny proces.

Trzeba wiedzieć:

kiedy zamówienie jest gotowe do zafakturowania,
kto wystawia właściwy dokument,
która numeracja obowiązuje,
skąd pobierany jest VAT,
kto wysyła fakturę do KSeF,
który dokument dostaje klient,
co dzieje się w przypadku błędu.

Dopiero później warto przekładać te zasady na automatyczne akcje.

Jeżeli proces jest niejasny, Base po prostu bardzo szybko zautomatyzuje bałagan.

Jeżeli natomiast zasady są dobrze ustawione, fakturowanie może praktycznie zniknąć z codziennej pracy sklepu. Zamówienia wpadają z różnych kanałów, dokumenty powstają według odpowiednich reguł, trafiają do KSeF lub programu księgowego i są przekazywane klientom bez ręcznego przepisywania danych.

Przy kilkudziesięciu zamówieniach oszczędność może być wygodą. Przy kilku tysiącach miesięcznie automatyczne faktury w Base.com stają się już jednym z podstawowych elementów skalowania obsługi sprzedaży.